Krysskontroller mellom dokumenter
Definer kontroller som sammenligner verdier på tvers av dokumentene i en sak, og få vite om et avvik før du genererer, ikke etter at noen har signert.
Fang avviket før signering
Fordi DocuTract registrerer hvor hver verdi kom fra, kan den sammenligne verdier med hverandre. Når to dokumenter i en sak ikke stemmer overens, får du vite det før du genererer noe, ikke etter at noen har signert.
Hva som kontrolleres
Du definerer kontrollene selv, på en mal eller på en sakstype. Fem typer dekker det som faktisk går galt med papirarbeid:
- Verdiene stemmer overens. Navnet i utskriften mot navnet i attesten, selskapet i toppteksten mot selskapet i signaturfeltet. Sammenligningen er romslig der den bør være: «Ivanov O. P.» og «Ivanov Oleksandr Petrovytsj» er én person, og «LLC "Romashka"» og «LLC Romashka» er ett selskap.
- En dato er ikke for tidlig. En utskrift som utløper før leieforholdet slutter.
- En sum stemmer. Summen av linjene mot totalsummen, innenfor en toleranse du angir.
- Et tall er innenfor området. En leie på null, en varighet på fire hundre måneder.
- Et felt er utfylt, og, hvis du ber om det, utfylt fra et dokument og ikke skrevet inn.
Advare eller blokkere
Hver kontroll er en advarsel eller en blokkering.
- En advarsel vises på kontrollskjermen og stopper ingenting.
- En blokkering gjør akkurat det den sier: dokumentet genereres ikke før noen godtar avviket.
Hva du ser
På kontrollskjermen, over verdiene: hva som ikke stemmer, begge verdiene side om side, og hvilket felt og hvilken side hver av dem kom fra.
Én kontroll, Godta som det er, finnes for tilfeller der papirene er riktige og kontrollen bare er forsiktig.
Godkjenningen registreres med navnet ditt og tidspunktet. Den er knyttet til nøyaktig de verdiene som ikke stemte, så hvis en av dem endres etterpå, kjøres kontrollen på nytt og spør igjen. Det er med vilje: du godtok de verdiene, ikke regelen.
Når kontrollene kjøres
Etter at en skanning er lest, etter at en verdi er rettet, og på tvers av hele saken hver gang, fordi en verdi som havner i ett dokument, kan løse et avvik i et annet. Du kjører dem ikke; de er rett og slett alltid oppdaterte.
Tips
- Start med advarsler. Gjør en kontroll om til en blokkering når du er sikker på at den bare slår ut når noe virkelig er galt.
- Kontroller det som gjør vondt. Én kontroll av navnet og én av utløpsdatoen på en utskrift fanger de fleste reelle feilene i en leiekontrakt.