Asiakirjojen väliset ristiintarkistukset

Huomaa ristiriita ennen allekirjoitusta

Koska DocuTract tallentaa jokaisen arvon alkuperän, se voi verrata arvoja keskenään. Kun toimeksiannon kaksi asiakirjaa ovat ristiriidassa, saat siitä tiedon ennen kuin luot mitään, et sen jälkeen, kun joku on allekirjoittanut.

Mitä tarkistetaan

Määrität tarkistukset itse, mallille tai toimeksiantotyypille. Viisi lajia kattaa sen, mikä paperitöissä todella menee pieleen:

• Arvot täsmäävät. Otteen nimi verrattuna todistuksen nimeen, ylätunnisteen yritys verrattuna allekirjoitusosan yritykseen. Vertailu on joustava siellä, missä pitääkin: ”Ivanov O. P.” ja ”Ivanov Oleksandr Petrovych” ovat sama henkilö, ja ”LLC "Romashka"” ja ”LLC Romashka” ovat sama yritys.
• Päivämäärä ei ole liian aikainen. Ote, joka vanhenee ennen vuokrasopimuksen päättymistä.
• Summa täsmää. Rivien summa verrattuna loppusummaan asettamasi toleranssin rajoissa.
• Luku on sallitulla välillä. Nollan suuruinen vuokra, neljänsadan kuukauden sopimuskausi.
• Kenttä on täytetty, ja jos niin haluat, täytetty asiakirjasta eikä käsin kirjoitettuna.

Varoita tai estä

Jokainen tarkistus on joko varoitus tai esto.

• Varoitus näkyy tarkistusnäkymässä eikä pysäytä mitään.
• Esto tekee juuri sen, mitä nimi sanoo: asiakirjaa ei luoda ennen kuin joku hyväksyy ristiriidan.

Mitä näet

Tarkistusnäkymässä arvojen yläpuolella: mikä on ristiriidassa, molemmat arvot rinnakkain ja mistä kentästä ja miltä sivulta kumpikin tuli.

Yksi painike, Hyväksy sellaisenaan, on niitä tilanteita varten, joissa paperit ovat oikein ja tarkistus on vain varovainen.

Hyväksyminen tallennetaan nimelläsi ja ajankohdalla. Se on sidottu juuri niihin arvoihin, jotka olivat ristiriidassa, joten jos jompikumpi niistä muuttuu myöhemmin, tarkistus suoritetaan uudelleen ja kysyy uudelleen. Tämä on tarkoituksellista: hyväksyit nuo arvot, et sääntöä.

Milloin tarkistukset suoritetaan

Kun skannaus on luettu, kun arvoa on korjattu, ja joka kerta koko toimeksiannon laajuudelta, koska yhteen asiakirjaan päätyvä arvo voi ratkaista ristiriidan toisessa. Sinä et käynnistä niitä; ne ovat yksinkertaisesti aina ajan tasalla.

Vinkkejä

• Aloita varoituksista. Muuta tarkistus estoksi, kun olet varma, että se laukeaa vain silloin, kun jokin on todella vialla.
• Tarkista se, mikä sattuu. Yksi tarkistus nimelle ja yksi otteen vanhenemispäivälle löytävät suurimman osan vuokrasopimuksen todellisista virheistä.