Prípady

Jeden obchod, viac dokumentov

Obchod je len zriedka jeden papier. K nájomnej zmluve patrí preberací protokol a často aj faktúra a všetky tri sa vypĺňajú z tej istej hŕstky skenov. Prípad je práve takýto obchod: dokumenty nahráte raz a každá šablóna v prípade číta tie isté hodnoty.

Balík definujete raz

Typ prípadu je súbor šablón, ktoré vždy pripravujete spolu, v poradí, v akom ich pripravujete: „nájom bytu“ je nájomná zmluva, protokol a faktúra. Definujete ho raz a založenie prípadu je potom len dve polia: ktorý balík a ako nazvať tento obchod.

Typ prípadu vytvoríte priamo v časti Prípady, v bloku Nový typ prípadu: zadajte názov, označte šablóny, z ktorých sa balík skladá, a kliknite na Vytvoriť typ. Číslo pri označenej šablóne je jej miesto v balíku – poradie, v ktorom sa dokumenty zobrazujú a generujú. Nový typ sa hneď objaví v časti Založiť prípad.

Raz nahrať pre celý balík

Prípad žiada súhrn toho, čo potrebujú jeho šablóny, podľa druhu dokumentu. Ak všetky tri šablóny chcú výpis z listu vlastníctva, prípad ho žiada len raz. Pošlite ho raz a každý dokument, ktorý ho potreboval, ho má.

Každá hodnota sa prečíta raz a nesie svoj zdroj, presne ako doteraz. Opravte meno v jednom dokumente a oprava sa prenesie do ostatných, pokiaľ ten druhý dokument už nemá vlastnú opravu – tá zostane nedotknutá. To je pravidlo v jednom riadku: hodnota patrí prípadu a zámerný rozdiel zostáva zámerným rozdielom.

Keď skeny nie sú potrebné

Nie každá šablóna číta skeny: žiadosť alebo príkaz je často rýchlejšie vyplniť ručne. Potom Čo nahrať uvádza, že skeny nie sú potrebné, a každý dokument v časti Dokumenty v balíku má tlačidlo Vyplniť. To otvorí obvyklé vypĺňanie práve tohto dokumentu: zadajte údaje, skontrolujte ich a získajte hotový dokument. Medzi dokumentmi prípadu sa prenášajú len hodnoty prečítané zo skenov: ručne zadané polia sa vypĺňajú v každom dokumente zvlášť.

Zostavenie balíka

Zostaviť balík vygeneruje dokumenty, ktorých údaje sú už zadané a čakajú na kontrolu. Skôr než kliknete, obrazovka ukáže, koľko ich je, pretože presne toľko to aj stojí: balík štyroch dokumentov sú štyri generovania. Vedľa toho vidíte, koľko dokumentov treba ešte vyplniť: tlačidlo tie nechá tak. Ak ešte nie je vyplnený žiadny, DocuTract to povie, namiesto toho, aby potichu nič neurobil. Ak vo vašom pláne toľko generovaní nezostáva, nevygeneruje sa nič a dozviete sa obe čísla, namiesto toho, aby ste skončili s polovicou balíka.

Hotové dokumenty si stiahnete jednotlivo alebo ako jeden zip.

Stav prípadu

Stav prípadu sa riadi stavmi jeho dokumentov, takže vždy zodpovedá tomu, čo sa deje:

• Koncept – ešte sa nič nestalo;
• Zbierajú sa dokumenty – sken sa nahráva alebo číta;
• Kontrola údajov – aspoň jeden dokument má zadané údaje a balík ešte nie je kompletný;
• Balík je hotový – všetky dokumenty sú vygenerované;
• Niečo zlyhalo – jeden z dokumentov sa nepodarilo pripraviť.

Každý súbor v archíve balíka je pomenovaný podľa svojej šablóny a čísla dokumentu, napríklad zaiava-na-vidpustku-doc-26-0001.docx, takže súbory sa dajú ľahko rozlíšiť.

Čo sa nezmenilo

Dokument je stále dokument: otvára sa na vlastnej obrazovke, jeho hodnoty sa opravujú tam a šablóna vyplnená samostatne funguje presne ako predtým. Každý dokument patrí do prípadu, aj tie, ktoré začnete samostatne, ale prípad s jedným dokumentom sa správa presne ako dokument.

Súvisiace

• Skontrolujte, či sa dokumenty prípadu navzájom zhodujú: Krížové kontroly.
• Používajte toho istého prenajímateľa alebo zamestnávateľa vo viacerých prípadoch: Adresár zmluvných strán.
• Veľa obchodov naraz: Dávkové generovanie.