Personvernerklæring

DocuTract («DocuTract», «vi», «oss») hjelper deg å gjøre en dokumentmal og en håndfull skanninger om til et ferdig, utfylt dokument. Denne personvernerklæringen forklarer hvilke personopplysninger vi behandler når du bruker DocuTract på docutract.online, hvorfor vi behandler dem, og hvilke valg og rettigheter du har. Den er skrevet for å leses sammen med vilkårene for bruk og databehandleravtalen vår.

Hvem som er ansvarlig for dataene dine

For konto- og faktureringsdataene dine er DocuTract behandlingsansvarlig. For dokumentene, skanningene og malene du laster opp er du behandlingsansvarlig, og DocuTract er databehandleren din - vi behandler dette innholdet bare for å levere tjenesten og bare etter dine instrukser. Databehandleravtalen regulerer dette databehandlerforholdet fullt ut.

Hva vi behandler

Kontodata - e-postadressen din, autentiseringsidentifikatorene fra innloggingsleverandøren din, visningsnavnet ditt og språket i grensesnittet ditt.
Innhold i arbeidsområdet - malene, skanningene og kildefilene du laster opp, feltene du definerer, og dokumentene DocuTract genererer for deg.
Faktureringsdata - planen din, tellerne for månedlig dokumentbruk og metadataene for betalinger og fakturaer som håndteres av betalingsbehandleren vår. Vi lagrer aldri fullstendige kortnumre.
Data ved enkeltkjøp - hvis du kjøper et dokument uten konto: e-postadressen du oppgir ved betaling og, hvis du ber om det, en annen adresse dokumentet skal sendes til, og et selskaps opplysninger for en faktura.
Tekniske data - loggoppføringer, IP-adresse, informasjon om enhet og nettleser, og hendelsene som trengs for å drive, sikre og feilsøke tjenesten.

Hvordan vi bruker dataene dine

Vi behandler dataene dine for å levere og vedlikeholde DocuTract: for å autentisere deg, utføre uttrekk og dokumentgenerering, håndheve kvotene i planene, utstede fakturaer, yte brukerstøtte, holde tjenesten sikker og oppfylle våre rettslige forpliktelser. Behandlingsgrunnlagene våre er oppfyllelse av avtalen vår med deg, vår berettigede interesse i å drive og sikre tjenesten, og oppfyllelse av lov.

Dokumentene dine forblir private

Dokumentene du laster opp, og dokumentene vi genererer, er dine. Vi selger dem ikke, vi bruker dem ikke til å trene maskinlæringsmodeller, og vi deler dem ikke med tredjeparter, bortsett fra underdatabehandlerne som er strengt nødvendige for å levere tjenesten (se nedenfor). Våre ansattes tilgang er begrenset til det som er nødvendig for brukerstøtte og drift, og registreres i en tilgangslogg.

Underdatabehandlere og hosting

DocuTract bruker en kort liste med kontrollerte underdatabehandlere: Hetzner (serverhosting i Tyskland), Supabase (database, innlogging og fillagring, driftet i Irland), Anthropic (AI-gjenkjenning av skanningene og malene dine), Stripe (betalinger) og Zone.eu (utsending av e-post, Estland). Formålet med hver av dem, hvor de behandler data, og garantiene for eventuelle internasjonale overføringer er beskrevet i databehandleravtalen. Anthropic oppbevarer filene den behandler, i opptil 30 dager og bruker dem aldri til å trene modeller.

Vi bruker også PostHog for personvernvennlig produktanalyse på nettstedet vårt, driftet i EU og lastet inn bare etter at du har gitt samtykke. Det hjelper oss å forstå hvordan nettstedet brukes; det maskerer all tekst og alle skjemainndata, og det lagrer ikke innholdet i dokumentene eller skanningene dine.

Til annonsering bruker vi Google Ads (levert av Google Ireland Limited) for å måle effekten av markedsføringen vår og nå personer som har besøkt nettstedet vårt. Taggen lastes inn på sidene våre ved hjelp av Google Consent Mode: inntil du gir samtykke, setter den ingen annonseinformasjonskapsler og samler ikke inn personopplysninger — bare anonyme signaler uten informasjonskapsler kan sendes til Google for måling. Når du har samtykket, kan den sette annonseinformasjonskapsler og overføre begrensede data til Google, også utenfor EU med egnede garantier; den mottar aldri innholdet i dokumentene eller skanningene dine. Du kan når som helst trekke tilbake samtykket.

Sikkerhet

Data er kryptert under overføring (TLS) og ved lagring: databasen vår og lagringen som inneholder malene, skanningene og de genererte dokumentene dine, er kryptert av leverandørene sine. Filer oppbevares i privat lagring som aldri er offentlig tilgjengelig, og som bare kan nås via kortlivede, signerte lenker avgrenset til arbeidsområdet ditt. Du kan beskytte kontoen din med tofaktorautentisering, og en eier av et arbeidsområde kan kreve det av alle medlemmer; våre egne administratorer må bruke det. Tilgangen til produksjonssystemer er begrenset og autentisert, og endringer i og lesing av dokumentene dine, samt hver tilgang fra våre ansatte, registreres i en tilgangslogg som bare kan legges til i. PDF-generering skjer på våre egne servere.

Hvor lenge vi oppbevarer dataene dine

Vi oppbevarer innholdet i arbeidsområdet så lenge kontoen din er aktiv, slik at tjenesten kan fungere. Du kan når som helst slette maler, skanninger og dokumenter. Du kan slette kontoen din selv under Profil → Slett kontoen: kontoen din, arbeidsområdene der bare du er medlem, og alt innholdet i dem slettes umiddelbart, og eventuelle gjenværende kopier (for eksempel hos underdatabehandlerne våre) innen 30 dager. Dokumenter du har laget i andre teams arbeidsområder, blir værende hos disse teamene. Vi beholder bare begrensede registreringer (for eksempel fakturaer) som vi må oppbevare for å oppfylle juridiske og regnskapsmessige forpliktelser. Du kan også be oss om å slette kontoen din på privacy@docutract.online. Utkast som er startet på nettstedet vårt uten konto, slettes automatisk etter 24 timer. Et dokument som er betalt uten konto, og lenkene til det, oppbevares i 30 dager etter betaling; deretter slettes dokumentet, skanningene og de utfylte verdiene, og registreringen av kjøpet (beløp, dato, e-postadresse) beholdes som regnskapsmateriale. Tilgangsloggen (hvem som fikk tilgang til hvilke data, når og hvorfra) oppbevares i seks år for å undersøke sikkerhetshendelser, og slettes deretter.

Rettighetene dine

Med forbehold om gjeldende lov kan du få innsyn i, rette, eksportere, begrense, protestere mot behandlingen av eller slette personopplysningene dine. Du kan også trekke tilbake samtykket der behandlingen bygger på samtykke, og klage til tilsynsmyndigheten din. For å utøve noen av disse rettighetene kontakter du oss på privacy@docutract.online; vi svarer innen fristene loven krever.

Internasjonale overføringer

Noen av leverandørene våre behandler data utenfor EØS - særlig Anthropic, som lagrer data i USA, og Stripe, som er etablert i USA; Supabase lagrer dataene våre i Irland, men er et amerikansk selskap. For disse overføringene bygger vi på EU-kommisjonens standardkontraktsbestemmelser eller, der det finnes, en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå (for eksempel EU-US Data Privacy Framework), sammen med de tekniske tiltakene som er beskrevet ovenfor.

Informasjonskapsler

DocuTract trenger bare to informasjonskapsler for å fungere: en økt-/autentiseringskapsel og en språkkapsel i ren tekst som husker språket i grensesnittet ditt. Analyse- og annonseinformasjonskapsler (PostHog, Google Ads) kan settes bare etter at du har samtykket, som beskrevet ovenfor, og du kan når som helst trekke tilbake dette samtykket.

Barn

DocuTract er et verktøy for profesjonell og forretningsmessig bruk og er ikke rettet mot barn under 16 år. Vi samler ikke bevisst inn data fra barn.

Endringer i denne erklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen etter hvert som tjenesten utvikler seg. Når vi gjør en vesentlig endring, oppdaterer vi datoen for «sist oppdatert» ovenfor og varsler deg, der det er hensiktsmessig, i appen.

Kontakt

Spørsmål om denne erklæringen eller dataene dine? Skriv til privacy@docutract.online.