Zásady ochrany osobných údajov

DocuTract („DocuTract“, „my“, „nás“) vám pomáha premeniť šablónu dokumentu a niekoľko skenov na hotový, vyplnený dokument. Tieto Zásady ochrany osobných údajov vysvetľujú, aké osobné údaje spracúvame, keď používate DocuTract na adrese docutract.online, prečo ich spracúvame, a aké možnosti a práva máte. Sú napísané tak, aby sa čítali spolu s našimi Podmienkami používania služby a našou Zmluvou o spracúvaní osobných údajov.

Kto zodpovedá za vaše údaje

Pri vašich údajoch o účte a platbách je prevádzkovateľom DocuTract. Pri dokumentoch, skenoch a šablónach, ktoré nahráte, ste prevádzkovateľom vy a DocuTract koná ako váš sprostredkovateľ – s týmto obsahom narábame len na poskytovanie služby a len podľa vašich pokynov. Tento vzťah so sprostredkovateľom v plnom rozsahu upravuje Zmluva o spracúvaní osobných údajov.

Čo spracúvame

• Údaje o účte – vaša e-mailová adresa, overovacie identifikátory od vášho poskytovateľa prihlásenia, vaše zobrazované meno a jazyk rozhrania.
• Obsah pracovného priestoru – šablóny, skeny a zdrojové súbory, ktoré nahráte, polia, ktoré definujete, a dokumenty, ktoré pre vás DocuTract vygeneruje.
• Platobné údaje – váš plán, počítadlá mesačného využitia dokumentov a metaúdaje o platbách a faktúrach, s ktorými narába náš spracovateľ platieb. Nikdy neukladáme úplné čísla kariet.
• Údaje o jednorazovom nákupe – ak kúpite dokument bez účtu: e-mailová adresa, ktorú uvediete pri platbe, a ak o to požiadate, iná adresa na zaslanie dokumentu a údaje firmy na faktúru.
• Technické údaje – záznamy v logoch, IP adresa, informácie o zariadení a prehliadači a udalosti potrebné na prevádzku, zabezpečenie a ladenie služby.

Ako vaše údaje používame

Vaše údaje spracúvame na poskytovanie a udržiavanie DocuTract: na vaše overenie, na vykonanie vyťažovania údajov a generovania dokumentov, na uplatňovanie limitov plánov, na vystavovanie faktúr, na poskytovanie podpory, na zabezpečenie služby a na plnenie našich zákonných povinností. Našimi právnymi základmi sú plnenie našej zmluvy s vami, náš oprávnený záujem na prevádzke a zabezpečení služby a plnenie zákonných povinností.

Vaše dokumenty zostávajú súkromné

Nahrané dokumenty a dokumenty, ktoré vygenerujeme, sú vaše. Nepredávame ich, nepoužívame ich na trénovanie modelov strojového učenia a nezdieľame ich s tretími stranami okrem sprostredkovateľov nevyhnutne potrebných na poskytovanie služby (pozri nižšie). Prístup našich zamestnancov je obmedzený na to, čo je nevyhnutné na podporu a prevádzku, a zaznamenáva sa v protokole prístupov.

Sprostredkovatelia a hosting

DocuTract sa spolieha na krátky zoznam preverených sprostredkovateľov: Hetzner (hosting serverov v Nemecku), Supabase (databáza, prihlasovanie a ukladanie súborov, hosting v Írsku), Anthropic (rozpoznávanie vašich skenov a šablón pomocou AI), Stripe (platby) a Zone.eu (odosielanie e-mailov, Estónsko). Účel každého z nich, miesto, kde spracúva údaje, a záruky pri akomkoľvek medzinárodnom prenose sú uvedené v Zmluve o spracúvaní osobných údajov. Anthropic uchováva spracúvané súbory najviac 30 dní a nikdy ich nepoužíva na trénovanie modelov.

Na našom webe používame aj PostHog na produktovú analytiku šetrnú k súkromiu, s hostingom v EÚ, ktorá sa načíta až po udelení vášho súhlasu. Pomáha nám pochopiť, ako sa web používa; maskuje všetok text a vstupy formulárov a neukladá obsah vašich dokumentov ani skenov.

Na reklamu používame Google Ads (poskytuje Google Ireland Limited) na meranie účinnosti nášho marketingu a na oslovenie ľudí, ktorí navštívili náš web. Značka sa na našich stránkach načítava s využitím Google Consent Mode: kým neudelíte súhlas, nenastavuje žiadne reklamné cookies a nezbiera osobné údaje – na meranie sa môžu do Google posielať len anonymné signály bez cookies. Po udelení súhlasu môže nastaviť reklamné cookies a prenášať do Google obmedzené údaje, a to aj mimo EÚ s primeranými zárukami; obsah vašich dokumentov ani skenov nikdy nedostane. Súhlas môžete kedykoľvek odvolať.

Bezpečnosť

Údaje sú šifrované pri prenose (TLS) aj v úložisku: našu databázu a úložisko s vašimi šablónami, skenmi a vygenerovanými dokumentmi šifrujú ich poskytovatelia. Súbory sú uložené v súkromnom úložisku, ktoré nikdy nie je verejne prístupné a dostať sa k nemu dá len cez krátkodobé podpísané odkazy obmedzené na váš pracovný priestor. Svoj účet môžete chrániť dvojfaktorovým overením a vlastník pracovného priestoru ho môže vyžadovať od každého člena; naši vlastní správcovia ho používať musia. Prístup k produkčným systémom je obmedzený a overovaný a zmeny a čítanie vašich dokumentov, ako aj každý prístup našich zamestnancov, sa zaznamenávajú v protokole prístupov, do ktorého sa dá len pridávať. Vytváranie PDF prebieha na našich vlastných serveroch.

Ako dlho vaše údaje uchovávame

Obsah pracovného priestoru uchovávame, kým je váš účet aktívny, aby služba mohla fungovať. Šablóny, skeny a dokumenty môžete kedykoľvek odstrániť. Svoj účet môžete odstrániť sami v časti Profil → Odstrániť účet: váš účet, pracovné priestory, v ktorých ste len vy, a všetok ich obsah sa okamžite odstránia a všetky zostávajúce kópie (napríklad u našich sprostredkovateľov) do 30 dní. Dokumenty, ktoré ste vytvorili v pracovných priestoroch iných tímov, zostanú týmto tímom. Uchovávame len obmedzené záznamy (napríklad faktúry), ktoré musíme uchovávať na splnenie zákonných a účtovných povinností. O odstránenie účtu nás môžete požiadať aj na adrese privacy@docutract.online. Koncepty začaté na našom webe bez účtu sa automaticky odstránia po 24 hodinách. Dokument zaplatený bez účtu a odkazy naň uchovávame 30 dní po zaplatení; potom sa dokument, skeny a vyplnené hodnoty odstránia a záznam o nákupe (suma, dátum, e-mailová adresa) sa uchová ako účtovný záznam. Protokol prístupov (kto, kedy a odkiaľ pristupoval ku ktorým údajom) uchovávame šesť rokov na vyšetrovanie bezpečnostných incidentov a potom ho odstránime.

Vaše práva

V súlade s platnými právnymi predpismi môžete svoje osobné údaje získať, opraviť, exportovať, obmedziť ich spracúvanie, namietať proti ich spracúvaniu alebo ich odstrániť. Môžete tiež odvolať súhlas, ak je spracúvanie na ňom založené, a podať sťažnosť dozornému orgánu. Ak chcete uplatniť ktorékoľvek z týchto práv, kontaktujte nás na adrese privacy@docutract.online; odpovieme v lehotách, ktoré vyžaduje zákon.

Medzinárodné prenosy

Niektorí naši poskytovatelia spracúvajú údaje mimo EHP – najmä Anthropic, ktorý uchováva údaje v Spojených štátoch, a Stripe, ktorý je usadený v Spojených štátoch; Supabase hostí naše údaje v Írsku, ale je to americká spoločnosť. Pri týchto prenosoch sa opierame o štandardné zmluvné doložky Európskej komisie alebo, ak je k dispozícii, o rozhodnutie o primeranosti (napríklad rámec ochrany osobných údajov medzi EÚ a USA – EU-US Data Privacy Framework) spolu s technickými opatreniami opísanými vyššie.

Cookies

DocuTract na fungovanie potrebuje len dva súbory cookie: cookie relácie/overenia a jednoduchý textový cookie jazyka, ktorý si pamätá jazyk vášho rozhrania. Analytické a reklamné cookies (PostHog, Google Ads) sa môžu nastaviť až po udelení vášho súhlasu, ako je opísané vyššie, a tento súhlas môžete kedykoľvek odvolať.

Deti

DocuTract je nástroj na profesionálne a podnikateľské použitie a nie je určený deťom mladším ako 16 rokov. Údaje od detí vedome nezbierame.

Zmeny týchto zásad

Tieto Zásady ochrany osobných údajov môžeme aktualizovať, ako sa služba vyvíja. Pri podstatnej zmene upravíme vyššie uvedený dátum „poslednej aktualizácie“ a v prípade potreby vás upozorníme v aplikácii.

Kontakt

Máte otázky k týmto zásadám alebo k svojim údajom? Napíšte na privacy@docutract.online.