Creați un șablon dintr-un document finalizat

Când îl folosiți

Aveți un contract, un proces-verbal sau un ordin deja completat pentru o tranzacție reală, cu nume și sume reale, fără substituenți. Marcarea manuală a fiecărei valori variabile este lentă și predispusă la greșeli. Asistentul face prima trecere în locul dvs.: citește documentul și propune ce valori ar trebui să devină câmpuri.

Doar propune. Nimic nu devine parte din șablon până nu confirmați.

Pornirea asistentului

Deschideți Șabloane și alegeți Creați dintr-un document. Asistentul are trei pași.

1. Copii scanate

Alegeți ce scanări vor completa acest șablon, din catalog sau creând un tip nou dintr-o pagină-model. Acestea devin locurile șablonului, adică documentele pe care le încarcă persoana care completează.

Tipurile de sistem din catalog urmează limba interfeței: în română vedeți documentele românești, în ucraineană pe cele ucrainene. Tipurile proprii sunt afișate întotdeauna, iar un tip de sistem pe care îl folosește deja unul dintre șabloanele dvs. rămâne disponibil după ce schimbați limba.

2. Câmpuri

Pentru fiecare copie scanată, bifați câmpurile pe care le folosește șablonul: numele complet și codul fiscal dintr-un pașaport, numărul cadastral dintr-un extras și așa mai departe.

3. Exemplu

Încărcați documentul finalizat (.docx, până la 10 MB). Analiza durează de obicei până la un minut. Dacă documentul este foarte lung, este analizat doar începutul lui, iar asistentul vă anunță acest lucru; în acest caz, verificați ciorna cu atenție.

Dacă fișierul conține deja substituenți {{…}}, asistentul sare peste propuneri și vă întreabă doar de unde își ia valoarea fiecare substituent.

Verificarea propunerilor

Asistentul afișează Verificați substituenții propuși: fiecare valoare despre care crede că se schimbă de la un document la altul, textul găsit, un nume sugerat și o sursă sugerată.

Pentru fiecare propunere puteți:

• Să o păstrați sau să renunțați la ea. Debifați Păstrați acest substituent, iar textul rămâne în șablon ca formulare fixă. Numele propriei companii din antet, de exemplu, de obicei nu ar trebui să se schimbe.
• Să îi schimbați sursa. Un câmp al uneia dintre copiile scanate, o valoare de sistem (o dată, un număr de document) sau introducere manuală. AI-ul sugerează una; decizia finală vă aparține.

Când totul arată corect, apăsați Creați șablonul. Asistentul rescrie documentul: valorile păstrate devin substituenți, restul rămâne cum era, iar șablonul se deschide în editor, unde puteți ajusta orice, exact ca la un șablon creat dintr-un formular.

Sunt recunoscute și tabelele de articole

Procesele-verbale, facturile și avizele de însoțire au un tabel de servicii sau bunuri, iar numărul de rânduri diferă de fiecare dată. Asistentul recunoaște un astfel de tabel: în loc să facă un câmp din fiecare celulă a fiecărui rând, transformă rândurile din exemplu într-un singur rând repetabil, cu câte un câmp pe coloană (denumire, cantitate, preț, sumă), și numerotează rândurile automat. Când completați documentul, adăugați câte rânduri vă trebuie.

Cum funcționează aceste rânduri, atât la completare, cât și la scrierea propriilor formulare, aflați din Tabele cu un număr variabil de rânduri.

Bine de știut

• Dvs. decideți. AI-ul poate scăpa o valoare sau poate sugera una care ar trebui să rămână fixă. Citiți propunerile și șablonul rezultat înainte de a-l folosi pentru documente reale.
• Valorile din exemplu nu se scurg. Valorile pe care le transformați în substituenți sunt eliminate din șablon; cele la care renunțați rămân așa cum sunt scrise, deci renunțați doar la ce este cu adevărat text fix.
• Cât costă. Fiecare exemplu încărcat este analizat o singură dată de AI. Crearea șabloanelor nu consumă din cota lunară de documente; doar documentele generate o fac (vedeți Facturare și planuri).
• Nu s-a găsit nimic? Dacă AI-ul nu găsește valori de transformat în substituenți, puteți totuși crea șablonul și adăuga substituenți în formular mai târziu.