Политика конфиденциальности

DocuTract («DocuTract», «мы») помогает превратить шаблон документа и несколько сканов в готовый, заполненный документ. Настоящая Политика конфиденциальности объясняет, какие персональные данные мы обрабатываем, когда вы пользуетесь DocuTract на docutract.online, зачем мы это делаем, а также какой выбор и какие права у вас есть. Её следует читать вместе с нашими Условиями использования и Соглашением об обработке данных.

Кто отвечает за ваши данные

В отношении данных учётной записи и биллинга DocuTract является контролером данных. В отношении документов, сканов и шаблонов, которые вы загружаете, контролером являетесь вы, а DocuTract действует как ваш процессор - мы обрабатываем этот контент исключительно для предоставления сервиса и только в соответствии с вашими инструкциями. Эти отношения процессора полностью регулируются Соглашением об обработке данных.

Что мы обрабатываем

• Данные учётной записи - ваш адрес электронной почты, идентификаторы аутентификации от вашего провайдера входа, отображаемое имя и язык интерфейса.
• Контент рабочего пространства - шаблоны, сканы и исходные файлы, которые вы загружаете, определённые вами поля и документы, генерируемые DocuTract.
• Данные биллинга - ваш тариф, счётчики ежемесячного использования документов, а также платёжные данные и метаданные счетов, обрабатываемые нашим платёжным провайдером. Мы никогда не храним полные номера карт.
• Данные разовой покупки - если вы покупаете документ без учётной записи: адрес электронной почты, указанный при оплате, а также, если вы попросите, другой адрес для отправки документа и реквизиты компании для счёта.
• Технические данные - записи журналов, IP-адрес, сведения об устройстве и браузере, а также события, необходимые для работы, защиты и диагностики сервиса.

Как мы используем ваши данные

Мы обрабатываем ваши данные для предоставления и поддержки DocuTract - для вашей аутентификации, выполнения извлечения и генерации документов, применения квот тарифа, выставления счетов, оказания поддержки, обеспечения безопасности сервиса и исполнения наших юридических обязательств. Нашими правовыми основаниями являются исполнение договора с вами, наш законный интерес в работе и защите сервиса, а также соблюдение законодательства.

Ваши документы остаются конфиденциальными

Загруженные вами документы и документы, которые мы генерируем, принадлежат вам. Мы не продаём их, не используем для обучения моделей машинного обучения и не передаём третьим сторонам, за исключением субпроцессоров, строго необходимых для предоставления сервиса (см. ниже). Доступ нашего персонала ограничен тем, что необходимо для поддержки и эксплуатации, и записывается в журнал доступа.

Субпроцессоры и хостинг

DocuTract опирается на короткий перечень проверенных субпроцессоров: Hetzner (серверный хостинг в Германии), Supabase (база данных, вход и хранение файлов, размещены в Ирландии), Anthropic (распознавание ваших сканов и шаблонов с помощью ИИ), Stripe (платежи) и Zone.eu (отправка писем, Эстония). Цель каждого из них, место обработки данных и гарантии для любой международной передачи приведены в Соглашении об обработке данных. Anthropic хранит обработанные файлы до 30 дней и никогда не использует их для обучения моделей.

Мы также используем PostHog для приватной продуктовой аналитики на нашем сайте - она размещена в ЕС и загружается только после вашего согласия. Она помогает нам понимать, как пользуются сайтом; маскирует весь текст и поля форм и не сохраняет содержимое ваших документов или сканов.

Для рекламы мы используем Google Ads (предоставляется Google Ireland Limited), чтобы оценивать эффективность нашего маркетинга и охватывать людей, посещавших наш сайт. Тег загружается на наших страницах с использованием Google Consent Mode: до вашего согласия он не устанавливает рекламные файлы cookie и не собирает персональные данные — для измерения могут отправляться лишь анонимные сигналы без cookie. После согласия он может устанавливать рекламные файлы cookie и передавать ограниченные данные в Google, в том числе за пределы ЕС с надлежащими гарантиями; он никогда не получает содержимое ваших документов или сканов. Вы можете отозвать согласие в любой момент.

Безопасность

Данные шифруются при передаче (TLS) и при хранении: нашу базу данных и хранилище ваших шаблонов, сканов и сгенерированных документов шифруют их провайдеры. Файлы хранятся в закрытом хранилище, которое никогда не бывает публично доступным и открывается только по кратковременным подписанным ссылкам в пределах вашего рабочего пространства. Вы можете защитить учётную запись двухфакторной аутентификацией, а владелец рабочего пространства может потребовать её от всех участников; наши администраторы обязаны её использовать. Доступ к производственным системам ограничен и требует аутентификации, а изменения ваших документов, их просмотр и каждый доступ нашего персонала записываются в неизменяемый журнал доступа. Рендеринг PDF выполняется на наших собственных серверах.

Как долго мы храним ваши данные

Мы храним контент рабочего пространства, пока ваша учётная запись активна, чтобы сервис мог работать. Вы можете в любой момент удалить шаблоны, сканы и документы. Вы можете сами удалить учётную запись в Профиле → Удаление учётной записи: учётная запись, рабочие пространства, в которых состоите только вы, и весь их контент удаляются сразу, а оставшиеся копии (например, у наших субпроцессоров) - в течение 30 дней. Документы, созданные вами в пространствах других команд, остаются у этих команд. Мы храним только ограниченные записи (например, счета), которые обязаны хранить по требованиям законодательства и бухгалтерского учёта. Вы также можете попросить удалить учётную запись, написав на privacy@docutract.online. Черновики, начатые на нашем сайте без учётной записи, удаляются автоматически через 24 часа. Документ, оплаченный без учётной записи, и ссылки на него хранятся 30 дней после оплаты; затем документ, сканы и заполненные значения удаляются, а запись о покупке (сумма, дата, адрес электронной почты) хранится как бухгалтерская запись. Журнал доступа (кто, когда и откуда обращался к каким данным) хранится шесть лет для расследования инцидентов безопасности, после чего удаляется.

Ваши права

В соответствии с применимым законодательством вы вправе получить доступ, исправить, экспортировать, ограничить, возразить против обработки или удалить свои персональные данные. Вы также вправе отозвать согласие там, где обработка основана на нём, и подать жалобу в надзорный орган. Для реализации любого из этих прав напишите нам на privacy@docutract.online; мы отвечаем в сроки, установленные законодательством.

Международные передачи

Некоторые наши провайдеры обрабатывают данные за пределами ЕЭЗ - прежде всего Anthropic, который хранит данные в США, и Stripe, учреждённый в США; Supabase размещает наши данные в Ирландии, но является американской компанией. Для таких передач мы опираемся на Стандартные договорные условия Европейской комиссии либо, где это применимо, на решение об адекватности (например, EU-US Data Privacy Framework), вместе с описанными выше техническими мерами.

Файлы cookie

Для работы DocuTract нужны только два файла cookie: cookie сеанса/аутентификации и текстовый cookie локали, который запоминает язык интерфейса. Аналитические и рекламные cookie (PostHog, Google Ads) могут устанавливаться только после вашего согласия, как описано выше, и вы можете отозвать это согласие в любой момент.

Дети

DocuTract - это инструмент для профессионального и делового использования, не предназначенный для детей в возрасте до 16 лет. Мы сознательно не собираем данные детей.

Изменения настоящей политики

Мы можем обновлять настоящую Политику конфиденциальности по мере развития сервиса. При внесении существенного изменения мы обновляем дату «последнего обновления» в начале документа и, при необходимости, уведомляем вас в приложении.

Контакты

Есть вопросы по настоящей политике или вашим данным? Напишите на privacy@docutract.online.