Politica de confidențialitate

DocuTract („DocuTract”, „noi”) vă ajută să transformați un șablon de document și câteva scanări într-un document finalizat și completat. Prezenta Politică de confidențialitate explică ce date cu caracter personal prelucrăm atunci când utilizați DocuTract la adresa docutract.online, de ce le prelucrăm, precum și opțiunile și drepturile pe care le aveți. Ea trebuie citită împreună cu Termenii de utilizare și cu Acordul de prelucrare a datelor.

Cine răspunde de datele dvs.

Pentru datele contului și datele de facturare, DocuTract este operatorul de date. Pentru documentele, scanările și șabloanele pe care le încărcați, dvs. sunteți operatorul, iar DocuTract acționează ca persoană împuternicită de dvs. – prelucrăm acest conținut doar pentru a furniza serviciul și doar conform instrucțiunilor dvs. Acordul de prelucrare a datelor reglementează integral această relație cu persoana împuternicită.

Ce prelucrăm

Datele contului – adresa dvs. de e-mail, identificatorii de autentificare de la furnizorul de autentificare, numele afișat și limba interfeței.
Conținutul spațiului de lucru – șabloanele, scanările și fișierele sursă pe care le încărcați, câmpurile pe care le definiți și documentele pe care DocuTract le generează pentru dvs.
Datele de facturare – planul dvs., contoarele lunare de utilizare a documentelor și metadatele plăților și facturilor gestionate de procesatorul nostru de plăți. Nu stocăm niciodată numerele complete ale cardurilor.
Datele achizițiilor individuale – dacă cumpărați un document fără cont: adresa de e-mail pe care o indicați la plată și, dacă le solicitați, o altă adresă la care să fie trimis documentul și datele unei companii pentru factură.
Date tehnice – înregistrări în jurnale, adresa IP, informații despre dispozitiv și browser și evenimentele necesare pentru operarea, securizarea și depanarea serviciului.

Cum folosim datele dvs.

Prelucrăm datele dvs. pentru a furniza și a întreține DocuTract: pentru a vă autentifica, pentru a efectua extragerea datelor și generarea documentelor, pentru a aplica cotele planurilor, pentru a emite facturi, pentru a oferi asistență, pentru a menține securitatea serviciului și pentru a ne respecta obligațiile legale. Temeiurile noastre juridice sunt executarea contractului încheiat cu dvs., interesul nostru legitim de a opera și a securiza serviciul și respectarea legii.

Documentele dvs. rămân private

Documentele pe care le încărcați și documentele pe care le generăm vă aparțin. Nu le vindem, nu le folosim pentru antrenarea modelelor de învățare automată și nu le partajăm cu terți, cu excepția subprocesatorilor strict necesari pentru furnizarea serviciului (a se vedea mai jos). Accesul personalului nostru este limitat la ceea ce este necesar pentru asistență și operare și este înregistrat într-un jurnal de acces.

Subprocesatori și găzduire

DocuTract se bazează pe o listă scurtă de subprocesatori verificați: Hetzner (găzduirea serverelor în Germania), Supabase (bază de date, autentificare și stocarea fișierelor, găzduite în Irlanda), Anthropic (recunoașterea prin AI a scanărilor și șabloanelor dvs.), Stripe (plăți) și Zone.eu (trimiterea e-mailurilor, Estonia). Scopul fiecăruia, locul în care prelucrează datele și garanțiile pentru orice transfer internațional sunt prezentate în Acordul de prelucrare a datelor. Anthropic păstrează fișierele pe care le prelucrează timp de cel mult 30 de zile și nu le folosește niciodată pentru antrenarea modelelor.

Folosim de asemenea PostHog pentru o analiză de produs care respectă confidențialitatea pe site-ul nostru, găzduită în UE și încărcată doar după ce vă dați consimțământul. Ne ajută să înțelegem cum este utilizat site-ul; maschează toate textele și datele introduse în formulare și nu stochează conținutul documentelor sau al scanărilor dvs.

Pentru publicitate, folosim Google Ads (furnizat de Google Ireland Limited) pentru a măsura eficiența activităților noastre de marketing și pentru a ajunge la persoanele care au vizitat site-ul nostru. Eticheta se încarcă pe paginile noastre folosind Google Consent Mode: până când vă dați consimțământul, nu setează niciun cookie de publicitate și nu colectează date cu caracter personal — către Google pot fi trimise, în scopuri de măsurare, doar semnale anonime, fără cookie-uri. După ce vă dați consimțământul, poate seta cookie-uri de publicitate și poate transfera date limitate către Google, inclusiv în afara UE, cu garanții adecvate; nu primește niciodată conținutul documentelor sau al scanărilor dvs. Vă puteți retrage consimțământul în orice moment.

Securitate

Datele sunt criptate în tranzit (TLS) și în repaus: baza noastră de date și spațiul de stocare care conține șabloanele, scanările și documentele generate sunt criptate de furnizorii acestora. Fișierele sunt păstrate într-o stocare privată, care nu este niciodată accesibilă public și poate fi accesată doar prin linkuri semnate, cu durată scurtă de valabilitate, limitate la spațiul dvs. de lucru. Vă puteți proteja contul prin autentificare în doi pași, iar proprietarul unui spațiu de lucru o poate impune fiecărui membru; administratorii noștri sunt obligați să o folosească. Accesul la sistemele de producție este restricționat și autentificat, iar modificările și citirile documentelor dvs., precum și fiecare acces al personalului nostru, sunt înregistrate într-un jurnal de acces în care se pot doar adăuga înregistrări. Generarea PDF-urilor are loc pe propriile noastre servere.

Cât timp păstrăm datele dvs.

Păstrăm conținutul spațiului de lucru cât timp contul dvs. este activ, pentru ca serviciul să poată funcționa. Puteți șterge oricând șabloane, scanări și documente. Vă puteți șterge singur contul din Profil → Ștergeți contul: contul dvs., spațiile de lucru din care faceți parte doar dvs. și întregul lor conținut sunt șterse imediat, iar eventualele copii rămase (de exemplu, la subprocesatorii noștri), în termen de 30 de zile. Documentele create în spațiile de lucru ale altor echipe rămân la acele echipe. Păstrăm doar înregistrări limitate (de exemplu, facturi) pe care trebuie să le păstrăm pentru a ne îndeplini obligațiile legale și contabile. Ne puteți cere de asemenea să vă ștergem contul la privacy@docutract.online. Ciornele începute pe site-ul nostru fără cont sunt șterse automat după 24 de ore. Un document plătit fără cont și linkurile către acesta sunt păstrate timp de 30 de zile de la plată; apoi documentul, scanările și valorile completate sunt șterse, iar înregistrarea achiziției (suma, data, adresa de e-mail) este păstrată ca înregistrare contabilă. Jurnalul de acces (cine a accesat ce date, când și de unde) este păstrat timp de șase ani pentru investigarea incidentelor de securitate, după care este șters.

Drepturile dvs.

În condițiile legislației aplicabile, puteți accesa, rectifica, exporta, restricționa prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal, vă puteți opune acesteia sau puteți șterge aceste date. De asemenea, vă puteți retrage consimțământul acolo unde prelucrarea se întemeiază pe acesta și puteți depune o plângere la autoritatea de supraveghere. Pentru a exercita oricare dintre aceste drepturi, contactați-ne la privacy@docutract.online; răspundem în termenele prevăzute de lege.

Transferuri internaționale

Unii dintre furnizorii noștri prelucrează date în afara SEE – în special Anthropic, care stochează date în Statele Unite, și Stripe, care este stabilită în Statele Unite; Supabase găzduiește datele noastre în Irlanda, dar este o companie din SUA. Pentru aceste transferuri ne bazăm pe clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene sau, acolo unde este disponibilă, pe o decizie privind caracterul adecvat (cum ar fi Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor), împreună cu măsurile tehnice descrise mai sus.

Cookie-uri

DocuTract are nevoie de doar două cookie-uri pentru a funcționa: un cookie de sesiune/autentificare și un cookie simplu de limbă, care reține limba interfeței. Cookie-urile de analiză și de publicitate (PostHog, Google Ads) pot fi setate doar după ce vă dați consimțământul, așa cum s-a descris mai sus, iar acest consimțământ îl puteți retrage în orice moment.

Copii

DocuTract este un instrument destinat utilizării profesionale și de afaceri și nu se adresează copiilor sub 16 ani. Nu colectăm în mod intenționat date de la copii.

Modificarea prezentei politici

Putem actualiza prezenta Politică de confidențialitate pe măsură ce serviciul evoluează. Când facem o modificare semnificativă, actualizăm data „ultimei actualizări” de mai sus și, după caz, vă notificăm în aplicație.

Contact

Aveți întrebări despre această politică sau despre datele dvs.? Scrieți-ne la privacy@docutract.online.