Сбор документов от клиента

Как запросить документы

Сканы не обязательно собирать самому. Откройте документ, который готовите, и нажмите Запросить документы у клиента, затем Создать ссылку: DocuTract создаст приватную ссылку, которую можно отправить почтой, в чате или мессенджере. Кнопка Копировать кладёт её в буфер обмена.

На панели ссылки видно, до какого числа она действует и сколько файлов уже получено.

Что видит клиент

Одну страницу на том языке, на котором вы работали, без регистрации: список документов, которые нужно прислать, отдельное поле загрузки для каждого и строку о том, какие форматы принимаются (PDF, JPG или PNG). То, что уже пришло, помечено как полученное, поэтому клиент не отправит один и тот же файл дважды. Больше на этой странице нет ничего: ни о вас, ни о вашем рабочем пространстве, ни о самом документе.

Перед отправкой клиент соглашается с тем, что файлы будут распознаны автоматически, — без этого согласия загрузка не пройдёт.

Страница одинаково работает на телефоне: клиент может сфотографировать документ и сразу его отправить.

Что происходит с файлами

Загруженный файл сразу становится сканом вашего документа и проходит обычное распознавание, так что к моменту, когда вы откроете документ, значения уже извлечены. У каждого скана записано, откуда он взялся, поэтому сразу видно, что прислал клиент, а что добавили вы.

Как держать ссылку под контролем

У каждой ссылки три ограничения, и все три проверяются при каждом открытии:

• Срок действия. Семь дней по умолчанию, максимум тридцать. Дальше ссылка не работает.
• Лимит загрузок. Двадцать файлов по умолчанию. Когда они пришли, ссылка больше не принимает новые.
• Ваше решение. Закрыть ссылку выключает её немедленно, и тот, кто откроет её после этого, увидит сообщение, что она больше не действует.

Сколько ссылок можно держать открытыми одновременно, зависит от тарифа. Если лимит исчерпан, закройте ту, которая уже не нужна.

Получение документов почтой

Если в вашем рабочем пространстве настроен адрес для входящих писем, такой адрес есть и у ссылки: перешлите на неё письмо клиента, и вложения попадут в документ, заполняя пустые слоты по очереди. Файлы, которые мы не умеем читать (картинка подписи, офисный документ), не берутся и остаются в истории ссылки, так что видно, что пришло и чего не хватает.

Что дальше

Когда файлы пришли, откройте документ и переходите к проверке данных — см. Заполнение документа из сканов. Если по одной сделке готовится несколько документов, запрашивайте сканы на уровне дела — см. Дела.