Integrácie s CRM

Na čo to je

Integrácia s CRM prepojí DocuTract so systémom, v ktorom máte obchody, kontakty a firmy. Raz určíte, ktoré pole záznamu v CRM vypĺňa ktoré pole šablóny. Potom vznikne dokument zo záznamu jedným kliknutím alebo automaticky, keď sa v CRM niečo stane, a hotový súbor sa priloží k tomu istému záznamu. Ak CRM súbory neprijíma, pri zázname zostane namiesto toho odkaz na dokument.

Čo je k dispozícii teraz

Hotové prepojenia s CRM pridávame jedno po druhom a každé overujeme podľa dokumentácie samotného dodávateľa. Kým nefunguje prvé, obrazovka integrácií namiesto tlačidiel, ktoré by nefungovali, ukazuje Integrácie s CRM sú na ceste a každé CRM sa tam objaví, hneď ako je pripravené. Ak tam váš systém ešte nie je, môžete ho prepojiť sami cez API a webhooky, priamo alebo cez Zapier, Make či n8n.

Kto nastavuje

Otvorte ponuku s vašou adresou vpravo hore a zvoľte Integrácie. Oddiel CRM je prvý, API a webhooky sú pod ním.

• Účty prepájajú a odpájajú, polia priraďujú a pravidlá automatizácie pridávajú len vlastníci a správcovia pracovného priestoru. Ostatní členovia vidia prepojené účty a denník.
• Integrácie s CRM patria k plánom Pro a Team; API, webhooky a no-code aplikácie (Zapier, Make, n8n) vyžadujú Team. V inom pláne obrazovka namiesto prepojenia ponúka Zobraziť plány.

Prepojenie účtu

V oddiele Možno prepojiť kliknite na Prepojiť vedľa svojho CRM. Riadok pod jeho názvom hovorí, ako sa prepája:

• Prihlásenie cez CRM: prejdete na prihlasovaciu stránku samotného CRM, vyberiete účet, schválite prístup, o ktorý DocuTract žiada, a vrátite sa na obrazovku integrácií. Vaše heslo do CRM nikdy nevidíme.
• Pomocou kľúča API: vložte do poľa Kľúč API kľúč vytvorený v nastaveniach CRM. Pred uložením ho overíme v CRM a uchovávame ho zašifrovaný.

Ak CRM uchováva údaje vo viacerých oblastiach, najprv vyberte svoju v poli Oblasť údajov. Účet sa potom objaví v oddiele Prepojené účty a tlačidlo Otvoriť vedie k jeho nastaveniam.

Priradenie polí

Na stránke účtu prepojí blok Priradenie polí CRM so šablónou:

1. Vyberte Typ záznamu (obchod, kontakt, čokoľvek má vaše CRM) a Šablóna.
2. Pri každom poli šablóny vyberte pole CRM, ktoré ho vypĺňa. V zozname sa dá vyhľadávať a vlastné polia CRM sú označené. Pole s hodnotou Nepriradené zostane v dokumente prázdne; dátum alebo číslo, ktoré DocuTract vypĺňa sám, pole CRM nepotrebuje.
3. Kliknite na Uložiť priradenie.

Priradenie patrí k jednej šablóne a jednému typu záznamu, takže tú istú šablónu možno vypĺňať z obchodu a zvlášť z kontaktu. Ak ste medzitým v CRM pridali polia, tlačidlo Načítať polia z CRM znova zoznam načíta znova.

Test na zázname

V bloku Test na zázname zadajte ID skutočného záznamu z vášho CRM (nájdete ho v adrese alebo v detaile záznamu) a kliknite na Vytvoriť dokument. DocuTract záznam prečíta, vytvorí dokument podľa uloženého priradenia a priloží ho k záznamu. Odkaz Otvoriť dokument otvorí výsledok, aby ste skontrolovali každú hodnotu skôr, než sa na priradenie spoľahnete.

Pravidlá automatizácie

Pravidlo vytvára dokumenty bez toho, aby niekto klikal: keď CRM ohlási určitú udalosť pri zázname určitého typu, vznikne z neho dokument podľa určitej šablóny. V oddiele Automatizácia vyberte Typ záznamu a Šablóna, zadajte Udalosť CRM presne tak, ako ju CRM posiela (napríklad deal.won), nechajte začiarknuté Priložiť dokument k záznamu, ak sa má súbor vrátiť k záznamu, a kliknite na Pridať pravidlo.

Pravidlo funguje, až keď je pre jeho šablónu a typ záznamu uložené priradenie. Niektoré CRM udalosti neposielajú; pri nich to oddiel uvedie a pravidlá nie sú k dispozícii.

Denník

Denník ukazuje všetko, čo prepojenie urobilo: prijatú udalosť, prečítaný záznam, vytvorený dokument, priložený súbor. Každý riadok hovorí, či to bolo spustené ručne, z CRM alebo pravidlom, kedy, pre ktorý záznam a ako to skončilo. Neúspešný krok vysvetlí dôvod zrozumiteľne, napríklad že CRM záznam s takým ID nemá; ak je CRM len vyťažené, skúsime to znova sami. Tlačidlo Obnoviť zoznam obnoví.

Odpojenie

Tlačidlo Odpojiť pri účte požiada o potvrdenie a potom:

• náš prístup v CRM sa odvolá a prístupové kľúče sa okamžite vymažú;
• priradenia polí, pravidlá automatizácie a zoznamy polí vo vyrovnávacej pamäti sa vymažú do 10 dní; dátum je vidieť pri účte;
• už vytvorené dokumenty zostanú, kde sú: vo vašom pracovnom priestore a priložené v CRM.

To isté sa stane, keď našu aplikáciu odstránite priamo v CRM. Ak CRM prestane prepojenie prijímať, účet sa označí ako Treba prepojiť znova a tlačidlo Prepojiť znova ho obnoví.

Aké údaje idú kam

• Pri vytváraní dokumentu čítame len záznam, ktorý ste vybrali (alebo ten, na ktorý zareagovalo pravidlo), a len priradené polia.
• Pre obrazovku priradenia čítame zoznam polí CRM: ich názvy a typy, nikdy hodnoty vo vašich záznamoch. Zoznam zostáva vo vyrovnávacej pamäti niekoľko hodín.
• Späť posielame hotový dokument (alebo odkaz naň) a minimum, ktoré výmena potrebuje, napríklad ID záznamu a stav.
• Kópiu vašich záznamov z CRM neuchovávame. Prečítané hodnoty sa stanú súčasťou dokumentu, ktorý sa uchováva ako vaše ostatné dokumenty.
• Prístupové tokeny a kľúče API sa ukladajú zašifrované a len do odpojenia.
• CRM je dodávateľ, ktorého ste si vybrali a s ktorým máte vlastnú zmluvu; nie je to náš ďalší sprostredkovateľ. Podrobnosti nájdete v zásadách ochrany súkromia.