Colectarea documentelor de la client
Trimiteți clientului un link privat prin care să-și încarce documentele, fără cont, sau redirecționați-i e-mailul; fișierele ajung în documentul dvs. deja recunoscute.
Cereți-i clientului, în loc să alergați după scanări
Nu trebuie să adunați chiar dvs. scanările. Deschideți documentul pe care îl pregătiți și folosiți Cereți clientului documentele: apăsați Creați un link, iar DocuTract creează un link privat pe care îl puteți trimite prin e-mail, chat sau mesagerie. Copiați îl pune în clipboard.
Ce vede clientul
O singură pagină, în limba în care lucrați, fără cont și fără înregistrare: lista documentelor de trimis, câte un buton de încărcare pentru fiecare și un rând care arată ce formate sunt acceptate (PDF, JPG sau PNG). Ce a sosit deja este marcat ca primit, astfel încât clientul să nu trimită de două ori același fișier.
Înainte de trimitere, clientul este de acord ca fișierele să fie citite automat pentru completarea unui document. Pagina nu arată nimic altceva despre dvs., spațiul dvs. de lucru sau documentul însuși. Funcționează la fel de bine pe telefon, unde clientul poate fotografia direct un document.
Ce se întâmplă cu fișierele
Un fișier încărcat devine imediat o scanare a documentului dvs. și trece prin recunoașterea obișnuită, așa că, până deschideți documentul, valorile sunt deja extrase. Fiecare scanare este etichetată cu proveniența ei, astfel încât vedeți dintr-o privire ce a trimis clientul și ce ați adăugat dvs.
Linkul sub control
Fiecare link are trei limite, iar toate trei sunt verificate la fiecare accesare:
- O durată de viață. Șapte zile implicit, cel mult treizeci. După aceea linkul nu mai funcționează.
- Un număr maxim de încărcări. Douăzeci de fișiere implicit. Odată ce au sosit, linkul nu mai acceptă altele.
- Revocarea de către dvs. Închideți linkul îl închide imediat, iar oricine îl deschide după aceea este anunțat că nu mai funcționează.
Câte linkuri puteți ține deschise în același timp depinde de planul dvs. Dacă ați atins limita, închideți unul de care nu mai aveți nevoie.
Primirea documentelor prin e-mail
Dacă spațiul dvs. de lucru are o adresă de primire, linkul are și el una: redirecționați e-mailul clientului către ea, iar atașamentele ajung în document, completând în ordine locurile goale. Fișierele pe care nu le putem citi (o imagine de semnătură, un document office) sunt lăsate deoparte și listate în istoricul linkului, astfel încât vedeți ce a sosit și puteți cere ce lipsește.
Pașii următori
După ce fișierele au sosit, continuați ca de obicei: verificați datele recunoscute și generați documentul (vedeți Completați un document din scanări). Dacă un set de documente alimentează mai multe documente, grupați-le într-un dosar, astfel încât scanările să fie citite o singură dată.