Krížové kontroly medzi dokumentmi

Zachyťte nezhodu pred podpisom

Keďže DocuTract zaznamenáva, odkiaľ pochádza každá hodnota, môže hodnoty porovnávať medzi sebou. Keď sa dva dokumenty prípadu nezhodujú, dozviete sa to ešte pred generovaním, nie až potom, čo niekto podpíše.

Čo sa kontroluje

Kontroly si nastavujete sami, v šablóne alebo v type prípadu. Päť druhov pokrýva to, čo sa v dokumentoch naozaj pokazí:

• Hodnoty sa zhodujú. Meno vo výpise oproti menu v osvedčení, firma v hlavičke oproti firme v podpisovej časti. Porovnanie je zhovievavé tam, kde má byť: „Ivanov O. P.“ a „Ivanov Oleksandr Petrovyč“ sú jedna osoba a „LLC "Romashka"“ a „LLC Romashka“ sú jedna firma.
• Dátum nie je príliš skorý. Výpis, ktorého platnosť skončí pred koncom nájmu.
• Súčet sedí. Súčet riadkov oproti celkovej sume, v rámci tolerancie, ktorú nastavíte.
• Číslo je v rozsahu. Nájomné nula, doba trvania štyristo mesiacov.
• Pole je vyplnené, a ak to požadujete, vyplnené z dokumentu, nie ručne zadané.

Upozorniť alebo zablokovať

Každá kontrola je buď upozornenie, alebo blokovanie.

• Upozornenie sa zobrazí na obrazovke kontroly a nič nezastaví.
• Blokovanie robí presne to, čo hovorí: dokument sa nevygeneruje, kým niekto nezhodu neprijme.

Čo uvidíte

Na obrazovke kontroly nad hodnotami: čo sa nezhoduje, obe hodnoty vedľa seba a z ktorého poľa a strany každá pochádza.

Jedno tlačidlo, Prijať tak, ako je, je tu pre prípad, keď sú dokumenty v poriadku a kontrola je len opatrná.

Prijatie sa zaznamená s vaším menom a časom. Je naviazané na presné hodnoty, ktoré sa nezhodovali, takže ak sa niektorá z nich neskôr zmení, kontrola prebehne znova a opýta sa znova. Je to zámer: prijali ste tieto hodnoty, nie pravidlo.

Kedy kontroly prebiehajú

Po prečítaní skenu, po oprave hodnoty a zakaždým naprieč celým prípadom, pretože hodnota, ktorá pribudne v jednom dokumente, môže vyriešiť nezhodu v inom. Nespúšťate ich vy; sú jednoducho vždy aktuálne.

Tipy

• Začnite upozorneniami. Zmeňte kontrolu na blokovanie, až keď ste si istí, že sa spustí len vtedy, keď je naozaj niečo zle.
• Kontrolujte to, čo bolí. Jedna kontrola mena a jedna kontrola dátumu platnosti výpisu zachytia väčšinu skutočných chýb v nájomnej zmluve.