Fyll ut et dokument fra skanninger

Før du begynner

Du trenger en mal (se Kom i gang) og dokumentene den ber om: skanninger eller mobilbilder av et pass, en utskrift, en faktura. PNG, JPG og PDF godtas.

Åpne Maler og trykk Fyll ut på malen du trenger, eller velg Last opp skanninger i oversikten. Veiviseren har tre steg.

Steg 1. Last opp de nødvendige skanningene

Hvert dokument malen trenger, har sin egen plass, med navn og om det er obligatorisk.

1. Trykk Last opp på en plass og velg filen.
2. Et dokument med flere sider? Bruk Legg til flere sider og legg til resten. En side som er lastet opp ved en feil, fjernes med Fjern siden.
3. DocuTract begynner å gjenkjenne teksten med en gang. Plassen viser OCR mens den jobber, og Klar når den er ferdig. Du kan laste opp til neste plass i mellomtiden.

Når alle de nødvendige skanningene er klare, trykker du Kontroller data.

Har du ikke dokumentene selv? Bruk Be kunden om dokumentene for å sende kunden en lenke der de kan laste dem opp. Se Innhenting av dokumenter fra kunden.

Når alle skanningene i malen er valgfrie, heter steget Skanninger for automatisk utfylling: skanningene sparer deg bare for skriving, så du kan trykke Fyll ut for hånd med en gang. En mal som ikke leser noen skanninger i det hele tatt, har ikke dette steget: utfyllingen starter med dataene.

Steg 2. Kontroller de gjenkjente dataene

DocuTract viser en tabell: Dokumentfelt, Gjenkjent verdi og Sikkerhet.

Fargene viser deg hvor du skal se først:

• Høy sikkerhet — verdien ble lest tydelig.
• Sjekk verdien — sannsynligvis riktig, men verdt et blikk.
• Lav - rett den — teksten var vanskelig å lese; sjekk den mot originalen.

Velg et felt for å se Kildeutsnitt: den delen av skanningen verdien ble lest fra, og siden den sto på. Hvis utsnittet ikke kan finnes, åpner Åpne originalen hele skanningen.

For å rette en verdi klikker du på den og skriver. En rettet verdi merkes redigert, så du alltid ser hva du har endret, og hva som ble gjenkjent (auto). Felt med kilden Manuell inntasting er tomme til du fyller dem ut; System-verdier som datoen fylles ut for deg.

Hvis malen har en tabell med et variabelt antall rader (tjenester, varer), vises radene her som kort med Legg til rad og Fjern raden. Se Tabeller med et variabelt antall rader.

Hvis malen har krysskontroller, vises eventuelle avvik over tabellen.

Når ingen verdier er lest fra skanninger (en mal uten skanninger, eller ingen opplastet), heter steget Fyll inn dataene: vanlig datainntasting, uten sikkerhetskolonnen, og øverst står det hvor mange felt som fortsatt er tomme.

Når alt er riktig, trykker du Lagre og fortsett.

Steg 3. Dokumentet er klart

DocuTract fyller ut malen og viser resultatet.

• Last ned .docx — en redigerbar Word-fil, klar til å sendes eller justeres.
• Last ned PDF — for utskrift og signering.
• Åpne PDF-en i en ny fane — for å lese den i full størrelse.

Dokumentet lagres under Dokumenter, med mal, versjon, status og kilden til hver verdi. Du kan åpne det senere, rette en verdi og trykke Generer på nytt.

Et dokument som ble startet i en sak, fører tilbake til den: knappen Tilbake til saken her og lenken i brødsmulestien. Når malens felt kommer fra skanninger, kan denne skjermen også lagre parten i registeret; se Partsregisteret.

Greit å vite

• Kvote. Hvert generert dokument teller mot den månedlige kvoten din. Å laste opp skanninger, gjenkjenne dem og rette verdier er gratis; det samme er ny generering av et dokument på grunn av en feil. Se Fakturering og planer.
• Stoppet halvveis? Et uferdig dokument blir liggende i listen med handlingen Fortsett, akkurat der du slapp.
• Flere dokumenter fra de samme skanningene? Legg dem i én sak og last opp skanningene én gang.