Vorgänge

Ein Geschäft, mehrere Dokumente

Ein Geschäft besteht selten aus nur einem Blatt Papier. Zu einem Mietvertrag gehören ein Übergabeprotokoll und oft eine Rechnung, und alle drei werden aus denselben paar Scans ausgefüllt. Ein Vorgang ist dieses Geschäft: Sie laden die Unterlagen einmal hoch, und jede Vorlage im Vorgang liest dieselben Werte.

Das Paket einmal festlegen

Ein Vorgangstyp ist die Reihe von Vorlagen, die Sie immer gemeinsam erstellen, in der Reihenfolge, in der Sie sie erstellen: „Wohnungsmiete“ besteht aus Mietvertrag, Protokoll und Rechnung. Sie legen ihn einmal fest, und danach braucht ein neuer Vorgang nur zwei Angaben: welches Paket und wie dieses Geschäft heißen soll.

Einen Vorgangstyp erstellen Sie direkt unter Vorgänge im Block Neuer Vorgangstyp: Geben Sie einen Namen ein, haken Sie die Vorlagen an, aus denen das Paket besteht, und klicken Sie auf Typ erstellen. Die Zahl neben einer angehakten Vorlage ist ihr Platz im Paket - die Reihenfolge, in der die Dokumente angezeigt und erstellt werden. Der neue Typ erscheint sofort unter Vorgang starten.

Einmal hochladen für das ganze Paket

Der Vorgang verlangt die Gesamtheit dessen, was seine Vorlagen brauchen, nach Art des Dokuments. Wenn alle drei Vorlagen einen Grundbuchauszug zum Objekt brauchen, fragt der Vorgang nur einmal danach. Senden Sie ihn einmal, und jedes Dokument, das ihn brauchte, hat ihn.

Jeder Wert wird einmal gelesen und trägt seine Quelle, genau wie bisher. Korrigieren Sie einen Namen in einem Dokument, wandert die Korrektur in die anderen, es sei denn, das andere Dokument trägt bereits eine eigene Korrektur; die bleibt unangetastet. Das ist die Regel in einem Satz: Ein Wert gehört zum Vorgang, und ein bewusster Unterschied bleibt ein bewusster Unterschied.

Wenn keine Scans nötig sind

Nicht jede Vorlage liest Scans: Ein Antrag oder eine Anordnung ist oft schneller von Hand ausgefüllt. Dann steht unter Was hochzuladen ist, dass keine Scans nötig sind, und jedes Dokument unter Dokumente im Paket hat eine Schaltfläche Ausfüllen. Sie öffnet das übliche Ausfüllen genau dieses Dokuments: Daten eingeben, prüfen und das fertige Dokument erhalten. Zwischen den Dokumenten eines Vorgangs wandern nur Werte, die aus Scans gelesen wurden: Von Hand eingetippte Felder werden in jedem Dokument einzeln ausgefüllt.

Das Paket zusammenstellen

Paket zusammenstellen erstellt die Dokumente, deren Daten bereits vorliegen und auf Prüfung warten. Bevor Sie klicken, zeigt der Bildschirm, wie viele das sind, denn genau das kostet es auch: Ein Paket aus vier Dokumenten sind vier Generierungen. Daneben sehen Sie, wie viele Dokumente noch ausgefüllt werden müssen: Die Schaltfläche lässt diese aus. Ist noch keines ausgefüllt, sagt DocuTract das, statt stillschweigend nichts zu tun. Hat Ihr Tarif nicht mehr so viele übrig, wird nichts erstellt, und Sie sehen beide Zahlen, statt am Ende mit einem halben Paket dazustehen.

Die fertigen Dokumente laden Sie einzeln oder als eine ZIP-Datei herunter.

Der Status des Vorgangs

Der Status eines Vorgangs folgt dem Status seiner Dokumente und entspricht daher immer dem, was gerade passiert:

• Entwurf — es ist noch nichts passiert;
• Unterlagen werden gesammelt — ein Scan wird hochgeladen oder gelesen;
• Daten prüfen — bei mindestens einem Dokument liegen die Daten vor, und das Paket ist noch nicht vollständig;
• Paket fertig — alle Dokumente sind erstellt;
• Etwas ist fehlgeschlagen — eines der Dokumente konnte nicht erstellt werden.

Jede Datei im Archiv des Pakets ist nach ihrer Vorlage und Dokumentnummer benannt, zum Beispiel zaiava-na-vidpustku-doc-26-0001.docx, damit sich die Dateien leicht unterscheiden lassen.

Was sich nicht geändert hat

Ein Dokument ist weiterhin ein Dokument: Es öffnet sich auf seinem eigenen Bildschirm, seine Werte werden dort korrigiert, und eine einzeln ausgefüllte Vorlage funktioniert genau wie bisher. Jedes Dokument gehört zu einem Vorgang, auch die, die Sie einzeln beginnen, aber ein Vorgang mit nur einem Dokument verhält sich genau wie ein Dokument.

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• Prüfen, ob die Dokumente eines Vorgangs übereinstimmen: Gegenprüfungen.
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