CRM-integraatiot

Mitä se tekee

CRM-integraatio yhdistää DocuTractin CRM-järjestelmään, jossa kauppasi, yhteyshenkilösi ja yrityksesi ovat. Päätät kerran, mikä CRM-tietueen kenttä täyttää minkäkin mallin kentän. Sen jälkeen asiakirja syntyy tietueesta yhdellä napsautuksella tai automaattisesti, kun CRM:ssä tapahtuu jotain, ja valmis tiedosto liitetään samaan tietueeseen. Jos CRM ei ota vastaan tiedostoja, tietueeseen jätetään sen sijaan linkki asiakirjaan.

Mitä on saatavilla nyt

Lisäämme valmiita CRM-yhteyksiä yksi kerrallaan ja testaamme jokaisen toimittajan oman dokumentaation mukaan. Kunnes ensimmäinen on käytössä, integraationäkymä näyttää ilmoituksen CRM-integraatiot ovat tulossa painikkeiden sijaan, jotka eivät toimisi, ja jokainen CRM ilmestyy sinne heti kun se on valmis. Jos järjestelmääsi ei vielä ole listalla, voit yhdistää sen itse API:n ja webhookien avulla, suoraan tai Zapierin, Maken tai n8n:n kautta.

Kuka määrittää

Avaa oikean yläkulman valikko, jossa on osoitteesi, ja valitse Integraatiot. CRM-osio on ensimmäisenä, API ja webhookit sen alla.

• Vain työtilan omistajat ja ylläpitäjät yhdistävät ja irrottavat tilejä, yhdistävät kenttiä ja lisäävät automaatiosääntöjä. Muut jäsenet näkevät yhdistetyt tilit ja lokin.
• CRM-integraatiot kuuluvat Pro- ja Team-tilauksiin; API, webhookit ja no-code-sovellukset (Zapier, Make, n8n) vaativat Team-tilauksen. Muulla tilauksella näkymä tarjoaa yhdistämisen sijaan painiketta Katso tilaukset.

Tilin yhdistäminen

Kohdassa Yhdistettävissä paina CRM:si vieressä Yhdistä. Nimen alla oleva rivi kertoo, miten se yhdistetään:

• Kirjautuminen CRM-järjestelmän kautta: siirryt CRM:n omalle kirjautumissivulle, valitset tilin, hyväksyt DocuTractin pyytämän käyttöoikeuden ja palaat integraationäkymään. CRM:n salasanaasi emme näe koskaan.
• API-avaimella: liitä CRM:n asetuksissa luomasi avain kenttään API-avain. Tarkistamme sen CRM:ltä ennen tallentamista ja säilytämme sen salattuna.

Jos CRM säilyttää tietoja useilla alueilla, valitse ensin omasi kentässä Tietojen alue. Tili näkyy sen jälkeen kohdassa Yhdistetyt tilit, ja Avaa vie sen asetuksiin.

Kenttien yhdistäminen

Tilin sivulla Kenttien yhdistäminen liittää CRM:n malliin:

1. Valitse Tietuetyyppi (kauppa, yhteyshenkilö tai mitä CRM:ssäsi onkaan) ja Malli.
2. Valitse jokaisen mallin kentän viereen CRM-kenttä, joka täyttää sen. Luettelosta voi hakea, ja CRM:n omat mukautetut kentät on merkitty. Kenttä, joka jää tilaan Ei yhdistetty, jää asiakirjassa tyhjäksi; päivämäärä tai numero, jonka DocuTract täyttää itse, ei tarvitse CRM-kenttää.
3. Paina Tallenna yhdistäminen.

Yhdistäminen kuuluu yhdelle mallille ja yhdelle tietuetyypille, joten samaa mallia voi täyttää kaupasta ja erikseen yhteyshenkilöstä. Jos olet sittemmin lisännyt kenttiä CRM:ään, Päivitä kentät CRM-järjestelmästä hakee luettelon uudelleen.

Testaus tietueella

Kirjoita kohtaan Testaa tietueella CRM:si todellisen tietueen tunnus (se näkyy tietueen osoitteessa tai tiedoissa) ja paina Luo asiakirja. DocuTract lukee tietueen, luo asiakirjan tallennetun yhdistämisen mukaan ja liittää sen tietueeseen. Avaa asiakirja avaa tuloksen, jotta voit tarkistaa jokaisen arvon ennen kuin luotat yhdistämiseen.

Automaatiosäännöt

Sääntö luo asiakirjoja ilman, että kenenkään tarvitsee painaa mitään: kun CRM ilmoittaa tietystä tapahtumasta tietyn tyyppisessä tietueessa, siitä luodaan asiakirja tietyn mallin mukaan. Valitse kohdassa Automaatio Tietuetyyppi ja Malli, kirjoita CRM-tapahtuma täsmälleen niin kuin CRM sen lähettää (esimerkiksi deal.won), jätä Liitä asiakirja tietueeseen valituksi, jos tiedoston pitää palata tietueeseen, ja paina Lisää sääntö.

Sääntö toimii vasta, kun sen mallille ja tietuetyypille on tallennettu yhdistäminen. Jotkin CRM:t eivät lähetä tapahtumia; niiden kohdalla osio kertoo sen, eivätkä säännöt ole käytettävissä.

Loki

Loki näyttää kaiken, mitä yhteys on tehnyt: vastaanotetun tapahtuman, luetun tietueen, luodun asiakirjan, liitetyn tiedoston. Jokaisella rivillä näkyy, käynnistettiinkö se käsin, CRM:n sisältä vai säännöllä, milloin, mille tietueelle ja miten se päättyi. Epäonnistunut vaihe kertoo syyn selkokielellä, esimerkiksi ettei CRM:ssä ole tietuetta tällä tunnuksella; jos CRM on vain kiireinen, yritämme itse uudelleen. Päivitä lataa luettelon uudelleen.

Yhteyden katkaiseminen

Katkaise yhteys tilin vieressä pyytää vahvistusta, ja sen jälkeen:

• käyttöoikeutemme CRM:ssä perutaan ja käyttöavaimet poistetaan heti;
• kenttien yhdistämiset, automaatiosäännöt ja välimuistissa olevat kenttäluettelot poistetaan 10 päivän kuluessa; päivämäärä näkyy tilin vieressä;
• jo luodut asiakirjat pysyvät paikoillaan: työtilassasi ja liitteinä CRM:ssä.

Sama tapahtuu, jos poistat sovelluksemme CRM:n sisällä. Jos CRM lakkaa hyväksymästä yhteyttä, tili merkitään tilaan Yhdistettävä uudelleen, ja Yhdistä uudelleen palauttaa sen.

Mitkä tiedot menevät minne

• Asiakirjaa luotaessa luemme vain valitsemasi tietueen (tai sen, johon sääntö reagoi), ja vain yhdistetyt kentät.
• Yhdistämisnäkymää varten luemme CRM:n kenttäluettelon: nimet ja tyypit, emme koskaan tietueidesi arvoja. Luettelo säilyy välimuistissa muutaman tunnin.
• Lähetämme takaisin valmiin asiakirjan (tai linkin siihen) ja vaihdon edellyttämän minimin, kuten tietueen tunnuksen ja tilan.
• Emme säilytä kopiota CRM-tietueistasi. Luetut arvot tulevat osaksi asiakirjaa, jota säilytetään kuten muitakin asiakirjojasi.
• Käyttötunnukset ja API-avaimet säilytetään salattuina ja vain yhteyden katkaisemiseen asti.
• CRM on palveluntarjoaja, jonka olet itse valinnut ja jonka kanssa sinulla on oma sopimus; se ei ole meidän alihankkijamme. Yksityiskohdat ovat tietosuojakäytännössä.