Πρώτα βήματα με το DocuTract

Τι κάνει το DocuTract

Το DocuTract μετατρέπει τη γραφειοκρατία των εγγράφων σε μία ενέργεια. Του δίνετε ένα πρότυπο .docx μία φορά και μετά, για κάθε νέα συναλλαγή, ανεβάζετε τις σαρώσεις που χρειάζεται: ένα διαβατήριο, ένα απόσπασμα, ένα τιμολόγιο. Το DocuTract διαβάζει το κείμενο, συμπληρώνει τα σωστά ονόματα, ημερομηνίες και ποσά και σας δίνει ένα έτοιμο έγγραφο σε .docx και PDF.

Κάθε τιμή κρατά σημείωση για το από πού προήλθε: το έγγραφο και τη σελίδα όπου διαβάστηκε. Έτσι, όταν κάποιος ρωτήσει «από πού βγήκε αυτός ο αριθμός;», υπάρχει πάντα απάντηση.

Τρεις τρόποι να αποκτήσετε πρότυπο

Ένα πρότυπο είναι το έγγραφό σας με τα μεταβλητά σημεία σημειωμένα ως πεδία, συν μια λίστα με τις σαρώσεις που συμπληρώνουν αυτά τα πεδία. Μπορείτε να αποκτήσετε ένα με τρεις τρόπους:

1. Ξεκινήστε από έντυπο με {{fields}}. Γράψτε {{tenant_full_name}} ή {{contract_date}} στο Word όπου αλλάζει το κείμενο, ανεβάστε το αρχείο και πείτε στο DocuTract από πού προέρχεται κάθε πεδίο. Δείτε Δημιουργία προτύπου από έντυπο.
2. Ξεκινήστε από έτοιμο έγγραφο. Ανεβάστε μια σύμβαση που έχετε ήδη υπογράψει, με πραγματικά ονόματα μέσα. Η τεχνητή νοημοσύνη προτείνει ποιες τιμές αλλάζουν από συναλλαγή σε συναλλαγή και τις μετατρέπει σε πεδία· εσείς αποφασίζετε ποιες προτάσεις θα κρατήσετε. Δείτε Δημιουργία προτύπου από έτοιμο έγγραφο.
3. Πάρτε ένα έτοιμο πρότυπο από τη βιβλιοθήκη. Συνηθισμένα έντυπα όπως αποφάσεις πρόσληψης, πρωτόκολλα εργασιών, τιμολόγια και μισθωτήρια είναι ήδη έτοιμα. Δείτε Έτοιμα πρότυπα.

Συμπλήρωση εγγράφου σε τέσσερα βήματα

Μόλις υπάρχει πρότυπο, κάθε έγγραφο ακολουθεί την ίδια διαδρομή:

1. Επιλέξτε πρότυπο. Στη σελίδα Πρότυπα πατήστε Συμπλήρωση σε αυτό που χρειάζεστε.
2. Ανεβάστε τις σαρώσεις. Κάθε απαιτούμενο έγγραφο έχει τη δική του θέση. Γίνονται δεκτά PNG, JPG και PDF, και ένα έγγραφο μπορεί να έχει πολλές σελίδες.
3. Ελέγξτε τα δεδομένα. Το DocuTract δείχνει τι αναγνώρισε, με ένα χρώμα βεβαιότητας για κάθε τιμή, ώστε να ξέρετε πού να κοιτάξετε πρώτα. Διορθώστε ό,τι είναι λάθος και πατήστε Αποθήκευση και συνέχεια.
4. Λήψη. Το έτοιμο έγγραφο είναι διαθέσιμο σε δευτερόλεπτα: Λήψη .docx ή Λήψη PDF.

Ο πλήρης οδηγός βρίσκεται στο Συμπλήρωση εγγράφου από σαρώσεις.

Πού να πάτε στη συνέχεια

• Έγγραφα με λίστα αγαθών ή υπηρεσιών: Πίνακες με μεταβλητό αριθμό γραμμών.
• Όροι που εμφανίζονται μόνο κάποιες φορές: Μπλοκ υπό όρους και εκδόσεις προτύπων.
• Πολλά έγγραφα από ένα σύνολο σαρώσεων: Υποθέσεις.
• Αφήστε τον πελάτη σας να ανεβάσει τα έγγραφα: Συλλογή εγγράφων από τον πελάτη.
• Πολλά έγγραφα μαζί: Μαζική δημιουργία.
• Προγράμματα και όρια: Χρέωση και προγράμματα.

Αν κάτι δεν είναι σαφές, οι Συχνές ερωτήσεις απαντούν στις πιο συνηθισμένες απορίες και η σελίδα επικοινωνίας σας φέρνει σε επαφή με έναν άνθρωπο μέσα σε μία εργάσιμη ημέρα.