Mallin luominen valmiista asiakirjasta

Milloin tätä käytetään

Sinulla on sopimus, luovutustodistus tai määräys, joka on jo täytetty oikeaa kauppaa varten oikeine nimineen ja summineen, eikä siinä ole paikkamerkkejä. Jokaisen muuttuvan arvon merkitseminen käsin on hidasta ja virhealtista. Ohjattu toiminto tekee ensimmäisen kierroksen puolestasi: se lukee asiakirjan ja ehdottaa, mistä arvoista pitäisi tulla kenttiä.

Se vain ehdottaa. Mikään ei tule osaksi mallia ennen kuin vahvistat sen.

Ohjatun toiminnon aloittaminen

Avaa Mallit ja valitse Luo asiakirjasta. Ohjatussa toiminnossa on kolme vaihetta.

1. Skannatut kopiot

Valitse, mitkä skannaukset täyttävät tämän mallin, joko luettelosta tai luomalla uusi tyyppi esimerkkisivusta. Näistä tulee mallin paikat eli asiakirjat, jotka täyttäjä lataa.

Luettelon järjestelmätyypit seuraavat käyttöliittymäsi kieltä: suomeksi näet suomalaiset asiakirjat, englanniksi englanninkieliset. Omat tyyppisi näkyvät aina, ja järjestelmätyyppi, jota jokin mallipohjistasi jo käyttää, pysyy käytettävissä kielen vaihtamisen jälkeen.

2. Kentät

Valitse kunkin skannatun kopion kohdalta kentät, joita malli käyttää: passin koko nimi ja verotunniste, otteen kiinteistötunnus ja niin edelleen.

3. Esimerkki

Lataa valmis asiakirja (.docx, enintään 10 Mt). Analyysi kestää yleensä enintään minuutin. Jos asiakirja on hyvin pitkä, vain sen alku analysoidaan, ja ohjattu toiminto kertoo siitä; tarkista luonnos silloin huolellisesti.

Jos tiedostossa on jo {{…}}-paikkamerkkejä, ohjattu toiminto ohittaa ehdotukset ja kysyy vain, mistä kukin paikkamerkki saa arvonsa.

Ehdotusten tarkistaminen

Ohjattu toiminto näyttää näkymän Tarkista ehdotetut paikkamerkit: jokaisen arvon, jonka se arvelee vaihtelevan asiakirjasta toiseen, löytämänsä tekstin, ehdotetun nimen ja ehdotetun lähteen.

Jokaiselle ehdotukselle voit:

• Säilyttää tai hylätä sen. Poista valinta kohdasta Säilytä tämä paikkamerkki, niin teksti jää malliin kiinteäksi sanamuodoksi. Esimerkiksi yrityksen oman nimen ylätunnisteessa ei yleensä pitäisi muuttua.
• Vaihtaa sen lähteen. Jonkin skannatun kopiosi kenttä, järjestelmän arvo (päivämäärä, asiakirjan numero) tai käsin syötettävä. Tekoäly ehdottaa yhtä; viimeinen sana on sinulla.

Kun kaikki näyttää oikealta, paina Luo malli. Ohjattu toiminto kirjoittaa asiakirjan uudelleen: säilytetyistä arvoista tulee paikkamerkkejä, muu jää ennalleen, ja malli avautuu editoriin, jossa voit säätää mitä tahansa aivan kuten pohjasta tehdyssä mallissa.

Myös nimiketaulukot tunnistetaan

Luovutustodistuksissa, laskuissa ja lähetteissä on palvelu- tai tavarataulukko, ja rivien määrä vaihtelee joka kerta. Ohjattu toiminto tunnistaa tällaisen taulukon: sen sijaan että se tekisi kentän jokaisen rivin jokaisesta solusta, se muuttaa esimerkkirivit yhdeksi toistuvaksi riviksi, jossa on kenttä kutakin saraketta varten (nimike, määrä, hinta, summa), ja numeroi rivit automaattisesti. Asiakirjaa täyttäessäsi lisäät niin monta riviä kuin tarvitset.

Näiden rivien toiminta sekä täyttämisessä että omien pohjien kirjoittamisessa on kuvattu artikkelissa Taulukot, joiden rivimäärä vaihtelee.

Hyvä tietää

• Sinä päätät. Tekoäly voi ohittaa arvon tai ehdottaa arvoa, jonka pitäisi pysyä kiinteänä. Lue ehdotukset ja syntynyt malli ennen kuin käytät sitä oikeisiin asiakirjoihin.
• Esimerkin arvot eivät vuoda. Paikkamerkeiksi muuttamasi arvot poistetaan mallista; hylkäämäsi arvot jäävät sellaisinaan, joten hylkää vain se, mikä todella on kiinteää tekstiä.
• Mitä se maksaa. Tekoäly analysoi jokaisen ladatun esimerkin kerran. Mallien luominen ei kuluta kuukausittaista asiakirjakiintiötäsi; vain luodut asiakirjat kuluttavat (katso Laskutus ja paketit).
• Eikö mitään löytynyt? Jos tekoäly ei löydä arvoja, jotka voisi muuttaa paikkamerkeiksi, voit silti luoda mallin ja lisätä paikkamerkit pohjaan myöhemmin.