Διασταυρωτικοί έλεγχοι μεταξύ εγγράφων

Εντοπίστε την ασυμφωνία πριν από την υπογραφή

Επειδή το DocuTract καταγράφει από πού προήλθε κάθε τιμή, μπορεί να συγκρίνει τις τιμές μεταξύ τους. Όταν δύο έγγραφα μιας υπόθεσης διαφωνούν, ενημερώνεστε πριν δημιουργήσετε οτιδήποτε, όχι αφού κάποιος υπογράψει.

Τι ελέγχεται

Τους ελέγχους τους ορίζετε εσείς, σε ένα πρότυπο ή σε έναν τύπο υπόθεσης. Πέντε είδη καλύπτουν ό,τι πραγματικά πηγαίνει στραβά στη γραφειοκρατία:

• Οι τιμές συμφωνούν. Το όνομα στο απόσπασμα έναντι του ονόματος στο πιστοποιητικό, η εταιρεία στην κεφαλίδα έναντι της εταιρείας στο μπλοκ υπογραφής. Η σύγκριση είναι επιεικής εκεί που πρέπει: το "Ivanov O. P." και το "Ivanov Oleksandr Petrovych" είναι ένα πρόσωπο, και το «LLC "Romashka"» και το «LLC Romashka» είναι μία εταιρεία.
• Μια ημερομηνία δεν είναι πολύ νωρίς. Ένα απόσπασμα που λήγει πριν τελειώσει η μίσθωση.
• Ένα σύνολο βγαίνει σωστό. Το άθροισμα των γραμμών έναντι του συνόλου, εντός μιας ανοχής που ορίζετε.
• Ένας αριθμός είναι εντός ορίων. Μίσθωμα μηδέν, διάρκεια τετρακοσίων μηνών.
• Ένα πεδίο είναι συμπληρωμένο, και, αν το ζητήσετε, συμπληρωμένο από έγγραφο και όχι πληκτρολογημένο.

Προειδοποίηση ή αποκλεισμός

Κάθε έλεγχος είναι προειδοποίηση ή αποκλεισμός.

• Μια προειδοποίηση εμφανίζεται στην οθόνη ελέγχου και δεν σταματά τίποτα.
• Ένας αποκλεισμός κάνει ακριβώς ό,τι λέει: το έγγραφο δεν δημιουργείται μέχρι κάποιος να αποδεχτεί την απόκλιση.

Τι βλέπετε

Στην οθόνη ελέγχου, πάνω από τις τιμές: τι διαφωνεί, οι δύο τιμές δίπλα-δίπλα, και από ποιο πεδίο και ποια σελίδα προήλθε η καθεμία.

Ένα στοιχείο ελέγχου, η Αποδοχή ως έχει, υπάρχει για την περίπτωση όπου τα χαρτιά είναι σωστά και ο έλεγχος απλώς είναι προσεκτικός.

Η αποδοχή καταγράφεται με το όνομά σας και τη στιγμή. Συνδέεται με τις ακριβείς τιμές που διαφωνούσαν, οπότε αν μία από αυτές αλλάξει αργότερα, ο έλεγχος εκτελείται ξανά και ρωτά ξανά. Αυτό είναι σκόπιμο: αποδεχτήκατε εκείνες τις τιμές, όχι τον κανόνα.

Πότε εκτελούνται οι έλεγχοι

Αφού διαβαστεί μια σάρωση, αφού διορθωθεί μια τιμή, και σε ολόκληρη την υπόθεση κάθε φορά, επειδή μια τιμή που καταλήγει σε ένα έγγραφο μπορεί να επιλύσει μια απόκλιση σε άλλο. Δεν τους εκτελείτε εσείς· είναι απλώς πάντα επίκαιροι.

Συμβουλές

• Ξεκινήστε με προειδοποιήσεις. Μετατρέψτε έναν έλεγχο σε αποκλεισμό μόλις βεβαιωθείτε ότι ενεργοποιείται μόνο όταν κάτι πραγματικά είναι λάθος.
• Ελέγξτε ό,τι πονάει. Ένας έλεγχος στο όνομα και ένας στην ημερομηνία λήξης ενός αποσπάσματος πιάνουν τα περισσότερα πραγματικά λάθη σε μια μίσθωση.