Соглашение об обработке данных (DPA)

Настоящее Соглашение об обработке данных («DPA») является частью Условий использования между вами («Заказчик», контролер) и DocuTract («DocuTract», процессор). Оно регулирует обработку DocuTract персональных данных, содержащихся в документах, сканах и шаблонах, которые вы загружаете («Персональные данные Заказчика»), и отражает требования статьи 28 Общего регламента ЕС о защите данных (GDPR).

Роли сторон

Заказчик является контролером и определяет цели и средства обработки Персональных данных Заказчика. DocuTract является процессором и обрабатывает Персональные данные Заказчика исключительно по задокументированным инструкциям Заказчика, в том числе тем, которые передаются посредством обычного использования сервиса. Там, где DocuTract действует как контролер в отношении данных учётной записи и биллинга, вместо настоящего DPA применяется Политика конфиденциальности.

Предмет и срок

Предметом является обработка, необходимая для предоставления DocuTract - извлечение полей из загруженных сканов и генерация заполненных документов. Обработка длится в течение срока действия Условий использования и до тех пор, пока Персональные данные Заказчика не будут удалены в соответствии с настоящим DPA.

Характер и цель обработки

DocuTract обрабатывает Персональные данные Заказчика для принятия загруженных файлов, выполнения автоматического извлечения, заполнения шаблонов, генерации выходных документов и хранения этих документов и сканов от имени Заказчика.

Категории данных и субъектов данных

Заказчик контролирует то, что загружает. Персональные данные Заказчика могут включать сведения о личности, контактные, документально-идентификационные, финансовые и иные данные, содержащиеся в исходных файлах Заказчика. Субъектами данных могут быть клиенты, работники, контрагенты Заказчика и любые лица, упомянутые в документах Заказчика.

Особые категории данных

DocuTract не предназначен для обработки особых категорий персональных данных (статья 9 GDPR, например данных о здоровье) и данных о судимостях и правонарушениях (статья 10 GDPR). Заказчик не загружает такие данные, если у него нет действительного правового основания для такой обработки и если он заранее не уведомил DocuTract в письменной форме, чтобы стороны могли согласовать дополнительные гарантии.

Обязательства DocuTract

DocuTract обязуется:

обрабатывать Персональные данные Заказчика исключительно по задокументированным инструкциям Заказчика;
обеспечить, чтобы лица, уполномоченные обрабатывать данные, были связаны обязательствами конфиденциальности;
внедрять технические и организационные меры, описанные ниже;
не использовать Персональные данные Заказчика для обучения моделей машинного обучения или в любых иных целях, помимо предоставления сервиса;
оказывать Заказчику, с учётом характера обработки, содействие в исполнении запросов субъектов данных и его обязательств в области безопасности, уведомления о нарушениях и оценки воздействия.

Меры безопасности

DocuTract применяет надлежащие технические и организационные меры, включая шифрование при передаче (TLS) и при хранении (база данных и файловое хранилище шифруются их провайдерами), контроль доступа по принципу минимальных привилегий с аутентификацией, двухфакторную аутентификацию для пользователей (владелец рабочего пространства может сделать её обязательной) и обязательную двухфакторную аутентификацию для администраторов DocuTract, закрытое хранилище файлов, которое никогда не бывает публично доступным и открывается только по кратковременным подписанным ссылкам в пределах рабочего пространства, логическое разделение данных каждого рабочего пространства, неизменяемый журнал доступа к Персональным данным Заказчика и их изменений, а также каждого доступа администраторов, рендеринг PDF на собственных серверах DocuTract и регулярный пересмотр этих мер.

Субпроцессоры

Заказчик разрешает DocuTract привлекать субпроцессоров для предоставления сервиса. DocuTract возлагает на каждого субпроцессора обязательства по защите данных не менее строгие, чем в настоящем Соглашении, и остаётся ответственным за их исполнение. Текущие субпроцессоры:

Anthropic Ireland, Limited (Ирландия) - распознавание текста и полей в загруженных сканах с помощью ИИ и анализ загруженных шаблонов. Получает только содержимое файлов - без имён файлов и идентификаторов учётных записей. Anthropic хранит данные в США, может обрабатывать их в других странах своего присутствия, хранит входные и выходные данные до 30 дней и не использует их для обучения моделей.
Hetzner Online GmbH (Германия) - серверный хостинг в дата-центре в Фалькенштайне, Германия: приложение, очереди задач и рендеринг PDF.
Supabase, Inc. (США) - база данных, вход пользователей и закрытое файловое хранилище (шаблоны, сканы и сгенерированные документы), размещённые в Ирландии (ЕС) и зашифрованные при хранении.
Stripe (Stripe, Inc. и её аффилированные лица, включая Stripe Payments Europe, Limited) - оплата подписок и разовые платежи (только данные учётной записи и биллинга, никогда не содержимое документов).
Zone Media OÜ (Zone.eu, Эстония) - почтовый хостинг, через который DocuTract отправляет письма, в том числе письмо со ссылками на оплаченный документ (адрес получателя, тема и текст письма; сам документ к письму не прикладывается).
PostHog, Inc. (продуктовая аналитика) - приватная веб-аналитика, размещённая в ЕС и работающая только с согласия посетителя, с маскированием всего текста и полей ввода. Она не обрабатывает содержимое загруженных документов и сканов.

DocuTract заранее уведомляет о любом планируемом добавлении или замене субпроцессора, чтобы Заказчик мог возразить по обоснованным причинам, связанным с защитой данных.

Международные передачи

Некоторые субпроцессоры обрабатывают Персональные данные Заказчика за пределами ЕЭЗ - в частности, Anthropic, который хранит данные в США, и Stripe, учреждённый в США. Supabase размещает наши данные в Ирландии, но учреждён в США, поэтому удалённый доступ оттуда рассматривается как передача. Для каждой такой передачи DocuTract опирается на Стандартные договорные условия Европейской комиссии, включённые в условия обработки данных субпроцессора, либо, где это применимо, на решение об адекватности (например, EU-US Data Privacy Framework), вместе с описанными выше техническими мерами.

Нарушение защиты персональных данных

DocuTract уведомит Заказчика без неоправданной задержки после того, как узнает о нарушении защиты персональных данных, затрагивающем Персональные данные Заказчика, предоставив информацию, обоснованно необходимую Заказчику для исполнения его собственных обязательств по уведомлению.

Возврат и удаление

По прекращении предоставления сервиса или по письменному запросу Заказчика на legal@docutract.online DocuTract удаляет или возвращает Персональные данные Заказчика и удаляет существующие копии в течение 30 дней, если хранение не требуется по закону. Копии у субпроцессоров удаляются в пределах их собственных сроков хранения (у Anthropic - до 30 дней после обработки).

Аудиты

DocuTract предоставляет информацию, необходимую для подтверждения соблюдения настоящего DPA, и содействует аудитам, включая проверки, проводимые Заказчиком или уполномоченным им аудитором, с разумным предварительным уведомлением и при условии соблюдения конфиденциальности.

Ответственность и приоритет

В случае возникновения противоречия между настоящим DPA и Условиями использования по предмету обработки персональных данных преимущественную силу имеет настоящее DPA. Есть вопросы по настоящему DPA? Напишите на legal@docutract.online.