Дела — один комплект сканов, несколько документов

Что такое дело

Сделка редко состоит из одной бумаги. Договор аренды идёт с актом приёма-передачи, а часто ещё и со счётом, и все три заполняются из той же горстки сканов. Дело — это и есть та сделка: документы загружаются один раз, и каждый шаблон в деле читает те же значения.

Все дела собраны в разделе Дела — с названием, типом и статусом: «Собираем документы», «Проверка данных», «Комплект готов».

Опишите комплект один раз

Тип дела — это набор шаблонов, которые вы всегда готовите вместе, в том порядке, в котором готовите: «аренда квартиры» — это договор, акт и счёт. Вы описываете его один раз, а дальше начало дела — это два поля: Тип дела и Название дела. Нажмите Начать — и дело создано.

Тип дела создаётся там же, в разделе Дела, в блоке Новый тип дела: впишите название, отметьте шаблоны, которые входят в комплект, и нажмите Создать тип. Номер рядом с отмеченным шаблоном - его место в комплекте: в таком порядке документы показываются и генерируются. Созданный тип сразу появляется в блоке начала дела.

Загрузка один раз на весь комплект

Дело просит объединение того, что нужно его шаблонам, по виду документа. Если все три шаблона хотят выписку из реестра, дело просит её один раз. Пришлите её один раз — и она есть у каждого документа, которому была нужна. Блок Что нужно загрузить показывает, что обязательно, что по желанию и что уже получено.

Каждое значение считывается один раз и несёт свой источник, как и раньше. Исправите фамилию в одном документе — исправление перейдёт в остальные, если только в том другом документе уже не стоит собственное исправление: его не трогаем. Это и есть правило в одну строку: значение принадлежит делу, а сознательное отличие остаётся сознательным отличием.

Сканы по делу тоже может прислать клиент по ссылке — см. Сбор документов от клиента.

Если сканы не нужны

Не каждый шаблон читает сканы: заявление или приказ часто проще заполнить вручную. Тогда в блоке Что нужно загрузить написано, что сканы не нужны, а у каждого документа в блоке Документы комплекта есть кнопка Заполнить. Она открывает обычное заполнение именно этого документа: внесите данные, проверьте их и получите готовый документ. Между документами дела переходят только значения, прочитанные со сканов: поля, введённые вручную, заполняются в каждом документе отдельно.

Собрать комплект

Кнопка Собрать комплект генерирует документы, данные которых уже внесены и ждут проверки. Перед нажатием на экране написано, сколько их, потому что это же и цена: комплект из четырёх — это четыре генерации. Рядом видно, сколько документов ещё нужно заполнить: их кнопка не трогает. Если не заполнен ни один, DocuTract так и скажет, вместо того чтобы молча ничего не сделать. Если в вашем тарифе столько не осталось, не генерируется ничего, и вам показывают оба числа, а не половину комплекта.

Готовые документы скачиваются по одному или одним архивом — кнопкой Скачать комплект.

Если документы одного комплекта противоречат друг другу (разные фамилии, просроченная выписка), DocuTract сообщит об этом до генерации — см. Кросс-проверки.

Статус дела

Статус дела складывается из статусов его документов, поэтому всегда соответствует тому, что происходит:

• Черновик — ещё ничего не сделано;
• Собираем документы — скан загружается или распознаётся;
• Проверка данных — данные хотя бы одного документа внесены, а комплект ещё не собран;
• Комплект готов — сгенерированы все документы;
• Есть ошибки — один из документов не удалось подготовить.

В архиве комплекта каждый файл назван по шаблону и номеру документа, например zaiava-na-vidpustku-doc-26-0001.docx, так что файлы легко различить.

Что не изменилось

Документ остаётся документом: он открывается на своём экране, значения исправляются именно там, а шаблон, который заполняют отдельно, работает так же, как раньше. Каждый документ теперь живёт в деле — и те, что были раньше, и те, которые вы начинаете отдельно, — но дело из одного документа ведёт себя ровно как документ.

Если дел однотипных много, их можно создавать пачкой из архива — см. Пакетная генерация.