Asiakirjojen kerääminen asiakkaalta

Pyydä asiakkaalta skannausten metsästämisen sijaan

Sinun ei tarvitse kerätä skannauksia itse. Avaa valmistelemasi asiakirja ja käytä kohtaa Pyydä asiakirjat asiakkaalta: paina Luo linkki, niin DocuTract luo yksityisen linkin, jonka voit lähettää sähköpostitse, chatissa tai pikaviestimessä. Kopioi vie sen leikepöydälle.

Mitä asiakas näkee

Yhden sivun sillä kielellä, jolla itse työskentelit, ilman tiliä ja rekisteröitymistä: luettelon lähetettävistä asiakirjoista, yhden latauspainikkeen kutakin kohtaa varten ja rivin, jossa kerrotaan hyväksytyt muodot (PDF, JPG tai PNG). Jo saapuneet on merkitty vastaanotettu, joten asiakas ei lähetä samaa tiedostoa kahdesti.

Ennen lähettämistä asiakas hyväksyy, että tiedostot luetaan automaattisesti asiakirjan täyttämiseksi. Sivulla ei näytetä mitään muuta sinusta, työtilastasi tai itse asiakirjasta. Se toimii yhtä hyvin puhelimella, jolla asiakas voi kuvata asiakirjan suoraan.

Mitä tiedostoille tapahtuu

Ladatusta tiedostosta tulee heti asiakirjasi skannaus, ja se käy läpi tavanomaisen tunnistuksen, joten kun avaat asiakirjan, arvot on jo poimittu. Jokaiseen skannaukseen merkitään, mistä se tuli, joten näet yhdellä silmäyksellä, mitä asiakas lähetti ja mitä lisäsit itse.

Linkki pysyy hallinnassa

Jokaisella linkillä on kolme rajaa, ja kaikki kolme tarkistetaan jokaisella käyntikerralla:

• Voimassaoloaika. Oletuksena seitsemän päivää, enintään kolmekymmentä. Sen jälkeen linkki ei enää toimi.
• Latauskiintiö. Oletuksena kaksikymmentä tiedostoa. Kun ne ovat saapuneet, linkki lakkaa ottamasta vastaan lisää.
• Sinun peruutuksesi. Sulje linkki sulkee sen välittömästi, ja jokaiselle, joka avaa sen sen jälkeen, kerrotaan, ettei se enää toimi.

Se, montako linkkiä voit pitää auki yhtä aikaa, riippuu paketistasi. Jos olet saavuttanut rajan, sulje linkki, jota et enää tarvitse.

Asiakirjojen vastaanottaminen sähköpostitse

Jos työtilallasi on vastaanotto-osoite, myös linkillä on sellainen: välitä asiakkaan sähköposti siihen, niin liitteet päätyvät asiakirjaan ja täyttävät tyhjät paikat järjestyksessä. Tiedostot, joita emme pysty lukemaan (allekirjoituskuva, toimisto-ohjelman asiakirja), jätetään pois ja luetellaan linkin historiassa, joten näet, mitä saapui, ja voit pyytää puuttuvat.

Seuraavat vaiheet

Kun tiedostot ovat perillä, jatka tavalliseen tapaan: tarkista tunnistetut tiedot ja luo asiakirja (katso Asiakirjan täyttäminen skannauksista). Jos yksi asiakirjasarja syöttää tietoja useisiin asiakirjoihin, ryhmittele ne toimeksiannoksi, jotta skannaukset luetaan kerran.