Zber dokumentov od klienta
Pošlite klientovi súkromný odkaz na nahranie dokumentov, bez účtu, alebo prepošlite jeho e-mail; súbory sa dostanú do vášho dokumentu už rozpoznané.
Požiadajte klienta namiesto zháňania skenov
Skeny nemusíte zbierať sami. Otvorte dokument, ktorý pripravujete, a použite Požiadajte klienta o dokumenty: kliknite na Vytvoriť odkaz a DocuTract vytvorí súkromný odkaz, ktorý môžete poslať e-mailom, v chate alebo cez messenger. Kopírovať ho vloží do schránky.
Čo vidí klient
Jedinú stránku v jazyku, v ktorom ste pracovali, bez účtu a bez registrácie: zoznam dokumentov na odoslanie, jedno tlačidlo na nahranie pre každú položku a riadok s prijímanými formátmi (PDF, JPG alebo PNG). To, čo už prišlo, je označené ako prijaté, takže klient ten istý súbor nepošle dvakrát.
Pred odoslaním klient súhlasí s tým, že súbory sa automaticky prečítajú na vyplnenie dokumentu. Stránka neukazuje nič iné o vás, vašom pracovnom priestore ani o samotnom dokumente. Rovnako dobre funguje aj na telefóne, kde môže klient dokument rovno odfotiť.
Čo sa stane so súbormi
Nahraný súbor sa hneď stane skenom vášho dokumentu a prejde obvyklým rozpoznávaním, takže keď dokument otvoríte, hodnoty sú už vyťažené. Každý sken je označený pôvodom, takže na prvý pohľad vidíte, čo poslal klient a čo ste pridali vy.
Odkaz pod kontrolou
Každý odkaz má tri limity a všetky tri sa kontrolujú pri každej návšteve:
- Platnosť. Predvolene sedem dní, najviac tridsať. Potom odkaz prestane fungovať.
- Počet nahraní. Predvolene dvadsať súborov. Keď prídu, odkaz už ďalšie neprijme.
- Vaše zrušenie. Uzavrieť odkaz ho okamžite zatvorí a každému, kto ho potom otvorí, sa zobrazí, že už nefunguje.
Koľko odkazov môžete mať otvorených naraz, závisí od vášho plánu. Ak ste dosiahli limit, uzavrite odkaz, ktorý už nepotrebujete.
Prijímanie dokumentov e-mailom
Ak má váš pracovný priestor adresu na príjem, má ju aj odkaz: prepošlite naň e-mail klienta a prílohy sa dostanú do dokumentu a postupne vyplnia prázdne pozície. Súbory, ktoré nevieme prečítať (obrázok podpisu, kancelársky dokument), sa vynechajú a uvedú v histórii odkazu, takže vidíte, čo prišlo, a môžete požiadať o to, čo chýba.
Ďalšie kroky
Keď sú súbory na mieste, pokračujte ako zvyčajne: skontrolujte rozpoznané údaje a vygenerujte dokument (pozrite si Vyplnenie dokumentu zo skenov). Ak jedna sada dokumentov slúži pre viac dokumentov, zoskupte ich do prípadu, aby sa skeny prečítali raz.