Toimeksiannot

Yksi kauppa, useita asiakirjoja

Kauppa on harvoin yksi paperi. Vuokrasopimukseen kuuluu luovutuspöytäkirja ja usein lasku, ja kaikki kolme täytetään samasta kourallisesta skannauksia. Toimeksianto on tuo kauppa: lataat asiakirjat kerran, ja jokainen toimeksiannon malli lukee samat arvot.

Määritä asiakirjasarja kerran

Toimeksiantotyyppi on joukko malleja, jotka valmistelet aina yhdessä, siinä järjestyksessä kuin valmistelet ne: ”asuinhuoneiston vuokraus” on vuokrasopimus, luovutuspöytäkirja ja lasku. Määrität sen kerran, ja sen jälkeen toimeksiannon aloittaminen on kaksi kenttää: mikä asiakirjasarja ja mikä tämän kaupan nimi on.

Toimeksiantotyyppi luodaan suoraan kohdassa Toimeksiannot, lohkossa Uusi toimeksiantotyyppi: anna nimi, valitse asiakirjasarjaan kuuluvat mallit ja paina Luo tyyppi. Valitun mallin vieressä oleva numero on sen paikka asiakirjasarjassa – järjestys, jossa asiakirjat näytetään ja luodaan. Uusi tyyppi ilmestyy heti kohtaan Aloita toimeksianto.

Lataa kerran koko asiakirjasarjaa varten

Toimeksianto pyytää yhdistelmän siitä, mitä sen mallit tarvitsevat, asiakirjan lajin mukaan. Jos kaikki kolme mallia haluavat kiinteistön lainhuutotodistuksen, toimeksianto pyytää sitä kerran. Lähetä se kerran, niin jokainen sitä tarvinnut asiakirja saa sen.

Jokainen arvo luetaan kerran, ja sillä on lähteensä aivan kuten ennenkin. Korjaa nimi yhdessä asiakirjassa, niin korjaus siirtyy muihin, ellei toisessa asiakirjassa ole jo omaa korjaustaan, joka jätetään ennalleen. Sääntö yhdellä rivillä: arvo kuuluu toimeksiannolle, ja tarkoituksellinen ero pysyy tarkoituksellisena erona.

Kun skannauksia ei tarvita

Kaikki mallit eivät lue skannauksia: hakemus tai määräys on usein nopeampi täyttää käsin. Silloin kohdassa Mitä ladataan kerrotaan, ettei skannauksia tarvita, ja jokaisella kohdan Asiakirjasarjan asiakirjat asiakirjalla on Täytä-painike. Se avaa tavanomaisen täytön juuri tälle asiakirjalle: syötä tiedot, tarkista ne ja saat valmiin asiakirjan. Vain skannauksista luetut arvot siirtyvät toimeksiannon asiakirjojen välillä: käsin kirjoitetut kentät täytetään kuhunkin asiakirjaan erikseen.

Kokoa asiakirjasarja

Kokoa asiakirjasarja luo ne asiakirjat, joiden tiedot ovat jo valmiina ja odottavat tarkistusta. Ennen kuin painat sitä, näkymä kertoo, montako niitä on, koska se on myös hinta: neljän asiakirjan sarja on neljä luontikertaa. Vieressä näet, montako asiakirjaa odottaa vielä täyttämistä: painike jättää ne rauhaan. Jos yhtäkään ei ole vielä täytetty, DocuTract kertoo sen sen sijaan, että ei hiljaa tekisi mitään. Jos paketissasi ei ole niin montaa jäljellä, mitään ei luoda, ja sinulle kerrotaan molemmat luvut, jotta et päädy puolikkaaseen asiakirjasarjaan.

Valmiit asiakirjat ladataan yksitellen tai yhtenä zip-tiedostona.

Toimeksiannon tila

Toimeksiannon tila seuraa sen asiakirjojen tiloja, joten se vastaa aina sitä, mitä on käynnissä:

• Luonnos — mitään ei ole vielä tapahtunut;
• Asiakirjoja kerätään — skannausta ladataan tai luetaan;
• Tarkista tiedot — vähintään yhden asiakirjan tiedot ovat valmiina, eikä asiakirjasarja ole vielä valmis;
• Asiakirjasarja valmis — jokainen asiakirja on luotu;
• Jokin epäonnistui — jotakin asiakirjoista ei voitu valmistella.

Jokainen asiakirjasarjan arkiston tiedosto on nimetty mallinsa ja asiakirjanumeronsa mukaan, esimerkiksi zaiava-na-vidpustku-doc-26-0001.docx, joten tiedostot on helppo erottaa toisistaan.

Mikä ei muuttunut

Asiakirja on edelleen asiakirja: se avautuu omaan näkymäänsä, sen arvot korjataan siellä, ja yksinään täytetty malli toimii täsmälleen kuten ennenkin. Jokainen asiakirja kuuluu toimeksiantoon, myös ne, jotka aloitat yksinään, mutta yhden asiakirjan toimeksianto käyttäytyy täsmälleen kuin asiakirja.

Aiheeseen liittyvää

• Tarkista, että toimeksiannon asiakirjat ovat keskenään yhtäpitäviä: Ristiintarkistukset.
• Käytä samaa vuokranantajaa tai työnantajaa useissa toimeksiannoissa: Osapuolirekisteri.
• Monta kauppaa kerralla: Eräluonti.