Gegenprüfungen zwischen Dokumenten
Legen Sie Prüfungen fest, die Werte über die Dokumente eines Vorgangs hinweg vergleichen, und erfahren Sie von einer Abweichung vor dem Erstellen, nicht nachdem jemand unterschrieben hat.
Die Abweichung vor der Unterschrift finden
Weil DocuTract festhält, woher jeder Wert stammt, kann es Werte miteinander vergleichen. Wenn zwei Dokumente eines Vorgangs nicht übereinstimmen, erfahren Sie es, bevor Sie etwas erstellen, und nicht erst, nachdem jemand unterschrieben hat.
Was geprüft wird
Die Prüfungen legen Sie selbst fest, an einer Vorlage oder an einem Vorgangstyp. Fünf Arten decken ab, was bei Papierkram tatsächlich schiefgeht:
- Werte stimmen überein. Der Name im Auszug gegen den Name in der Bescheinigung, die Firma im Briefkopf gegen die Firma im Unterschriftsblock. Der Vergleich ist großzügig, wo er es sein sollte: „Ivanov O. P.“ und „Ivanov Oleksandr Petrovych“ sind eine Person, und „LLC "Romashka"“ und „LLC Romashka“ sind eine Firma.
- Ein Datum ist nicht zu früh. Ein Auszug, der abläuft, bevor der Mietvertrag endet.
- Eine Summe geht auf. Die Summe der Positionen gegen den Gesamtbetrag, innerhalb einer von Ihnen festgelegten Toleranz.
- Eine Zahl liegt im Bereich. Eine Miete von null, eine Laufzeit von vierhundert Monaten.
- Ein Feld ist ausgefüllt und, wenn Sie es verlangen, aus einem Dokument übernommen statt eingetippt.
Warnen oder blockieren
Jede Prüfung ist eine Warnung oder eine Sperre.
- Eine Warnung erscheint auf dem Prüfbildschirm und hält nichts auf.
- Eine Sperre tut genau das, was sie sagt: Das Dokument wird nicht erstellt, bis jemand die Abweichung übernimmt.
Was Sie sehen
Auf dem Prüfbildschirm, über den Werten: was nicht übereinstimmt, beide Werte nebeneinander und aus welchem Feld und von welcher Seite jeder stammt.
Ein Bedienelement, So übernehmen, ist für den Fall da, dass die Unterlagen stimmen und die Prüfung einfach nur vorsichtig ist.
Das Übernehmen wird mit Ihrem Namen und dem Zeitpunkt festgehalten. Es ist an genau die Werte gebunden, die abwichen: Ändert sich danach einer davon, läuft die Prüfung erneut und fragt erneut. Das ist Absicht: Sie haben diese Werte übernommen, nicht die Regel.
Wann die Prüfungen laufen
Nachdem ein Scan gelesen wurde, nachdem ein Wert korrigiert wurde, und jedes Mal über den gesamten Vorgang, denn ein Wert, der in einem Dokument landet, kann eine Abweichung in einem anderen auflösen. Sie starten sie nicht selbst; sie sind einfach immer aktuell.
Tipps
- Beginnen Sie mit Warnungen. Machen Sie eine Prüfung erst dann zur Sperre, wenn Sie sicher sind, dass sie nur auslöst, wenn wirklich etwas falsch ist.
- Prüfen Sie, was wehtut. Eine Prüfung auf den Namen und eine auf das Ablaufdatum eines Auszugs fangen die meisten echten Fehler in einem Mietvertrag ab.