Συλλογή εγγράφων από τον πελάτη
Στείλτε στον πελάτη έναν ιδιωτικό σύνδεσμο για να ανεβάσει τα έγγραφά του χωρίς λογαριασμό, ή προωθήστε το email του· τα αρχεία φτάνουν στο έγγραφό σας ήδη αναγνωρισμένα.
Ζητήστε από τον πελάτη αντί να κυνηγάτε σαρώσεις
Δεν χρειάζεται να μαζεύετε τις σαρώσεις μόνοι σας. Ανοίξτε το έγγραφο που ετοιμάζετε και χρησιμοποιήστε το Ζητήστε τα έγγραφα από τον πελάτη: πατήστε Δημιουργία συνδέσμου και το DocuTract δημιουργεί έναν ιδιωτικό σύνδεσμο που μπορείτε να στείλετε με email, chat ή messenger. Η Αντιγραφή τον βάζει στο πρόχειρό σας.
Τι βλέπει ο πελάτης
Μία μόνο σελίδα στη γλώσσα στην οποία εργαζόσασταν, χωρίς λογαριασμό και χωρίς εγγραφή: τη λίστα των εγγράφων προς αποστολή, ένα στοιχείο μεταφόρτωσης ανά έγγραφο και μια γραμμή που λέει ποιες μορφές γίνονται δεκτές (PDF, JPG ή PNG). Ό,τι έχει ήδη φτάσει επισημαίνεται ως ελήφθη, ώστε ο πελάτης να μη στείλει το ίδιο αρχείο δύο φορές.
Πριν από την αποστολή, ο πελάτης συμφωνεί ότι τα αρχεία θα διαβαστούν αυτόματα για να συμπληρωθεί ένα έγγραφο. Η σελίδα δεν δείχνει τίποτα άλλο για εσάς, τον χώρο εργασίας σας ή το ίδιο το έγγραφο. Λειτουργεί εξίσου καλά σε κινητό, όπου ο πελάτης μπορεί να φωτογραφίσει ένα έγγραφο απευθείας.
Τι γίνεται με τα αρχεία
Ένα αρχείο που ανέβηκε γίνεται αμέσως σάρωση του εγγράφου σας και περνά από τη συνηθισμένη αναγνώριση, οπότε μέχρι να ανοίξετε το έγγραφο οι τιμές έχουν ήδη εξαχθεί. Κάθε σάρωση φέρει ετικέτα με την προέλευσή της, ώστε να βλέπετε με μια ματιά τι έστειλε ο πελάτης και τι προσθέσατε εσείς.
Ο σύνδεσμος υπό έλεγχο
Κάθε σύνδεσμος έχει τρία όρια, και ελέγχονται και τα τρία σε κάθε επίσκεψη:
- Διάρκεια ζωής. Επτά ημέρες από προεπιλογή, το πολύ τριάντα. Μετά από αυτό ο σύνδεσμος παύει να ισχύει.
- Όριο μεταφορτώσεων. Είκοσι αρχεία από προεπιλογή. Μόλις φτάσουν, ο σύνδεσμος σταματά να δέχεται άλλα.
- Η δική σας ανάκληση. Το Κλείσιμο συνδέσμου τον κλείνει αμέσως, και όποιος τον ανοίξει μετά ενημερώνεται ότι δεν λειτουργεί πλέον.
Πόσους συνδέσμους μπορείτε να έχετε ανοιχτούς ταυτόχρονα εξαρτάται από το πρόγραμμά σας. Αν έχετε φτάσει στο όριο, κλείστε έναν που δεν χρειάζεστε πια.
Παραλαβή εγγράφων μέσω email
Αν ο χώρος εργασίας σας έχει διεύθυνση παραλαβής, την έχει και ο σύνδεσμος: προωθήστε σε αυτήν το email του πελάτη και τα συνημμένα φτάνουν στο έγγραφο, γεμίζοντας με τη σειρά τις κενές θέσεις. Τα αρχεία που δεν μπορούμε να διαβάσουμε (μια εικόνα υπογραφής, ένα έγγραφο γραφείου) παραλείπονται και καταγράφονται στο ιστορικό του συνδέσμου, ώστε να βλέπετε τι έφτασε και να ζητήσετε ό,τι λείπει.
Επόμενα βήματα
Μόλις φτάσουν τα αρχεία, συνεχίστε ως συνήθως: ελέγξτε τα αναγνωρισμένα δεδομένα και δημιουργήστε το έγγραφο (δείτε Συμπλήρωση εγγράφου από σαρώσεις). Αν ένα σύνολο εγγράφων τροφοδοτεί πολλά έγγραφα, ομαδοποιήστε τα σε μια υπόθεση ώστε οι σαρώσεις να διαβάζονται μία φορά.