Vytvorenie šablóny z predlohy

Čo je predloha

Predloha je obyčajný dokument Word (.docx), v ktorom je každý kúsok textu, ktorý sa mení od jedného dokumentu k druhému, nahradený zástupným symbolom v dvojitých zložených zátvorkách:

Kyiv, {{contract_date}}

{{landlord_full_name}} (the Landlord) and {{tenant_full_name}} (the Tenant)
have agreed as follows…

Formátovanie, číslovanie, hlavičky a tabuľky zostanú presne také, ako ste ich vytvorili vo Worde. DocuTract iba nahradí zástupné symboly hodnotami.

Pomenovanie zástupných symbolov

• Používajte malé latinské písmená, číslice a podčiarkovníky: {{tenant_full_name}}, {{rent_amount}}.
• Názov by mal hovoriť, čo doň patrí. {{field1}} funguje, ale o mesiac si nespomeniete, čo znamená.
• Ten istý názov použitý dvakrát dostane obakrát tú istú hodnotu. To sa hodí pri mene, ktoré sa objaví v úvode a znova v podpisovej časti.
• Každý zástupný symbol napíšte naraz. Ak Word jeho časť podčiarkne alebo automaticky opraví, prepíšte ho celý, namiesto úpravy prostrednej časti.
• Pri tabuľke s premenlivým počtom riadkov použite tvar s bodkou {{items.name}}. Pozrite si Tabuľky s premenlivým počtom riadkov.

Vytvorenie šablóny

Otvorte Šablóny a kliknite na Vytvoriť šablónu.

Editor má niekoľko častí, zhora nadol.

1. Základné údaje

Zadajte šablóne Názov šablóny, Kategória a ak chcete, aj Popis. Pomôžu vám šablónu neskôr nájsť; na dokument nemajú vplyv. Kliknite na Vytvoriť šablónu: predloha a polia budú dostupné, keď šablóna bude existovať.

2. Potrebné skeny

Sú to dokumenty, ktoré nahrá ten, kto bude šablónu vypĺňať: pas, výpis z listu vlastníctva, plná moc. Každý z nich je jedna pozícia. Kliknite na Pridať potrebný sken, vyberte typ z katalógu alebo kliknite na Vytvoriť nový typ a nahrajte vzorovú stranu, aby AI našla jeho polia. Každú pozíciu označte ako Povinný alebo nepovinnú a zoraďte ich v poradí, v akom ich ľudia zvyčajne majú.

Systémové typy v katalógu sa riadia jazykom vášho rozhrania: v angličtine vidíte anglické dokumenty, v ukrajinčine ukrajinské. Vaše vlastné typy sa zobrazujú vždy a systémový typ, ktorý už niektorá z vašich šablón používa, zostane dostupný aj po zmene jazyka.

3. Predloha .docx

Presuňte svoj .docx do oblasti na nahrávanie (dokument Word do 10 MB). DocuTract nájde každý zástupný symbol a zobrazí ich zoznam. Predlohu môžete neskôr stiahnuť alebo nahradiť; po nahradení sa zástupné symboly rozpoznajú znova.

4. Priradenie polí

Pri každom zástupnom symbole vyberiete Zdroj:

• Pole skenu. Vyberte pozíciu a pole, z ktorého sa má čítať, napríklad celé meno z pasu. Hodnota sa rozpozná z nahraného skenu a jej strana sa zapamätá.
• Systémová hodnota. Vyplní sa automaticky: Dátum, Čas, Dátum a čas, Číslo dokumentu alebo Aktuálny používateľ. Dátumy a časy majú Formát, napríklad 15.06.2026 alebo 15. júna 2026.
• Ručné zadanie. Napíše ho ten, kto dokument vypĺňa. Použite ho pre údaje, ktoré žiadny sken neobsahuje: výška nájomného, doba trvania, osobitné ustanovenie.

Pri každom zástupnom symbole je Názov poľa: ako sa pole volá pre toho, kto dokument vypĺňa, a na stránke hotového dokumentu („Celé meno zamestnanca“ namiesto employee_full_name). Ak ho necháte prázdny, zobrazí sa samotný zástupný symbol.

Kliknite na Uložiť šablónu. Šablóna je pripravená na vyplnenie: nájdite ju v katalógu a kliknite na Vyplniť.

Tipy

• Začnite v malom. Najprv priraďte polia, ktoré pochádzajú zo skenov; všetko ostatné môže byť ručné zadanie a neskôr to zmeníte.
• Jedna pozícia na dokument. Ak šablóna potrebuje dva pasy (prenajímateľa a nájomcu), pridajte dve pozície, aby každá hodnota vedela, z ktorého pasu pochádza.
• Zmena šablóny je bezpečná. Nová predloha alebo zmenené priradenie vytvorí novú verziu šablóny; dokumenty, ktoré ste už vytvorili, si ponechajú verziu, z ktorej vznikli. Pozrite si Podmienené bloky a verzie šablón.
• Ešte nemáte predlohu? Nahrajte namiesto nej hotový dokument a nechajte AI navrhnúť polia: Vytvorenie šablóny z hotového dokumentu.