Dosare

O tranzacție, mai multe documente

O tranzacție este rareori o singură foaie de hârtie. Un contract de închiriere vine cu un proces-verbal de predare-primire și adesea cu o factură, iar toate trei se completează din aceleași câteva scanări. Un dosar este acea tranzacție: încărcați documentele o singură dată, iar fiecare șablon din dosar citește aceleași valori.

Definiți pachetul o singură dată

Un tip de dosar este setul de șabloane pe care le pregătiți mereu împreună, în ordinea în care le pregătiți: „închiriere locuință” înseamnă contractul, procesul-verbal și factura. Îl definiți o singură dată, iar după aceea pornirea unui dosar înseamnă două câmpuri: ce pachet și cum se numește această tranzacție.

Creați un tip de dosar chiar acolo, în Dosare, în blocul Tip de dosar nou: introduceți un nume, bifați șabloanele care alcătuiesc pachetul și apăsați Creați tipul. Numărul de lângă un șablon bifat este locul lui în pachet – ordinea în care documentele sunt afișate și generate. Noul tip apare imediat în Începeți un dosar.

Încărcați o singură dată pentru tot pachetul

Dosarul cere reuniunea a ceea ce le trebuie șabloanelor sale, pe tipuri de documente. Dacă toate trei șabloanele vor un extras de carte funciară, dosarul îl cere o singură dată. Trimiteți-l o dată și fiecare document care avea nevoie de el îl are.

Fiecare valoare este citită o singură dată și își poartă sursa, exact ca înainte. Corectați un nume într-un document și corectura ajunge și în celelalte, cu excepția cazului în care celălalt document are deja o corectură proprie, care rămâne neatinsă. Aceasta este regula într-un singur rând: o valoare aparține dosarului, iar o diferență deliberată rămâne o diferență deliberată.

Când nu sunt necesare scanări

Nu orice șablon citește scanări: o cerere sau un ordin se completează adesea mai repede manual. Atunci Ce trebuie încărcat arată că nu sunt necesare scanări, iar fiecare document din Documentele din pachet are un buton Completați. Acesta deschide completarea obișnuită a acelui document: introduceți datele, le verificați și primiți documentul finalizat. Între documentele unui dosar circulă doar valorile citite din scanări: câmpurile tastate manual se completează separat în fiecare document.

Asamblați pachetul

Asamblați pachetul generează documentele ale căror date sunt deja introduse și așteaptă să fie verificate. Înainte să apăsați, ecranul arată câte sunt, pentru că atât costă: un pachet de patru înseamnă patru generări. Alături vedeți câte documente mai trebuie completate: butonul nu le atinge. Dacă niciunul nu este încă completat, DocuTract vă spune acest lucru în loc să nu facă nimic pe tăcute. Dacă planului dvs. nu îi mai rămân atâtea, nu se generează nimic și vi se arată cele două numere, în loc să rămâneți cu jumătate de pachet.

Documentele finalizate se descarcă unul câte unul sau ca o singură arhivă zip.

Starea dosarului

Starea unui dosar urmează stările documentelor sale, așa că reflectă întotdeauna ce se întâmplă:

• Ciornă — încă nu s-a întâmplat nimic;
• Colectarea documentelor — o scanare este încărcată sau citită;
• Verificați datele — cel puțin un document are datele introduse, iar pachetul nu este încă complet;
• Pachet gata — toate documentele au fost generate;
• Ceva nu a funcționat — unul dintre documente nu a putut fi pregătit.

Fiecare fișier din arhiva pachetului poartă numele șablonului și numărul documentului, de exemplu zaiava-na-vidpustku-doc-26-0001.docx, astfel încât fișierele se deosebesc ușor.

Ce nu s-a schimbat

Un document rămâne un document: se deschide pe propriul ecran, valorile lui se corectează acolo, iar un șablon completat de sine stătător funcționează exact ca înainte. Fiecare document se află într-un dosar, inclusiv cele pe care le începeți separat, dar un dosar cu un singur document se comportă exact ca un document.

Articole conexe

• Verificați că documentele unui dosar concordă între ele: Verificări încrucișate.
• Reutilizați același proprietar sau angajator în mai multe dosare: Registrul părților.
• Multe tranzacții deodată: Generare în lot.