Πολιτική απορρήτου

Η DocuTract («DocuTract», «εμείς») σάς βοηθά να μετατρέψετε ένα πρότυπο εγγράφου και μερικές σαρώσεις σε ένα ολοκληρωμένο, συμπληρωμένο έγγραφο. Η παρούσα Πολιτική Απορρήτου εξηγεί ποια δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα επεξεργαζόμαστε όταν χρησιμοποιείτε την DocuTract στη διεύθυνση docutract.online, για ποιον λόγο τα επεξεργαζόμαστε, καθώς και τις επιλογές και τα δικαιώματα που διαθέτετε. Προορίζεται να διαβάζεται σε συνδυασμό με τους Όρους Παροχής Υπηρεσιών και τη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων.

Ποιος είναι υπεύθυνος για τα δεδομένα σας

Για τα δεδομένα του λογαριασμού και της χρέωσής σας, η DocuTract είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας. Για τα έγγραφα, τις σαρώσεις και τα πρότυπα που ανεβάζετε, εσείς είστε ο υπεύθυνος επεξεργασίας και η DocuTract ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία για λογαριασμό σας - χειριζόμαστε το εν λόγω περιεχόμενο μόνο για την παροχή της υπηρεσίας και μόνο σύμφωνα με τις οδηγίες σας. Η Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων διέπει πλήρως τη σχέση αυτή μεταξύ υπευθύνου επεξεργασίας και εκτελούντος την επεξεργασία.

Ποια δεδομένα επεξεργαζόμαστε

Δεδομένα λογαριασμού - η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, τα αναγνωριστικά ταυτοποίησης από τον πάροχο σύνδεσής σας, το εμφανιζόμενο όνομά σας και η γλώσσα της διεπαφής σας.
Περιεχόμενο χώρου εργασίας - τα πρότυπα, οι σαρώσεις και τα αρχεία πηγής που ανεβάζετε, τα πεδία που ορίζετε και τα έγγραφα που δημιουργεί η DocuTract για εσάς.
Δεδομένα χρέωσης - το πρόγραμμά σας, οι μηνιαίοι μετρητές χρήσης εγγράφων σας, καθώς και τα μεταδεδομένα πληρωμών και τιμολογίων που διαχειρίζεται ο πάροχος υπηρεσιών πληρωμών μας. Δεν αποθηκεύουμε ποτέ πλήρεις αριθμούς καρτών.
Δεδομένα μεμονωμένης αγοράς - εάν αγοράσετε έγγραφο χωρίς λογαριασμό: η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δηλώνετε κατά την πληρωμή και, εφόσον τα ζητήσετε, μια άλλη διεύθυνση για την αποστολή του εγγράφου και τα στοιχεία εταιρείας για την έκδοση τιμολογίου.
Τεχνικά δεδομένα - εγγραφές αρχείων καταγραφής, διεύθυνση IP, πληροφορίες συσκευής και προγράμματος περιήγησης, καθώς και τα συμβάντα που απαιτούνται για τη λειτουργία, την ασφάλεια και την αποσφαλμάτωση της υπηρεσίας.

Πώς χρησιμοποιούμε τα δεδομένα σας

Επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας για να παρέχουμε και να συντηρούμε την DocuTract: για την ταυτοποίησή σας, για την εκτέλεση της εξαγωγής δεδομένων και της δημιουργίας εγγράφων, για την επιβολή των ορίων χρήσης των προγραμμάτων, για την έκδοση τιμολογίων, για την παροχή υποστήριξης, για τη διατήρηση της ασφάλειας της υπηρεσίας και για τη συμμόρφωση με τις νομικές μας υποχρεώσεις. Οι νομικές βάσεις μας είναι η εκτέλεση της σύμβασής μας μαζί σας, το έννομο συμφέρον μας για τη λειτουργία και την ασφάλεια της υπηρεσίας και η συμμόρφωση με τον νόμο.

Τα έγγραφά σας παραμένουν ιδιωτικά

Τα έγγραφα που ανεβάζετε και τα έγγραφα που δημιουργούμε είναι δικά σας. Δεν τα πωλούμε, δεν τα χρησιμοποιούμε για την εκπαίδευση μοντέλων μηχανικής μάθησης και δεν τα κοινοποιούμε σε τρίτους, εκτός από τους υποεκτελούντες την επεξεργασία που είναι απολύτως απαραίτητοι για την παροχή της υπηρεσίας (βλ. κατωτέρω). Η πρόσβαση του προσωπικού μας περιορίζεται σε ό,τι είναι αναγκαίο για την υποστήριξη και τη λειτουργία και καταγράφεται σε αρχείο καταγραφής πρόσβασης.

Υποεκτελούντες την επεξεργασία και φιλοξενία

Η DocuTract βασίζεται σε έναν σύντομο κατάλογο ελεγμένων υποεκτελούντων την επεξεργασία: Hetzner (φιλοξενία διακομιστών στη Γερμανία), Supabase (βάση δεδομένων, σύνδεση και αποθήκευση αρχείων, με φιλοξενία στην Ιρλανδία), Anthropic (αναγνώριση των σαρώσεων και των προτύπων σας με τεχνητή νοημοσύνη), Stripe (πληρωμές) και Zone.eu (αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, Εσθονία). Ο σκοπός καθενός, ο τόπος όπου επεξεργάζεται δεδομένα και οι εγγυήσεις για κάθε διεθνή διαβίβαση ορίζονται στη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων. Η Anthropic διατηρεί τα αρχεία που επεξεργάζεται για έως 30 ημέρες και δεν τα χρησιμοποιεί ποτέ για την εκπαίδευση μοντέλων.

Χρησιμοποιούμε επίσης το PostHog για φιλική προς την ιδιωτικότητα ανάλυση χρήσης του προϊόντος στον ιστότοπό μας, με φιλοξενία στην ΕΕ, το οποίο φορτώνεται μόνο αφού δώσετε τη συγκατάθεσή σας. Μας βοηθά να κατανοήσουμε πώς χρησιμοποιείται ο ιστότοπος· αποκρύπτει όλο το κείμενο και τις καταχωρίσεις σε φόρμες και δεν αποθηκεύει το περιεχόμενο των εγγράφων ή των σαρώσεών σας.

Για διαφημιστικούς σκοπούς, χρησιμοποιούμε το Google Ads (που παρέχεται από την Google Ireland Limited) για να μετράμε την αποτελεσματικότητα του μάρκετινγκ μας και να προσεγγίζουμε άτομα που έχουν επισκεφθεί τον ιστότοπό μας. Η ετικέτα φορτώνεται στις σελίδες μας με χρήση του Google Consent Mode: έως ότου δώσετε τη συγκατάθεσή σας, δεν ορίζει διαφημιστικά cookies και δεν συλλέγει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα — μόνο ανώνυμα σήματα χωρίς cookies ενδέχεται να αποστέλλονται στην Google για σκοπούς μέτρησης. Μόλις δώσετε τη συγκατάθεσή σας, ενδέχεται να ορίσει διαφημιστικά cookies και να διαβιβάσει περιορισμένα δεδομένα στην Google, μεταξύ άλλων εκτός της ΕΕ με κατάλληλες εγγυήσεις· ποτέ δεν λαμβάνει το περιεχόμενο των εγγράφων ή των σαρώσεών σας. Μπορείτε να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας ανά πάσα στιγμή.

Ασφάλεια

Τα δεδομένα κρυπτογραφούνται κατά τη διαβίβαση (TLS) και κατά την αποθήκευση: η βάση δεδομένων μας και ο χώρος αποθήκευσης που περιέχει τα πρότυπα, τις σαρώσεις και τα δημιουργημένα έγγραφά σας κρυπτογραφούνται από τους παρόχους τους. Τα αρχεία φυλάσσονται σε ιδιωτικό χώρο αποθήκευσης, ο οποίος δεν είναι ποτέ δημόσια προσβάσιμος και είναι προσβάσιμος μόνο μέσω βραχύβιων, υπογεγραμμένων συνδέσμων που περιορίζονται στον χώρο εργασίας σας. Μπορείτε να προστατεύσετε τον λογαριασμό σας με έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων, και ο κάτοχος ενός χώρου εργασίας μπορεί να τον καταστήσει υποχρεωτικό για κάθε μέλος· οι δικοί μας διαχειριστές υποχρεούνται να τον χρησιμοποιούν. Η πρόσβαση στα συστήματα παραγωγής είναι περιορισμένη και απαιτεί ταυτοποίηση, και οι αλλαγές στα έγγραφά σας και οι αναγνώσεις τους, καθώς και κάθε πρόσβαση από το προσωπικό μας, καταγράφονται σε αρχείο καταγραφής πρόσβασης στο οποίο επιτρέπεται μόνο η προσθήκη εγγραφών. Η απόδοση (rendering) αρχείων PDF εκτελείται στους δικούς μας διακομιστές.

Πόσο καιρό διατηρούμε τα δεδομένα σας

Διατηρούμε το περιεχόμενο του χώρου εργασίας για όσο διάστημα ο λογαριασμός σας είναι ενεργός, ώστε να μπορεί να λειτουργεί η υπηρεσία. Μπορείτε να διαγράφετε πρότυπα, σαρώσεις και έγγραφα ανά πάσα στιγμή. Μπορείτε να διαγράψετε τον λογαριασμό σας μόνοι σας μέσω της επιλογής Προφίλ → Διαγραφή λογαριασμού: ο λογαριασμός σας, οι χώροι εργασίας στους οποίους ανήκετε μόνο εσείς και όλο το περιεχόμενό τους διαγράφονται αμέσως, και τυχόν εναπομείναντα αντίγραφα (για παράδειγμα, στους υποεκτελούντες την επεξεργασία) εντός 30 ημερών. Τα έγγραφα που δημιουργήσατε σε χώρους εργασίας άλλων ομάδων παραμένουν σε αυτές τις ομάδες. Διατηρούμε μόνο περιορισμένα αρχεία (για παράδειγμα, τιμολόγια) τα οποία οφείλουμε να διατηρούμε για την εκπλήρωση νομικών και λογιστικών υποχρεώσεων. Μπορείτε επίσης να μας ζητήσετε τη διαγραφή του λογαριασμού σας στη διεύθυνση privacy@docutract.online. Τα προσχέδια που ξεκινούν στον ιστότοπό μας χωρίς λογαριασμό διαγράφονται αυτόματα μετά από 24 ώρες. Ένα έγγραφο που εξοφλήθηκε χωρίς λογαριασμό, καθώς και οι σύνδεσμοι προς αυτό, διατηρούνται για 30 ημέρες μετά την πληρωμή· στη συνέχεια, το έγγραφο, οι σαρώσεις και οι συμπληρωμένες τιμές διαγράφονται, και η εγγραφή της αγοράς (ποσό, ημερομηνία, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) διατηρείται ως λογιστικό αρχείο. Το αρχείο καταγραφής πρόσβασης (ποιος είχε πρόσβαση σε ποια δεδομένα, πότε και από πού) διατηρείται για έξι έτη για τη διερεύνηση περιστατικών ασφαλείας και στη συνέχεια διαγράφεται.

Τα δικαιώματά σας

Με την επιφύλαξη του εφαρμοστέου δικαίου, μπορείτε να ασκήσετε τα δικαιώματα πρόσβασης, διόρθωσης, φορητότητας, περιορισμού και εναντίωσης ως προς την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σας ή να ζητήσετε τη διαγραφή τους. Μπορείτε επίσης να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας, όπου η επεξεργασία βασίζεται σε αυτήν, και να υποβάλετε καταγγελία στην αρμόδια εποπτική αρχή σας. Για την άσκηση οποιουδήποτε από αυτά τα δικαιώματα, επικοινωνήστε μαζί μας στη διεύθυνση privacy@docutract.online· απαντούμε εντός των προθεσμιών που ορίζει ο νόμος.

Διεθνείς διαβιβάσεις

Ορισμένοι από τους παρόχους μας επεξεργάζονται δεδομένα εκτός του ΕΟΧ - ιδίως η Anthropic, η οποία αποθηκεύει δεδομένα στις Ηνωμένες Πολιτείες, και η Stripe, η οποία είναι εγκατεστημένη στις Ηνωμένες Πολιτείες· η Supabase φιλοξενεί τα δεδομένα μας στην Ιρλανδία, αλλά είναι εταιρεία των ΗΠΑ. Για τις διαβιβάσεις αυτές βασιζόμαστε στις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής ή, όπου υπάρχει, σε απόφαση επάρκειας (όπως το Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ-ΗΠΑ / EU-US Data Privacy Framework), σε συνδυασμό με τα τεχνικά μέτρα που περιγράφονται ανωτέρω.

Cookies

Η DocuTract χρειάζεται μόνο δύο cookies για να λειτουργεί: ένα cookie συνεδρίας/ταυτοποίησης και ένα απλό cookie κειμένου για τις ρυθμίσεις τοπικότητας, το οποίο απομνημονεύει τη γλώσσα της διεπαφής σας. Τα cookies ανάλυσης και διαφήμισης (PostHog, Google Ads) μπορούν να οριστούν μόνο αφού δώσετε τη συγκατάθεσή σας, όπως περιγράφεται ανωτέρω, και μπορείτε να ανακαλέσετε τη συγκατάθεση αυτή ανά πάσα στιγμή.

Παιδιά

Η DocuTract είναι εργαλείο για επαγγελματική και επιχειρηματική χρήση και δεν απευθύνεται σε παιδιά ηλικίας κάτω των 16 ετών. Δεν συλλέγουμε εν γνώσει μας δεδομένα από παιδιά.

Τροποποιήσεις της παρούσας πολιτικής

Μπορούμε να επικαιροποιούμε την παρούσα Πολιτική Απορρήτου καθώς εξελίσσεται η υπηρεσία. Όταν προβαίνουμε σε ουσιώδη τροποποίηση, αναθεωρούμε την ανωτέρω ημερομηνία «τελευταίας ενημέρωσης» και, όπου ενδείκνυται, σας ειδοποιούμε μέσω της εφαρμογής.

Επικοινωνία

Έχετε ερωτήσεις σχετικά με την παρούσα πολιτική ή τα δεδομένα σας; Γράψτε μας στη διεύθυνση privacy@docutract.online.