Datenschutz und Ihre Daten
Wer über Ihre Dokumente bestimmt, wie sie gespeichert und geschützt werden, welche Unterauftragsverarbeiter wir einsetzen, wie lange wir Daten aufbewahren und wie Sie Ihr Konto löschen.
Ihre Dokumente gehören Ihnen
Für die Dokumente, Scans und Vorlagen, die Sie hochladen, sind Sie der Verantwortliche, und DocuTract handelt als Ihr Auftragsverarbeiter: Wir verarbeiten diese Inhalte nur, um den Dienst zu erbringen, und nur nach Ihren Weisungen. Unser Auftragsverarbeitungsvertrag regelt das im Einzelnen, und die Datenschutzerklärung erklärt, was wir verarbeiten und warum.
Wie Ihre Dateien geschützt sind
- Verschlüsselt übertragen, privat gespeichert. Dateien werden nur über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS) übertragen und in einem privaten Speicher abgelegt, der nur über kurzlebige, eng begrenzte Links erreichbar ist.
- Nur Ihr Arbeitsbereich kann sie öffnen. Dokumente und Vorlagen gehören zu einem Arbeitsbereich; andere Arbeitsbereiche können sie nicht sehen.
- Nie verkauft, nie zum Trainieren von Modellen verwendet. Wir verkaufen oder teilen Ihre Inhalte nicht, und sie werden niemals zum Trainieren von KI-Modellen verwendet.
Unterauftragsverarbeiter
Für die Extraktion und die Erbringung des Dienstes setzen wir eine kleine Zahl von Unterauftragsverarbeitern ein:
- KI-/OCR-Extraktion;
- Authentifizierung und Dateispeicherung;
- PDF-Erstellung;
- ein Zahlungsdienstleister;
- Analyse nach ausdrücklicher Einwilligung.
Die aktuelle Liste mit den Regionen, in denen jeder von ihnen Daten verarbeitet, steht im AVV.
Unterlagen, die Ihre Kunden senden
Wenn ein Kunde Dateien über einen Upload-Link hochlädt, stimmt er zuerst zu, dass die Dateien automatisch ausgelesen werden, um ein Dokument auszufüllen. Diese Dateien werden Teil Ihres Dokuments und genauso behandelt wie die Scans, die Sie selbst hochladen.
Aufbewahrung
Wir bewahren Ihre Inhalte auf, solange Ihr Konto aktiv ist. Wenn Sie Ihr Konto löschen, löschen oder anonymisieren wir Ihre personenbezogenen Daten innerhalb von 30 Tagen, mit Ausnahme von Unterlagen, die wir aus rechtlichen oder buchhalterischen Gründen aufbewahren müssen (etwa Rechnungen).
Ihre Rechte
Sie können jederzeit auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen, sie berichtigen, exportieren oder löschen; wie das geht, erklärt die Datenschutzerklärung.
Um Ihr Konto zu löschen, öffnen Sie die Profileinstellungen und nutzen Sie Konto löschen. Sind Sie Inhaber eines Arbeitsbereichs mit weiteren Mitgliedern, übertragen Sie zuerst dessen Inhaberschaft.
Fragen
Für alles rund um den Datenschutz, was diese Seite und die Datenschutzerklärung nicht beantworten, schreiben Sie uns über die Kontaktseite.