Datenschutzerklärung

DocuTract („DocuTract“, „wir“, „uns“) hilft Ihnen, aus einer Dokumentvorlage und einigen Scans ein fertiges, ausgefülltes Dokument zu machen. Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie DocuTract unter docutract.online nutzen, warum wir sie verarbeiten und welche Wahlmöglichkeiten und Rechte Sie haben. Sie ist zusammen mit unseren Nutzungsbedingungen und unserem Auftragsverarbeitungsvertrag zu lesen.

Wer für Ihre Daten verantwortlich ist

Für Ihre Konto- und Abrechnungsdaten ist DocuTract der Verantwortliche. Für die Dokumente, Scans und Vorlagen, die Sie hochladen, sind Sie der Verantwortliche, und DocuTract handelt als Ihr Auftragsverarbeiter - wir verarbeiten diese Inhalte nur, um den Dienst zu erbringen, und nur nach Ihren Weisungen. Der Auftragsverarbeitungsvertrag regelt dieses Auftragsverarbeitungsverhältnis im Einzelnen.

Was wir verarbeiten

Kontodaten - Ihre E-Mail-Adresse, die Authentifizierungskennungen Ihres Anmeldeanbieters, Ihr Anzeigename und Ihre Oberflächensprache.
Inhalte des Arbeitsbereichs - die Vorlagen, Scans und Quelldateien, die Sie hochladen, die von Ihnen festgelegten Felder und die Dokumente, die DocuTract für Sie erstellt.
Abrechnungsdaten - Ihr Tarif, Ihre monatlichen Zähler der Dokumentennutzung sowie die Zahlungs- und Rechnungsmetadaten, die unser Zahlungsdienstleister verarbeitet. Vollständige Kartennummern speichern wir nie.
Daten zu Einzelkäufen - wenn Sie ein Dokument ohne Konto kaufen: die E-Mail-Adresse, die Sie bei der Zahlung angeben, und, falls Sie dies wünschen, eine weitere Adresse, an die das Dokument gesendet werden soll, sowie die Daten eines Unternehmens für eine Rechnung.
Technische Daten - Protokolleinträge, IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen sowie die Ereignisse, die für den Betrieb, die Sicherheit und die Fehlerbehebung des Dienstes nötig sind.

Wie wir Ihre Daten verwenden

Wir verarbeiten Ihre Daten, um DocuTract bereitzustellen und zu pflegen: um Sie zu authentifizieren, die Extraktion und die Dokumenterstellung durchzuführen, Tarifkontingente durchzusetzen, Rechnungen auszustellen, Support zu leisten, den Dienst sicher zu halten und unsere rechtlichen Pflichten zu erfüllen. Unsere Rechtsgrundlagen sind die Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen, unser berechtigtes Interesse am Betrieb und an der Sicherung des Dienstes sowie die Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Ihre Dokumente bleiben privat

Ihre hochgeladenen Dokumente und die Dokumente, die wir erstellen, gehören Ihnen. Wir verkaufen sie nicht, wir verwenden sie nicht zum Trainieren von Modellen des maschinellen Lernens, und wir geben sie nicht an Dritte weiter, mit Ausnahme der Unterauftragsverarbeiter, die für die Erbringung des Dienstes unbedingt erforderlich sind (siehe unten). Der Zugriff unserer Mitarbeiter ist auf das für Support und Betrieb Notwendige beschränkt und wird in einem Zugriffsprotokoll festgehalten.

Unterauftragsverarbeiter und Hosting

DocuTract stützt sich auf eine kurze Liste geprüfter Unterauftragsverarbeiter: Hetzner (Server-Hosting in Deutschland), Supabase (Datenbank, Anmeldung und Dateispeicherung, gehostet in Irland), Anthropic (KI-Erkennung Ihrer Scans und Vorlagen), Stripe (Zahlungen) und Zone.eu (E-Mail-Versand, Estland). Der Zweck jedes einzelnen, der Ort, an dem er Daten verarbeitet, und die Garantien für jede internationale Übermittlung sind im Auftragsverarbeitungsvertrag dargelegt. Anthropic bewahrt die verarbeiteten Dateien bis zu 30 Tage auf und verwendet sie niemals zum Trainieren von Modellen.

Außerdem nutzen wir PostHog für datenschutzfreundliche Produktanalysen auf unserer Website, gehostet in der EU und erst nach Ihrer Einwilligung geladen. Es hilft uns zu verstehen, wie die Website genutzt wird; es maskiert alle Texte und Formulareingaben und speichert nicht den Inhalt Ihrer Dokumente oder Scans.

Für Werbung nutzen wir Google Ads (bereitgestellt von Google Ireland Limited), um die Wirksamkeit unseres Marketings zu messen und Personen zu erreichen, die unsere Website besucht haben. Das Tag wird auf unseren Seiten mit dem Google Consent Mode geladen: Bis Sie einwilligen, setzt es keine Werbe-Cookies und erhebt keine personenbezogenen Daten — es dürfen lediglich anonyme, cookielose Signale zur Messung an Google gesendet werden. Nach Ihrer Einwilligung kann es Werbe-Cookies setzen und begrenzte Daten an Google übermitteln, auch außerhalb der EU unter geeigneten Garantien; den Inhalt Ihrer Dokumente oder Scans erhält es niemals. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

Sicherheit

Daten werden bei der Übertragung (TLS) und im Ruhezustand verschlüsselt: Unsere Datenbank und der Speicher mit Ihren Vorlagen, Scans und erstellten Dokumenten werden von ihren Anbietern verschlüsselt. Dateien liegen in einem privaten Speicher, der nie öffentlich zugänglich ist und nur über kurzlebige, signierte und auf Ihren Arbeitsbereich beschränkte Links erreichbar ist. Sie können Ihr Konto mit Zwei-Faktor-Authentifizierung schützen, und der Inhaber eines Arbeitsbereichs kann sie von jedem Mitglied verlangen; unsere eigenen Administratoren müssen sie verwenden. Der Zugang zu Produktivsystemen ist beschränkt und authentifiziert, und Änderungen an Ihren Dokumenten und deren Abruf sowie jeder Zugriff unserer Mitarbeiter werden in einem nur erweiterbaren Zugriffsprotokoll festgehalten. Die PDF-Erstellung läuft auf unseren eigenen Servern.

Wie lange wir Ihre Daten aufbewahren

Wir bewahren die Inhalte des Arbeitsbereichs auf, solange Ihr Konto aktiv ist, damit der Dienst funktionieren kann. Sie können Vorlagen, Scans und Dokumente jederzeit löschen. Ihr Konto können Sie selbst unter Profil → Konto löschen löschen: Ihr Konto, die Arbeitsbereiche, denen nur Sie angehören, und deren gesamter Inhalt werden sofort gelöscht, verbleibende Kopien (zum Beispiel bei unseren Unterauftragsverarbeitern) innerhalb von 30 Tagen. Dokumente, die Sie in Arbeitsbereichen anderer Teams erstellt haben, verbleiben bei diesen Teams. Wir bewahren nur begrenzte Unterlagen auf (zum Beispiel Rechnungen), die wir zur Erfüllung gesetzlicher und buchhalterischer Pflichten aufbewahren müssen. Sie können uns auch unter privacy@docutract.online bitten, Ihr Konto zu löschen. Entwürfe, die auf unserer Website ohne Konto begonnen wurden, werden nach 24 Stunden automatisch gelöscht. Ein ohne Konto bezahltes Dokument und die Links dazu werden 30 Tage nach der Zahlung aufbewahrt; danach werden das Dokument, die Scans und die eingegebenen Werte gelöscht, und der Datensatz über den Kauf (Betrag, Datum, E-Mail-Adresse) wird als Buchhaltungsbeleg aufbewahrt. Das Zugriffsprotokoll (wer wann und von wo auf welche Daten zugegriffen hat) wird sechs Jahre lang zur Untersuchung von Sicherheitsvorfällen aufbewahrt und anschließend gelöscht.

Ihre Rechte

Nach Maßgabe des geltenden Rechts können Sie Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten verlangen, sie berichtigen, exportieren, ihre Verarbeitung einschränken, der Verarbeitung widersprechen oder sie löschen lassen. Sie können außerdem eine Einwilligung widerrufen, wenn die Verarbeitung auf ihr beruht, und Beschwerde bei Ihrer Aufsichtsbehörde einlegen. Um eines dieser Rechte auszuüben, wenden Sie sich an privacy@docutract.online; wir antworten innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen.

Internationale Übermittlungen

Einige unserer Anbieter verarbeiten Daten außerhalb des EWR - insbesondere Anthropic, das Daten in den Vereinigten Staaten speichert, und Stripe, das in den Vereinigten Staaten niedergelassen ist; Supabase hostet unsere Daten in Irland, ist aber ein US-Unternehmen. Für diese Übermittlungen stützen wir uns auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder, sofern verfügbar, auf einen Angemessenheitsbeschluss (wie das EU-US Data Privacy Framework), zusammen mit den oben beschriebenen technischen Maßnahmen.

Cookies

DocuTract benötigt zum Funktionieren nur zwei Cookies: ein Sitzungs-/Authentifizierungs-Cookie und ein einfaches Sprach-Cookie, das sich Ihre Oberflächensprache merkt. Analyse- und Werbe-Cookies (PostHog, Google Ads) dürfen, wie oben beschrieben, erst nach Ihrer Einwilligung gesetzt werden, und Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen.

Kinder

DocuTract ist ein Werkzeug für die berufliche und geschäftliche Nutzung und richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren. Wir erheben nicht wissentlich Daten von Kindern.

Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, wenn sich der Dienst weiterentwickelt. Bei einer wesentlichen Änderung passen wir das obige Datum „zuletzt aktualisiert“ an und informieren Sie gegebenenfalls in der App.

Kontakt

Fragen zu dieser Erklärung oder zu Ihren Daten? Schreiben Sie an privacy@docutract.online.