Saker

Én handel, flere dokumenter

En handel er sjelden ett enkelt papir. En leiekontrakt kommer med en overtakelsesprotokoll og ofte en faktura, og alle tre fylles ut fra de samme få skanningene. En sak er den handelen: du laster opp dokumentene én gang, og hver mal i saken leser de samme verdiene.

Definer pakken én gang

En sakstype er settet med maler du alltid klargjør sammen, i den rekkefølgen du klargjør dem: «boligleie» er leiekontrakten, protokollen og fakturaen. Du definerer den én gang, og etter det er det å starte en sak bare to felt: hvilken pakke, og hva denne handelen skal hete.

Du oppretter en sakstype rett der, i Saker, i blokken Ny sakstype: skriv inn et navn, kryss av for malene som utgjør pakken, og trykk Opprett type. Tallet ved siden av en avkrysset mal er plassen dens i pakken - rekkefølgen dokumentene vises og genereres i. Den nye typen dukker opp i Start en sak med en gang.

Last opp én gang for hele pakken

Saken ber om summen av det malene trenger, etter type dokument. Hvis alle tre malene vil ha en grunnboksutskrift for eiendommen, ber saken om den én gang. Send den én gang, og hvert dokument som trengte den, har den.

Hver verdi leses én gang og har kilden sin med seg, akkurat som før. Retter du et navn i ett dokument, følger rettelsen med til de andre, med mindre det andre dokumentet allerede har en egen rettelse, og den blir latt være. Det er regelen på én linje: en verdi tilhører saken, og en bevisst forskjell forblir en bevisst forskjell.

Når ingen skanninger trengs

Ikke alle maler leser skanninger: en søknad eller en ordre er ofte raskere å fylle ut for hånd. Da sier Hva som skal lastes opp at ingen skanninger trengs, og hvert dokument under Dokumenter i pakken har en Fyll ut-knapp. Den åpner den vanlige utfyllingen av akkurat det dokumentet: skriv inn dataene, kontroller dem og få det ferdige dokumentet. Bare verdier som er lest fra skanninger, følger med mellom dokumentene i en sak: felt som er skrevet inn for hånd, fylles ut i hvert dokument for seg.

Sett sammen pakken

Sett sammen pakken genererer dokumentene der dataene allerede er på plass og venter på kontroll. Før du trykker, viser skjermen hvor mange det er, fordi det også er det det koster: en pakke på fire er fire genereringer. Ved siden av ser du hvor mange dokumenter som fortsatt må fylles ut: knappen lar dem være. Hvis ingen er fylt ut ennå, sier DocuTract fra om det i stedet for å stille gjøre ingenting. Hvis planen din ikke har så mange igjen, genereres ingenting, og du får vite begge tallene, i stedet for å ende opp med en halv pakke.

De ferdige dokumentene lastes ned ett og ett eller som én zip-fil.

Status for saken

Statusen til en sak følger statusene til dokumentene, så den stemmer alltid med det som skjer:

• Utkast — ingenting har skjedd ennå;
• Samler inn dokumenter — en skanning lastes opp eller leses;
• Kontroller dataene — minst ett dokument har fått dataene sine, og pakken er ikke komplett ennå;
• Pakken er klar — alle dokumentene er generert;
• Noe gikk galt — ett av dokumentene kunne ikke klargjøres.

Hver fil i pakkens arkiv har navn etter malen og dokumentnummeret, for eksempel zaiava-na-vidpustku-doc-26-0001.docx, så filene er lette å skille fra hverandre.

Hva som ikke er endret

Et dokument er fortsatt et dokument: det åpnes på sin egen skjerm, verdiene rettes der, og en mal som fylles ut alene, fungerer akkurat som før. Hvert dokument ligger i en sak, også dem du starter alene, men en sak med ett dokument oppfører seg nøyaktig som et dokument.

Relatert

• Sjekk at dokumentene i en sak stemmer overens: Krysskontroller.
• Bruk den samme utleieren eller arbeidsgiveren på tvers av saker: Partsregisteret.
• Mange handler på en gang: Bunkegenerering.