Δημιουργία προτύπου από έτοιμο έγγραφο

Πότε να το χρησιμοποιήσετε

Έχετε μια σύμβαση, ένα πρωτόκολλο ή μια απόφαση που έχει ήδη συμπληρωθεί για μια πραγματική συναλλαγή, με πραγματικά ονόματα και ποσά, και χωρίς σύμβολα θέσης. Η σήμανση κάθε μεταβλητής τιμής με το χέρι είναι αργή και εύκολα γίνονται λάθη. Ο οδηγός κάνει το πρώτο πέρασμα για εσάς: διαβάζει το έγγραφο και προτείνει ποιες τιμές πρέπει να γίνουν πεδία.

Μόνο προτείνει. Τίποτα δεν γίνεται μέρος του προτύπου μέχρι να το επιβεβαιώσετε.

Έναρξη του οδηγού

Ανοίξτε τα Πρότυπα και επιλέξτε Δημιουργία από έγγραφο. Ο οδηγός έχει τρία βήματα.

1. Σαρωμένα αντίγραφα

Επιλέξτε ποιες σαρώσεις θα συμπληρώνουν αυτό το πρότυπο, από τον κατάλογο ή δημιουργώντας νέο τύπο από ένα δείγμα σελίδας. Αυτές γίνονται οι θέσεις του προτύπου, τα έγγραφα που ανεβάζει όποιος συμπληρώνει.

Οι τύποι συστήματος στον κατάλογο ακολουθούν τη γλώσσα της διεπαφής σας: στα αγγλικά βλέπετε αγγλικά έγγραφα, στα ουκρανικά τα ουκρανικά. Οι δικοί σας τύποι εμφανίζονται πάντα, και ένας τύπος συστήματος που χρησιμοποιεί ήδη κάποιο πρότυπό σας παραμένει διαθέσιμος αφού αλλάξετε γλώσσα.

2. Πεδία

Για κάθε σαρωμένο αντίγραφο, τσεκάρετε τα πεδία που χρησιμοποιεί το πρότυπο: το ονοματεπώνυμο και τον ΑΦΜ από ένα διαβατήριο, τον αριθμό κτηματολογίου από ένα απόσπασμα κ.ο.κ.

3. Παράδειγμα

Ανεβάστε το έτοιμο έγγραφο (.docx, έως 10 MB). Η ανάλυση συνήθως διαρκεί έως ένα λεπτό. Αν το έγγραφο είναι πολύ μεγάλο, αναλύεται μόνο η αρχή του και ο οδηγός σάς το λέει· σε αυτή την περίπτωση ελέγξτε προσεκτικά το πρόχειρο.

Αν το αρχείο περιέχει ήδη σύμβολα θέσης {{…}}, ο οδηγός παραλείπει τις προτάσεις και απλώς ρωτά από πού παίρνει την τιμή του κάθε σύμβολο θέσης.

Έλεγχος των προτάσεων

Ο οδηγός εμφανίζει το Ελέγξτε τα προτεινόμενα σύμβολα θέσης: κάθε τιμή που πιστεύει ότι αλλάζει από έγγραφο σε έγγραφο, το κείμενο που βρήκε, ένα προτεινόμενο όνομα και μια προτεινόμενη πηγή.

Για κάθε πρόταση μπορείτε:

• Να την κρατήσετε ή να την απορρίψετε. Αποεπιλέξτε το Διατήρηση αυτού του συμβόλου θέσης και το κείμενο μένει στο πρότυπο ως σταθερή διατύπωση. Η επωνυμία της ίδιας της εταιρείας στην κεφαλίδα, για παράδειγμα, συνήθως δεν πρέπει να αλλάζει.
• Να αλλάξετε την πηγή της. Ένα πεδίο κάποιου από τα σαρωμένα αντίγραφά σας, μια τιμή συστήματος (ημερομηνία, αριθμός εγγράφου) ή χειροκίνητη εισαγωγή. Η τεχνητή νοημοσύνη προτείνει μία· η τελική απόφαση είναι δική σας.

Όταν όλα φαίνονται σωστά, πατήστε Δημιουργία προτύπου. Ο οδηγός ξαναγράφει το έγγραφο: οι τιμές που κρατήσατε γίνονται σύμβολα θέσης, τα υπόλοιπα μένουν όπως ήταν και το πρότυπο ανοίγει στον επεξεργαστή, όπου μπορείτε να προσαρμόσετε οτιδήποτε, ακριβώς όπως με ένα πρότυπο φτιαγμένο από έντυπο.

Αναγνωρίζονται και οι πίνακες ειδών

Τα πρωτόκολλα, τα τιμολόγια και τα δελτία αποστολής έχουν πίνακα υπηρεσιών ή αγαθών και ο αριθμός των γραμμών διαφέρει κάθε φορά. Ο οδηγός αναγνωρίζει έναν τέτοιο πίνακα: αντί να φτιάξει πεδίο από κάθε κελί κάθε γραμμής, μετατρέπει τις γραμμές του παραδείγματος σε μία επαναλαμβανόμενη γραμμή με ένα πεδίο ανά στήλη (όνομα, ποσότητα, τιμή, ποσό) και αριθμεί αυτόματα τις γραμμές. Όταν συμπληρώνετε το έγγραφο, προσθέτετε όσες γραμμές χρειάζεστε.

Πώς λειτουργούν αυτές οι γραμμές, τόσο στη συμπλήρωση όσο και στη σύνταξη δικών σας εντύπων, θα βρείτε στο Πίνακες με μεταβλητό αριθμό γραμμών.

Καλό να ξέρετε

• Εσείς αποφασίζετε. Η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να παραλείψει μια τιμή ή να προτείνει μια που πρέπει να μείνει σταθερή. Διαβάστε τις προτάσεις και το πρότυπο που προκύπτει πριν το χρησιμοποιήσετε για πραγματικά έγγραφα.
• Οι τιμές του παραδείγματος δεν διαρρέουν. Οι τιμές που μετατρέπετε σε σύμβολα θέσης αφαιρούνται από το πρότυπο· οι τιμές που απορρίπτετε μένουν όπως είναι γραμμένες, γι' αυτό απορρίψτε μόνο ό,τι είναι πραγματικά σταθερό κείμενο.
• Τι κοστίζει. Κάθε παράδειγμα που ανεβαίνει αναλύεται μία φορά από την τεχνητή νοημοσύνη. Η δημιουργία προτύπων δεν καταναλώνει το μηνιαίο όριο εγγράφων σας· μόνο τα δημιουργημένα έγγραφα το καταναλώνουν (δείτε Χρέωση και προγράμματα).
• Δεν βρέθηκε τίποτα; Αν η τεχνητή νοημοσύνη δεν βρει τιμές για να γίνουν σύμβολα θέσης, μπορείτε και πάλι να δημιουργήσετε το πρότυπο και να προσθέσετε σύμβολα θέσης στο έντυπο αργότερα.