Υποθέσεις

Μία συναλλαγή, πολλά έγγραφα

Μια συναλλαγή σπάνια είναι ένα μόνο χαρτί. Μια μίσθωση συνοδεύεται από πρωτόκολλο παράδοσης και συχνά από ένα τιμολόγιο, και τα τρία συμπληρώνονται από τις ίδιες λίγες σαρώσεις. Μια υπόθεση είναι αυτή η συναλλαγή: ανεβάζετε τα έγγραφα μία φορά, και κάθε πρότυπο της υπόθεσης διαβάζει τις ίδιες τιμές.

Ορίστε το πακέτο μία φορά

Ένας τύπος υπόθεσης είναι το σύνολο των προτύπων που ετοιμάζετε πάντα μαζί, με τη σειρά που τα ετοιμάζετε: η «μίσθωση κατοικίας» είναι η μίσθωση, το πρωτόκολλο και το τιμολόγιο. Τον ορίζετε μία φορά, και από εκεί και πέρα η έναρξη μιας υπόθεσης είναι δύο πεδία: ποιο πακέτο, και πώς να ονομάσετε αυτή τη συναλλαγή.

Δημιουργείτε έναν τύπο υπόθεσης επιτόπου, στις Υποθέσεις, στο μπλοκ Νέος τύπος υπόθεσης: εισαγάγετε ένα όνομα, επιλέξτε τα πρότυπα που αποτελούν το πακέτο και πατήστε Δημιουργία τύπου. Ο αριθμός δίπλα σε ένα επιλεγμένο πρότυπο είναι η θέση του στο πακέτο - η σειρά με την οποία εμφανίζονται και δημιουργούνται τα έγγραφα. Ο νέος τύπος εμφανίζεται αμέσως στην Έναρξη υπόθεσης.

Ανεβάστε μία φορά για όλο το πακέτο

Η υπόθεση ζητά την ένωση όσων χρειάζονται τα πρότυπά της, ανά είδος εγγράφου. Αν και τα τρία πρότυπα θέλουν ένα απόσπασμα τίτλου ιδιοκτησίας, η υπόθεση το ζητά μία φορά. Στείλτε το μία φορά, και κάθε έγγραφο που το χρειαζόταν το έχει.

Κάθε τιμή διαβάζεται μία φορά και φέρει την πηγή της, ακριβώς όπως πριν. Διορθώστε ένα όνομα σε ένα έγγραφο και η διόρθωση μεταφέρεται στα άλλα, εκτός αν εκείνο το άλλο έγγραφο φέρει ήδη μια δική του διόρθωση, η οποία μένει ανέγγιχτη. Αυτός είναι ο κανόνας σε μία γραμμή: μια τιμή ανήκει στην υπόθεση, και μια σκόπιμη διαφορά παραμένει σκόπιμη διαφορά.

Όταν δεν χρειάζονται σαρώσεις

Δεν διαβάζει κάθε πρότυπο σαρώσεις: μια αίτηση ή μια εντολή συχνά συμπληρώνεται πιο γρήγορα με το χέρι. Τότε το Τι να ανεβάσετε λέει ότι δεν χρειάζονται σαρώσεις, και κάθε έγγραφο στα Έγγραφα στο πακέτο έχει ένα κουμπί Συμπλήρωση. Ανοίγει τη συνηθισμένη συμπλήρωση του ίδιου του εγγράφου: εισαγάγετε τα δεδομένα, ελέγξτε τα και πάρτε το έτοιμο έγγραφο. Μόνο οι τιμές που διαβάστηκαν από σαρώσεις μεταφέρονται μεταξύ των εγγράφων μιας υπόθεσης: τα πεδία που πληκτρολογούνται με το χέρι συμπληρώνονται σε κάθε έγγραφο χωριστά.

Συνθέστε το πακέτο

Η Σύνθεση πακέτου δημιουργεί τα έγγραφα των οποίων τα δεδομένα έχουν ήδη συμπληρωθεί και περιμένουν έλεγχο. Πριν την πατήσετε, η οθόνη λέει πόσα είναι, γιατί αυτό είναι και το κόστος: ένα πακέτο τεσσάρων είναι τέσσερις δημιουργίες. Δίπλα βλέπετε πόσα έγγραφα χρειάζονται ακόμη συμπλήρωση: το κουμπί τα αφήνει ανέγγιχτα. Αν δεν έχει συμπληρωθεί κανένα ακόμη, το DocuTract το λέει αντί να μην κάνει σιωπηλά τίποτα. Αν στο πρόγραμμά σας δεν απομένουν τόσα, δεν δημιουργείται τίποτα και σας δείχνονται οι δύο αριθμοί, αντί να καταλήξετε με μισό πακέτο.

Τα έτοιμα έγγραφα κατεβαίνουν ένα-ένα ή ως ένα ενιαίο zip.

Η κατάσταση της υπόθεσης

Η κατάσταση μιας υπόθεσης ακολουθεί τις καταστάσεις των εγγράφων της, ώστε να αντιστοιχεί πάντα σε ό,τι συμβαίνει:

• Πρόχειρο — δεν έχει συμβεί τίποτα ακόμη·
• Συλλογή εγγράφων — μια σάρωση μεταφορτώνεται ή διαβάζεται·
• Έλεγχος δεδομένων — τουλάχιστον ένα έγγραφο έχει τα δεδομένα του, και το πακέτο δεν είναι ακόμη πλήρες·
• Το πακέτο είναι έτοιμο — κάθε έγγραφο έχει δημιουργηθεί·
• Κάτι απέτυχε — ένα από τα έγγραφα δεν μπόρεσε να ετοιμαστεί.

Κάθε αρχείο στο αρχείο zip του πακέτου ονομάζεται από το πρότυπό του και τον αριθμό εγγράφου, για παράδειγμα zaiava-na-vidpustku-doc-26-0001.docx, ώστε τα αρχεία να ξεχωρίζουν εύκολα.

Τι δεν άλλαξε

Ένα έγγραφο παραμένει έγγραφο: ανοίγει στη δική του οθόνη, οι τιμές του διορθώνονται εκεί, και ένα πρότυπο που συμπληρώνεται μόνο του λειτουργεί ακριβώς όπως πριν. Κάθε έγγραφο ζει σε μια υπόθεση, ακόμη και όσα ξεκινάτε μεμονωμένα, αλλά μια υπόθεση με ένα έγγραφο συμπεριφέρεται ακριβώς όπως ένα έγγραφο.

Σχετικά

• Ελέγξτε ότι τα έγγραφα μιας υπόθεσης συμφωνούν μεταξύ τους: Διασταυρωτικοί έλεγχοι.
• Επαναχρησιμοποιήστε τον ίδιο εκμισθωτή ή εργοδότη σε πολλές υποθέσεις: Ο κατάλογος μερών.
• Πολλές συναλλαγές μαζί: Μαζική δημιουργία.