Das Parteienverzeichnis
Speichern Sie einen Vermieter, einen Arbeitgeber oder eine Bankverbindung einmal, mit dem Dokument und dem Datum, aus dem jeder Wert gelesen wurde, und füllen Sie damit das nächste Dokument aus.
Schluss mit dem erneuten Abtippen derselben Personen
Derselbe Vermieter, derselbe Arbeitgeber, dieselbe Bankverbindung, bei jedem Geschäft neu eingetippt. Das Verzeichnis Parteien speichert eine Partei einmal und hält bei jedem Wert fest, aus welchem Dokument und an welchem Tag er gelesen wurde.
Eine Partei speichern
Sobald ein Dokument erstellt ist, zeigt der Bildschirm Dokument fertig den Block Partei im Verzeichnis speichern. Prüfen Sie den Namen der Karte und klicken Sie auf Diese Partei speichern. Die Karte wird aus den bestätigten Werten samt ihren Quellen gebildet: Nichts wird neu eingetippt, und nichts verliert seine Herkunft. Der Block erscheint bei Vorlagen, deren Felder aus Scans kommen (ein Pass, ein Registerauszug): Diese Felder bilden die Karte, auch wenn Sie sie diesmal von Hand eingetippt haben.
Sie wählen, ob es sich um eine Person oder ein Unternehmen handelt, denn beide werden unterschiedlich gesucht: Der Name einer Person wird über die Initialen gefunden, bei einem Unternehmen werden Rechtsform und Anführungszeichen ignoriert.
Aus einer Partei ausfüllen
Wählen Sie beim Vorbereiten des nächsten Dokuments eine Partei, und ihre Felder werden ausgefüllt. Berührt werden nur Felder, die Ihre Vorlage aus einem Scan liest, und nur dort, wo Sie den Wert nicht selbst korrigiert haben: Das Verzeichnis ist ein Ausgangspunkt, niemals eine Korrektur Ihrer Entscheidung.
Warum jeder Wert ein Datum trägt
Eine gespeicherte Bankverbindung ist nützlich. Eine gespeicherte Bankverbindung mit dem Vermerk „gelesen am 3. März“ ist nützlich und ehrlich. Alles, was älter als sechs Monate ist, wird auf der Karte und überall, wo es angeboten wird, mit „bitte erneut prüfen“ markiert. Angeboten wird es trotzdem: Ob es noch stimmt, wissen Sie besser als wir.
Das Ändern eines Werts überschreibt den alten nicht. Der vorherige Wert bleibt als Verlauf erhalten, sodass die Frage „Was stand auf der Karte, als jenes Dokument erstellt wurde?“ eine Antwort hat.
Archivieren
Eine Partei, die nicht mehr aktuell ist, wird archiviert, nicht gelöscht: Bereits erstellte Dokumente verweisen auf die Karte, und diese Verbindung ist es wert, erhalten zu bleiben. Eine archivierte Karte verschwindet aus der Auswahl und bleibt im Bestand.
Welcher Tarif
Das Verzeichnis gehört zum Tarif Pro und höher. Wechselt Ihr Arbeitsbereich in einen Tarif ohne Verzeichnis, behalten Sie, was Sie haben, und können weiter Dokumente daraus ausfüllen; nur das Hinzufügen und Ändern von Karten ist dann nicht mehr möglich. Vergleichen Sie die Tarife auf der Preisseite.