Δημιουργία προτύπου από έντυπο

Τι είναι ένα έντυπο

Ένα έντυπο είναι ένα συνηθισμένο έγγραφο Word (.docx) στο οποίο κάθε κομμάτι κειμένου που αλλάζει από το ένα έγγραφο στο άλλο αντικαθίσταται από ένα σύμβολο θέσης μέσα σε διπλά άγκιστρα:

Κίεβο, {{contract_date}}

{{landlord_full_name}} (ο Εκμισθωτής) και {{tenant_full_name}} (ο Μισθωτής)
συμφώνησαν τα εξής…

Η μορφοποίηση, η αρίθμηση, οι κεφαλίδες και οι πίνακες μένουν ακριβώς όπως τα φτιάξατε στο Word. Το DocuTract απλώς αντικαθιστά τα σύμβολα θέσης με τιμές.

Ονομασία συμβόλων θέσης

• Χρησιμοποιήστε πεζά λατινικά γράμματα, ψηφία και κάτω παύλες: {{tenant_full_name}}, {{rent_amount}}.
• Φροντίστε το όνομα να λέει τι μπαίνει εκεί. Το {{field1}} λειτουργεί, αλλά σε έναν μήνα δεν θα θυμάστε τι σημαίνει.
• Το ίδιο όνομα που χρησιμοποιείται δύο φορές παίρνει την ίδια τιμή και τις δύο φορές. Αυτό βολεύει για ένα όνομα που εμφανίζεται στο προοίμιο και ξανά στο σημείο των υπογραφών.
• Πληκτρολογήστε κάθε σύμβολο θέσης μονομιάς. Αν το Word υπογραμμίσει ή διορθώσει αυτόματα κάποιο μέρος του, πληκτρολογήστε το ξανά ολόκληρο αντί να επεξεργαστείτε τη μέση του.
• Για πίνακα με μεταβλητό αριθμό γραμμών, χρησιμοποιήστε τη μορφή με τελεία {{items.name}}. Δείτε Πίνακες με μεταβλητό αριθμό γραμμών.

Δημιουργία του προτύπου

Ανοίξτε τα Πρότυπα και πατήστε Δημιουργία προτύπου.

Ο επεξεργαστής έχει μερικές ενότητες, από πάνω προς τα κάτω.

1. Βασικά

Δώστε στο πρότυπο ένα Όνομα προτύπου, μια Κατηγορία και, αν θέλετε, μια Περιγραφή. Σας βοηθούν να βρείτε το πρότυπο αργότερα· δεν επηρεάζουν το έγγραφο. Πατήστε Δημιουργία προτύπου: το έντυπο και τα πεδία γίνονται διαθέσιμα μόλις υπάρξει το πρότυπο.

2. Απαιτούμενες σαρώσεις

Είναι τα έγγραφα που θα ανεβάσει όποιος συμπληρώνει το πρότυπο: ένα διαβατήριο, ένα απόσπασμα τίτλου ιδιοκτησίας, ένα πληρεξούσιο. Το καθένα είναι μια θέση. Πατήστε Προσθήκη απαιτούμενης σάρωσης, επιλέξτε έναν τύπο από τον κατάλογο ή Δημιουργία νέου τύπου ανεβάζοντας ένα δείγμα σελίδας, ώστε η τεχνητή νοημοσύνη να εντοπίσει τα πεδία του. Σημειώστε κάθε θέση ως Υποχρεωτική ή προαιρετική και βάλτε τις στη σειρά με την οποία συνήθως τις έχουν οι χρήστες.

Οι τύποι συστήματος στον κατάλογο ακολουθούν τη γλώσσα της διεπαφής σας: στα αγγλικά βλέπετε αγγλικά έγγραφα, στα ουκρανικά τα ουκρανικά. Οι δικοί σας τύποι εμφανίζονται πάντα, και ένας τύπος συστήματος που χρησιμοποιεί ήδη κάποιο πρότυπό σας παραμένει διαθέσιμος αφού αλλάξετε γλώσσα.

3. Το έντυπο .docx

Σύρετε το .docx σας στην περιοχή μεταφόρτωσης (έγγραφο Word έως 10 MB). Το DocuTract βρίσκει κάθε σύμβολο θέσης και τα παραθέτει. Μπορείτε να κατεβάσετε το έντυπο ή να το αντικαταστήσετε αργότερα· η αντικατάσταση εντοπίζει ξανά τα σύμβολα θέσης.

4. Αντιστοίχιση πεδίων

Για κάθε σύμβολο θέσης επιλέγετε μια Πηγή:

• Πεδίο σάρωσης. Επιλέξτε μια θέση και το πεδίο που θα διαβαστεί από αυτήν, για παράδειγμα το ονοματεπώνυμο του διαβατηρίου. Η τιμή αναγνωρίζεται από τη σάρωση που ανεβαίνει και η σελίδα της απομνημονεύεται.
• Τιμή συστήματος. Συμπληρώνεται αυτόματα: Ημερομηνία, Ώρα, Ημερομηνία και ώρα, Αριθμός εγγράφου ή Τρέχων χρήστης. Οι ημερομηνίες και οι ώρες έχουν Μορφή, όπως 15.06.2026 ή 15 Ιουνίου 2026.
• Χειροκίνητη εισαγωγή. Όποιος συμπληρώνει το έγγραφο την πληκτρολογεί. Χρησιμοποιήστε τη για ό,τι δεν περιέχει καμία σάρωση: το ποσό του μισθώματος, τη διάρκεια, έναν ειδικό όρο.

Δίπλα σε κάθε σύμβολο θέσης υπάρχει ένα Όνομα πεδίου: πώς ονομάζεται το πεδίο για όποιον συμπληρώνει το έγγραφο και στη σελίδα του έτοιμου εγγράφου («Ονοματεπώνυμο εργαζομένου» αντί για employee_full_name). Αν μείνει κενό, εμφανίζεται το ίδιο το σύμβολο θέσης.

Πατήστε Αποθήκευση προτύπου. Το πρότυπο είναι έτοιμο για συμπλήρωση: βρείτε το στον κατάλογο και πατήστε Συμπλήρωση.

Συμβουλές

• Ξεκινήστε από λίγα. Αντιστοιχίστε πρώτα τα πεδία που προέρχονται από σαρώσεις· όλα τα άλλα μπορούν να είναι χειροκίνητη εισαγωγή και να αλλάξουν αργότερα.
• Μία θέση ανά έγγραφο. Αν το πρότυπο χρειάζεται δύο διαβατήρια (εκμισθωτή και μισθωτή), προσθέστε δύο θέσεις ώστε κάθε τιμή να ξέρει από ποιο διαβατήριο προήλθε.
• Η αλλαγή του προτύπου είναι ασφαλής. Ένα νέο έντυπο ή μια αλλαγμένη αντιστοίχιση δημιουργεί νέα έκδοση προτύπου· τα έγγραφα που έχετε ήδη φτιάξει κρατούν την έκδοση με την οποία δημιουργήθηκαν. Δείτε Μπλοκ υπό όρους και εκδόσεις προτύπων.
• Δεν έχετε ακόμη έντυπο; Ανεβάστε στη θέση του ένα έτοιμο έγγραφο και αφήστε την τεχνητή νοημοσύνη να προτείνει τα πεδία: Δημιουργία προτύπου από έτοιμο έγγραφο.