Tietosuojaseloste

DocuTract (”DocuTract”, ”me”, ”meitä”) auttaa sinua muuttamaan asiakirjamallin ja kourallisen skannauksia valmiiksi, täytetyksi asiakirjaksi. Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, mitä henkilötietoja käsittelemme, kun käytät DocuTractia osoitteessa docutract.online, miksi käsittelemme niitä sekä mitä valintoja ja oikeuksia sinulla on. Seloste on tarkoitettu luettavaksi yhdessä käyttöehtojemme ja tietojenkäsittelysopimuksemme kanssa.

Kuka vastaa tiedoistasi

Tili- ja laskutustietojesi osalta DocuTract on rekisterinpitäjä. Lataamiesi asiakirjojen, skannausten ja mallien osalta sinä olet rekisterinpitäjä ja DocuTract toimii käsittelijänäsi – käsittelemme tätä sisältöä vain palvelun tarjoamiseksi ja vain ohjeidesi mukaisesti. Tietojenkäsittelysopimus sääntelee tätä käsittelijäsuhdetta kokonaisuudessaan.

Mitä käsittelemme

• Tilitiedot – sähköpostiosoitteesi, kirjautumispalvelusi tunnistautumistunnisteet, näyttönimesi ja käyttöliittymän kielesi.
• Työtilan sisältö – lataamasi mallit, skannaukset ja lähdetiedostot, määrittämäsi kentät sekä asiakirjat, jotka DocuTract luo sinulle.
• Laskutustiedot – pakettisi, kuukausittaiset asiakirjojen käyttölaskurisi sekä maksupalveluntarjoajamme käsittelemät maksu- ja laskumetatiedot. Emme koskaan tallenna täydellisiä korttinumeroita.
• Kertaoston tiedot – jos ostat asiakirjan ilman tiliä: maksaessasi antamasi sähköpostiosoite ja, jos pyydät niitä, toinen osoite, johon asiakirja lähetetään, sekä yrityksen tiedot laskua varten.
• Tekniset tiedot – lokimerkinnät, IP-osoite, laite- ja selaintiedot sekä tapahtumat, joita tarvitaan palvelun ylläpitämiseen, suojaamiseen ja vianetsintään.

Miten käytämme tietojasi

Käsittelemme tietojasi DocuTractin tarjoamiseksi ja ylläpitämiseksi: tunnistaaksemme sinut, suorittaaksemme tietojen poiminnan ja asiakirjojen luonnin, valvoaksemme pakettien kiintiöitä, laatiaksemme laskuja, tarjotaksemme tukea, pitääksemme palvelun turvallisena ja noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme. Käsittelyperusteemme ovat kanssasi tehdyn sopimuksen täytäntöönpano, oikeutettu etumme palvelun ylläpitämiseen ja suojaamiseen sekä lain noudattaminen.

Asiakirjasi pysyvät yksityisinä

Lataamasi asiakirjat ja luomamme asiakirjat ovat sinun. Emme myy niitä, emme käytä niitä koneoppimismallien kouluttamiseen emmekä jaa niitä kolmansille osapuolille lukuun ottamatta alikäsittelijöitä, joita palvelun tuottaminen ehdottomasti edellyttää (katso alla). Henkilöstömme pääsy on rajattu siihen, mikä on tarpeen tukea ja ylläpitoa varten, ja se kirjataan käyttölokiin.

Alikäsittelijät ja palvelinympäristö

DocuTract käyttää lyhyttä luetteloa tarkastettuja alikäsittelijöitä: Hetzner (palvelinten ylläpito Saksassa), Supabase (tietokanta, kirjautuminen ja tiedostojen tallennus, sijainti Irlannissa), Anthropic (skannaustesi ja malliesi tekoälypohjainen tunnistus), Stripe (maksut) ja Zone.eu (sähköpostin lähetys, Viro). Kunkin tarkoitus, missä se käsittelee tietoja ja kansainvälisiä siirtoja koskevat suojatoimet on kuvattu tietojenkäsittelysopimuksessa. Anthropic säilyttää käsittelemiään tiedostoja enintään 30 päivää eikä koskaan käytä niitä mallien kouluttamiseen.

Käytämme lisäksi verkkosivustollamme PostHogia yksityisyyttä kunnioittavaan tuoteanalytiikkaan; sitä ylläpidetään EU:ssa, ja se ladataan vasta, kun olet antanut suostumuksesi. Se auttaa meitä ymmärtämään, miten sivustoa käytetään; se peittää kaiken tekstin ja lomakesyötteet, eikä se tallenna asiakirjojesi tai skannaustesi sisältöä.

Mainontaan käytämme Google Adsia (tarjoaja Google Ireland Limited) markkinointimme tehokkuuden mittaamiseen ja tavoittaaksemme sivustollamme käyneitä ihmisiä. Tagi latautuu sivuillemme Google Consent Mode -tilassa: ennen kuin annat suostumuksesi se ei aseta mainosevästeitä eikä kerää henkilötietoja — Googlelle voidaan lähettää mittausta varten vain anonyymejä, evästeettömiä signaaleja. Kun annat suostumuksesi, se voi asettaa mainosevästeitä ja siirtää rajattuja tietoja Googlelle, myös EU:n ulkopuolelle asianmukaisin suojatoimin; se ei koskaan saa asiakirjojesi tai skannaustesi sisältöä. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.

Tietoturva

Tiedot ovat salattuja siirron aikana (TLS) ja levossa: tietokantamme sekä tallennustila, jossa mallisi, skannauksesi ja luodut asiakirjasi ovat, on niiden palveluntarjoajien salaama. Tiedostoja säilytetään yksityisessä tallennustilassa, joka ei ole koskaan julkisesti saatavilla ja johon päästään vain lyhytikäisten, allekirjoitettujen ja työtilaasi rajattujen linkkien kautta. Voit suojata tilisi kaksivaiheisella tunnistautumisella, ja työtilan omistaja voi edellyttää sitä jokaiselta jäseneltä; omien ylläpitäjiemme on käytettävä sitä. Pääsy tuotantojärjestelmiin on rajoitettua ja edellyttää tunnistautumista, ja asiakirjoihisi tehdyt muutokset ja niiden lukemiset sekä jokainen henkilöstömme pääsy kirjataan käyttölokiin, johon voi vain lisätä merkintöjä. PDF-muunnos suoritetaan omilla palvelimillamme.

Kuinka kauan säilytämme tietojasi

Säilytämme työtilan sisältöä niin kauan kuin tilisi on aktiivinen, jotta palvelu voi toimia. Voit poistaa malleja, skannauksia ja asiakirjoja milloin tahansa. Voit poistaa tilisi itse kohdassa Profiili → Poista tili: tilisi, työtilat, joiden ainoa jäsen olet, ja niiden koko sisältö poistetaan välittömästi ja mahdolliset jäljellä olevat kopiot (esimerkiksi alikäsittelijöillämme) 30 päivän kuluessa. Muiden tiimien työtiloihin luomasi asiakirjat jäävät näille tiimeille. Säilytämme vain rajatut tiedot (esimerkiksi laskut), jotka meidän on säilytettävä lakisääteisten ja kirjanpidollisten velvoitteiden täyttämiseksi. Voit myös pyytää meitä poistamaan tilisi osoitteessa privacy@docutract.online. Verkkosivustollamme ilman tiliä aloitetut luonnokset poistetaan automaattisesti 24 tunnin kuluttua. Ilman tiliä maksettu asiakirja ja linkit siihen säilytetään 30 päivää maksusta; sen jälkeen asiakirja, skannaukset ja täytetyt arvot poistetaan, ja tieto ostosta (summa, päivämäärä, sähköpostiosoite) säilytetään kirjanpitoaineistona. Käyttöloki (kuka käsitteli mitäkin tietoja, milloin ja mistä) säilytetään kuusi vuotta tietoturvapoikkeamien selvittämistä varten, minkä jälkeen se poistetaan.

Oikeutesi

Sovellettavan lain mukaisesti voit tarkastella, oikaista, siirtää ja rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä, vastustaa sitä tai poistaa henkilötietosi. Voit myös peruuttaa suostumuksesi, kun käsittely perustuu siihen, ja tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Voit käyttää mitä tahansa näistä oikeuksista ottamalla meihin yhteyttä osoitteessa privacy@docutract.online; vastaamme lain edellyttämissä määräajoissa.

Kansainväliset siirrot

Osa palveluntarjoajistamme käsittelee tietoja ETA:n ulkopuolella – erityisesti Anthropic, joka tallentaa tietoja Yhdysvalloissa, ja Stripe, joka on sijoittautunut Yhdysvaltoihin; Supabase säilyttää tietojamme Irlannissa, mutta se on yhdysvaltalainen yritys. Näissä siirroissa nojaudumme Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin tai, mikäli saatavilla, tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen (kuten EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen) sekä edellä kuvattuihin teknisiin toimenpiteisiin.

Evästeet

DocuTract tarvitsee toimiakseen vain kaksi evästettä: istunto-/tunnistautumisevästeen ja pelkkää tekstiä sisältävän kielievästeen, joka muistaa käyttöliittymäsi kielen. Analytiikka- ja mainosevästeitä (PostHog, Google Ads) voidaan asettaa vasta, kun olet antanut suostumuksesi, kuten edellä kuvataan, ja voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.

Lapset

DocuTract on ammatti- ja yrityskäyttöön tarkoitettu työkalu, eikä sitä ole suunnattu alle 16-vuotiaille lapsille. Emme tietoisesti kerää tietoja lapsilta.

Muutokset tähän selosteeseen

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta palvelun kehittyessä. Kun teemme olennaisen muutoksen, päivitämme yllä olevan ”päivitetty viimeksi” -päivämäärän ja tarvittaessa ilmoitamme siitä sovelluksessa.

Yhteystiedot

Onko sinulla kysyttävää tästä selosteesta tai tiedoistasi? Kirjoita osoitteeseen privacy@docutract.online.