Vorlage aus einem fertigen Dokument erstellen
Laden Sie ein echtes, bereits ausgefülltes Dokument hoch; die KI schlägt vor, welche Werte sich zwischen Dokumenten ändern, und Sie entscheiden, welche zu Feldern werden.
Wann Sie das nutzen
Sie haben einen Vertrag, ein Protokoll oder eine Anordnung, die bereits für ein echtes Geschäft ausgefüllt wurde, mit echten Namen und Beträgen und ohne Platzhalter. Jeden veränderlichen Wert von Hand zu markieren, ist langsam und fehleranfällig. Der Assistent erledigt den ersten Durchgang für Sie: Er liest das Dokument und schlägt vor, welche Werte zu Feldern werden sollten.
Er schlägt nur vor. Nichts wird Teil der Vorlage, bevor Sie es bestätigen.
Den Assistenten starten
Öffnen Sie Vorlagen und wählen Sie Aus einem Dokument erstellen. Der Assistent hat drei Schritte.
1. Scankopien
Wählen Sie, welche Scans diese Vorlage ausfüllen sollen: aus dem Katalog oder indem Sie aus einer Beispielseite einen neuen Typ erstellen. Daraus werden die Plätze der Vorlage, also die Unterlagen, die die ausfüllende Person hochlädt.
Die Systemtypen im Katalog richten sich nach der Sprache Ihrer Oberfläche: Auf Deutsch sehen Sie deutsche Dokumente, auf Englisch englische. Ihre eigenen Typen werden immer angezeigt, und ein Systemtyp, den eine Ihrer Vorlagen bereits verwendet, bleibt auch nach einem Sprachwechsel verfügbar.
2. Felder
Haken Sie für jede Scankopie die Felder an, die die Vorlage verwendet: den vollständigen Namen und die Steuernummer aus einem Pass, die Katasternummer aus einem Auszug und so weiter.
3. Beispiel
Laden Sie das fertige Dokument hoch (.docx, bis 10 MB). Die Analyse dauert meist bis zu einer Minute. Ist das Dokument sehr lang, wird nur sein Anfang analysiert, und der Assistent weist Sie darauf hin; prüfen Sie den Entwurf in diesem Fall besonders sorgfältig.
Enthält die Datei bereits {{…}}-Platzhalter, überspringt der Assistent die Vorschläge und fragt nur,
woher jeder Platzhalter seinen Wert bekommt.
Die Vorschläge prüfen
Der Assistent zeigt Vorgeschlagene Platzhalter prüfen: jeden Wert, der sich seiner Meinung nach von Dokument zu Dokument ändert, den gefundenen Text, einen vorgeschlagenen Namen und eine vorgeschlagene Quelle.
Für jeden Vorschlag können Sie:
- Ihn behalten oder verwerfen. Entfernen Sie den Haken bei Diesen Platzhalter behalten, und der Text bleibt als fester Wortlaut in der Vorlage. Der eigene Firmenname im Briefkopf zum Beispiel sollte sich in der Regel nicht ändern.
- Seine Quelle ändern. Ein Feld einer Ihrer Scankopien, ein Systemwert (ein Datum, eine Dokumentnummer) oder die manuelle Eingabe. Die KI schlägt eine Quelle vor; das letzte Wort haben Sie.
Wenn alles passt, klicken Sie auf Vorlage erstellen. Der Assistent schreibt das Dokument um: Die behaltenen Werte werden zu Platzhaltern, der Rest bleibt, wie er war, und die Vorlage öffnet sich im Editor, wo Sie alles anpassen können, genau wie bei einer Vorlage aus einer Vorlagendatei.
Auch Positionstabellen werden erkannt
Leistungsprotokolle, Rechnungen und Lieferscheine enthalten eine Tabelle mit Leistungen oder Waren, und die Zahl der Zeilen ist jedes Mal anders. Der Assistent erkennt eine solche Tabelle: Statt aus jeder Zelle jeder Zeile ein Feld zu machen, wandelt er die Beispielzeilen in eine wiederholbare Zeile mit einem Feld pro Spalte (Bezeichnung, Menge, Preis, Betrag) um und nummeriert die Zeilen automatisch. Beim Ausfüllen fügen Sie so viele Zeilen hinzu, wie Sie brauchen.
Wie diese Zeilen funktionieren, sowohl beim Ausfüllen als auch beim Schreiben eigener Vorlagendateien, steht unter Tabellen mit variabler Zeilenzahl.
Gut zu wissen
- Sie entscheiden. Die KI kann einen Wert übersehen oder einen vorschlagen, der fest bleiben sollte. Lesen Sie die Vorschläge und die entstandene Vorlage, bevor Sie sie für echte Dokumente nutzen.
- Die Werte des Beispiels sickern nicht durch. Werte, die Sie zu Platzhaltern machen, werden aus der Vorlage entfernt; verworfene Werte bleiben wie geschrieben stehen. Verwerfen Sie also nur, was wirklich fester Text ist.
- Was es kostet. Jedes hochgeladene Beispiel wird einmal von der KI analysiert. Das Erstellen von Vorlagen verbraucht nicht Ihr monatliches Dokumentenkontingent; das tun nur erstellte Dokumente (siehe Abrechnung und Tarife).
- Nichts gefunden? Findet die KI keine Werte, die zu Platzhaltern werden könnten, können Sie die Vorlage trotzdem erstellen und der Vorlagendatei später Platzhalter hinzufügen.