Ενσωματώσεις CRM

Τι κάνει

Μια ενσωμάτωση CRM συνδέει το DocuTract με το CRM όπου βρίσκονται οι συμφωνίες, οι επαφές και οι εταιρείες σας. Ορίζετε μία φορά ποιο πεδίο μιας εγγραφής του CRM συμπληρώνει ποιο πεδίο ενός προτύπου. Από εκεί και πέρα, ένα έγγραφο δημιουργείται από μια εγγραφή με ένα κλικ ή αυτόματα όταν συμβαίνει κάτι στο CRM, και το τελικό αρχείο επισυνάπτεται στην ίδια εγγραφή. Αν ένα CRM δεν δέχεται αρχεία, στην εγγραφή μένει αντί γι' αυτό ένας σύνδεσμος προς το έγγραφο.

Τι είναι διαθέσιμο τώρα

Προσθέτουμε έτοιμες συνδέσεις με CRM μία μία, καθεμιά δοκιμασμένη με βάση την τεκμηρίωση του ίδιου του παρόχου. Μέχρι να λειτουργήσει η πρώτη, η οθόνη ενσωματώσεων δείχνει Οι ενοποιήσεις με CRM έρχονται αντί για κουμπιά που δεν θα λειτουργούσαν, και κάθε CRM εμφανίζεται εκεί μόλις είναι έτοιμο. Αν το σύστημά σας δεν υπάρχει ακόμη στη λίστα, μπορείτε να το συνδέσετε μόνοι σας με το API και τα webhooks, απευθείας ή μέσω Zapier, Make ή n8n.

Ποιος ρυθμίζει

Ανοίξτε το μενού με τη διεύθυνσή σας πάνω δεξιά και επιλέξτε Ενσωματώσεις. Η ενότητα CRM είναι πρώτη, το API και τα webhooks από κάτω.

• Μόνο οι κάτοχοι και οι διαχειριστές ενός χώρου εργασίας συνδέουν και αποσυνδέουν λογαριασμούς, αντιστοιχίζουν πεδία και προσθέτουν κανόνες αυτοματισμού. Τα υπόλοιπα μέλη βλέπουν τους συνδεδεμένους λογαριασμούς και το αρχείο καταγραφής.
• Οι ενσωματώσεις CRM ανήκουν στα προγράμματα Pro και Team· το API, τα webhooks και οι εφαρμογές no-code (Zapier, Make, n8n) χρειάζονται Team. Σε άλλο πρόγραμμα η οθόνη προτείνει Δείτε τα προγράμματα αντί για σύνδεση.

Σύνδεση λογαριασμού

Στην ενότητα Διαθέσιμα για σύνδεση, πατήστε Σύνδεση δίπλα στο CRM σας. Η γραμμή κάτω από το όνομα δείχνει πώς συνδέεται:

• Είσοδος μέσω του CRM: μεταβαίνετε στη σελίδα σύνδεσης του ίδιου του CRM, επιλέγετε τον λογαριασμό, εγκρίνετε την πρόσβαση που ζητά το DocuTract και επιστρέφετε στην οθόνη ενσωματώσεων. Τον κωδικό σας στο CRM δεν τον βλέπουμε ποτέ.
• Με κλειδί API: επικολλήστε στο πεδίο Κλειδί API το κλειδί που δημιουργήσατε στις ρυθμίσεις του CRM. Το ελέγχουμε στο CRM πριν το αποθηκεύσουμε και το φυλάμε κρυπτογραφημένο.

Αν το CRM φυλά δεδομένα σε περισσότερες περιοχές, επιλέξτε πρώτα τη δική σας στο πεδίο Περιοχή δεδομένων. Ο λογαριασμός εμφανίζεται έπειτα στην ενότητα Συνδεδεμένοι λογαριασμοί, και το Άνοιγμα οδηγεί στις ρυθμίσεις του.

Αντιστοίχιση πεδίων

Στη σελίδα του λογαριασμού, το μπλοκ Αντιστοίχιση πεδίων συνδέει το CRM με ένα πρότυπο:

1. Επιλέξτε Τύπος εγγραφής (μια συμφωνία, μια επαφή, ό,τι έχει το CRM σας) και Πρότυπο.
2. Δίπλα σε κάθε πεδίο του προτύπου, επιλέξτε το πεδίο του CRM που το συμπληρώνει. Η λίστα έχει αναζήτηση, και τα προσαρμοσμένα πεδία του CRM είναι σημειωμένα. Ένα πεδίο που μένει Χωρίς αντιστοίχιση μένει κενό στο έγγραφο· μια ημερομηνία ή ένας αριθμός που το DocuTract συμπληρώνει μόνο του δεν χρειάζεται πεδίο του CRM.
3. Πατήστε Αποθήκευση αντιστοίχισης.

Μια αντιστοίχιση ανήκει σε ένα πρότυπο και έναν τύπο εγγραφής, οπότε το ίδιο πρότυπο μπορεί να συμπληρώνεται από μια συμφωνία και, χωριστά, από μια επαφή. Αν στο μεταξύ προσθέσατε πεδία στο CRM, το Ανανέωση πεδίων από το CRM φέρνει ξανά τη λίστα.

Δοκιμή με εγγραφή

Στο μπλοκ Δοκιμή με εγγραφή, πληκτρολογήστε το ID μιας πραγματικής εγγραφής από το CRM σας (φαίνεται στη διεύθυνση ή στα στοιχεία της εγγραφής) και πατήστε Δημιουργία εγγράφου. Το DocuTract διαβάζει την εγγραφή, δημιουργεί το έγγραφο με την αποθηκευμένη αντιστοίχιση και το επισυνάπτει στην εγγραφή. Το Άνοιγμα εγγράφου ανοίγει το αποτέλεσμα, ώστε να ελέγξετε κάθε τιμή πριν βασιστείτε στην αντιστοίχιση.

Κανόνες αυτοματισμού

Ένας κανόνας δημιουργεί έγγραφα χωρίς να πατήσει κανείς τίποτα: όταν το CRM αναφέρει ένα συγκεκριμένο συμβάν για εγγραφή συγκεκριμένου τύπου, δημιουργείται από αυτήν έγγραφο με συγκεκριμένο πρότυπο. Στην ενότητα Αυτοματισμός, επιλέξτε Τύπος εγγραφής και Πρότυπο, γράψτε το Συμβάν CRM ακριβώς όπως το στέλνει το CRM (για παράδειγμα deal.won), αφήστε επιλεγμένο το Επισύναψη του εγγράφου στην εγγραφή αν το αρχείο πρέπει να επιστρέψει στην εγγραφή, και πατήστε Προσθήκη κανόνα.

Ένας κανόνας λειτουργεί μόνο όταν υπάρχει αποθηκευμένη αντιστοίχιση για το πρότυπο και τον τύπο εγγραφής του. Ορισμένα CRM δεν στέλνουν συμβάντα· για αυτά η ενότητα το λέει και οι κανόνες δεν είναι διαθέσιμοι.

Το αρχείο καταγραφής

Το Αρχείο καταγραφής δείχνει όλα όσα έκανε η σύνδεση: ένα συμβάν που ελήφθη, μια εγγραφή που διαβάστηκε, ένα έγγραφο που δημιουργήθηκε, ένα αρχείο που επισυνάφθηκε. Κάθε γραμμή δείχνει αν ξεκίνησε χειροκίνητα, μέσα από το CRM ή από κανόνα, πότε, για ποια εγγραφή και πώς τελείωσε. Ένα βήμα που απέτυχε εξηγεί τον λόγο με απλά λόγια, για παράδειγμα ότι το CRM δεν έχει εγγραφή με αυτό το ID· αν το CRM είναι απλώς απασχολημένο, ξαναδοκιμάζουμε μόνοι μας. Το Ανανέωση φορτώνει ξανά τη λίστα.

Αποσύνδεση

Το Αποσύνδεση δίπλα σε έναν λογαριασμό ζητά επιβεβαίωση, και στη συνέχεια:

• η πρόσβασή μας στο CRM ανακαλείται και τα κλειδιά πρόσβασης διαγράφονται αμέσως·
• οι αντιστοιχίσεις πεδίων, οι κανόνες αυτοματισμού και οι αποθηκευμένες στην κρυφή μνήμη λίστες πεδίων διαγράφονται εντός 10 ημερών· η ημερομηνία φαίνεται δίπλα στον λογαριασμό·
• τα έγγραφα που έχουν ήδη δημιουργηθεί μένουν εκεί που είναι: στον χώρο εργασίας σας και επισυναμμένα στο CRM.

Το ίδιο συμβαίνει αν αφαιρέσετε την εφαρμογή μας μέσα από το CRM. Αν το CRM πάψει να δέχεται τη σύνδεση, ο λογαριασμός σημειώνεται ως Χρειάζεται νέα σύνδεση, και το Νέα σύνδεση την αποκαθιστά.

Ποια δεδομένα πηγαίνουν πού

• Κατά τη δημιουργία ενός εγγράφου διαβάζουμε μόνο την εγγραφή που επιλέξατε (ή εκείνη στην οποία αντέδρασε ένας κανόνας), και μόνο τα αντιστοιχισμένα πεδία.
• Για την οθόνη αντιστοίχισης διαβάζουμε τη λίστα πεδίων του CRM: ονόματα και τύπους, ποτέ τις τιμές των εγγραφών σας. Η λίστα μένει στην κρυφή μνήμη για λίγες ώρες.
• Στέλνουμε πίσω το τελικό έγγραφο (ή έναν σύνδεσμο προς αυτό) και το ελάχιστο που χρειάζεται η ανταλλαγή, όπως το ID της εγγραφής και την κατάσταση.
• Δεν κρατάμε αντίγραφο των εγγραφών του CRM σας. Οι τιμές που διαβάστηκαν γίνονται μέρος του εγγράφου, το οποίο φυλάσσεται όπως τα υπόλοιπα έγγραφά σας.
• Τα tokens πρόσβασης και τα κλειδιά API φυλάσσονται κρυπτογραφημένα και μόνο μέχρι την αποσύνδεση.
• Το CRM είναι πάροχος που επιλέξατε εσείς και με τον οποίο έχετε δική σας σύμβαση· δεν είναι υπεργολάβος επεξεργασίας μας. Λεπτομέρειες υπάρχουν στην πολιτική απορρήτου.