Integrări cu CRM

La ce folosește

O integrare cu CRM leagă DocuTract de CRM-ul în care se află tranzacțiile, contactele și companiile dumneavoastră. Stabiliți o singură dată ce câmp al unei înregistrări din CRM completează ce câmp al unui șablon. După aceea, un document se creează dintr-o înregistrare cu un clic sau automat, când în CRM se întâmplă ceva, iar fișierul final este atașat la aceeași înregistrare. Dacă un CRM nu acceptă fișiere, în locul lor pe înregistrare rămâne un link către document.

Ce este disponibil acum

Adăugăm conexiuni gata făcute cu CRM-uri una câte una, fiecare testată după documentația furnizorului. Până când prima funcționează, ecranul de integrări afișează Integrările cu CRM sunt pe drum în locul unor butoane care nu ar merge, iar fiecare CRM apare acolo imediat ce este gata. Dacă sistemul dumneavoastră nu este încă în listă, îl puteți conecta singuri prin API și webhookuri, direct sau prin Zapier, Make ori n8n.

Cine configurează

Deschideți meniul cu adresa dumneavoastră din colțul din dreapta sus și alegeți Integrări. Secțiunea CRM este prima, API și webhookurile sunt dedesubt.

• Doar proprietarii și administratorii unui spațiu de lucru conectează și deconectează conturi, asociază câmpuri și adaugă reguli de automatizare. Ceilalți membri văd conturile conectate și jurnalul.
• Integrările CRM fac parte din planurile Pro și Team; API-ul, webhookurile și aplicațiile no-code (Zapier, Make, n8n) au nevoie de Team. Pe alt plan, ecranul oferă Vedeți planurile în loc de conectare.

Conectarea unui cont

În secțiunea Disponibile pentru conectare, apăsați Conectați lângă CRM-ul dumneavoastră. Rândul de sub nume arată cum se conectează:

• Autentificare prin CRM: ajungeți pe pagina de autentificare a CRM-ului însuși, alegeți contul, aprobați accesul pe care îl cere DocuTract și reveniți pe ecranul de integrări. Parola CRM-ului nu o vedem niciodată.
• Cu o cheie API: lipiți în câmpul Cheie API cheia creată în setările CRM-ului. O verificăm la CRM înainte de a o salva și o păstrăm criptată.

Dacă CRM-ul păstrează date în mai multe regiuni, alegeți mai întâi regiunea dumneavoastră în Regiunea datelor. Contul apare apoi în Conturi conectate, iar Deschideți duce la setările lui.

Asocierea câmpurilor

Pe pagina contului, blocul Asocierea câmpurilor leagă CRM-ul de un șablon:

1. Alegeți Tip de înregistrare (o tranzacție, un contact, ce are CRM-ul dumneavoastră) și Șablon.
2. Lângă fiecare câmp al șablonului, alegeți câmpul din CRM care îl completează. Lista permite căutarea, iar câmpurile personalizate ale CRM-ului sunt marcate. Un câmp lăsat Neasociat rămâne gol în document; o dată sau un număr pe care DocuTract le completează singur nu au nevoie de un câmp din CRM.
3. Apăsați Salvați asocierea.

O asociere aparține unui șablon și unui tip de înregistrare, așa că același șablon poate fi completat dintr-o tranzacție și, separat, dintr-un contact. Dacă între timp ați adăugat câmpuri în CRM, Reîmprospătați câmpurile din CRM aduce din nou lista.

Test cu o înregistrare

În blocul Test cu o înregistrare, introduceți ID-ul unei înregistrări reale din CRM (se vede în adresa sau în detaliile înregistrării) și apăsați Creați documentul. DocuTract citește înregistrarea, creează documentul cu asocierea salvată și îl atașează la înregistrare. Deschideți documentul deschide rezultatul, ca să verificați fiecare valoare înainte să vă bazați pe asociere.

Reguli de automatizare

O regulă creează documente fără ca cineva să apese ceva: când CRM-ul anunță un anumit eveniment la o înregistrare de un anumit tip, din ea se creează un document după un anumit șablon. În Automatizare, alegeți Tip de înregistrare și Șablon, scrieți Eveniment CRM exact cum îl trimite CRM-ul (de exemplu, deal.won), lăsați bifat Atașați documentul la înregistrare dacă fișierul trebuie să se întoarcă la înregistrare și apăsați Adăugați regula.

O regulă funcționează doar când pentru șablonul și tipul ei de înregistrare există o asociere salvată. Unele CRM-uri nu trimit evenimente; pentru ele secțiunea spune asta, iar regulile nu sunt disponibile.

Jurnalul

Jurnal arată tot ce a făcut conexiunea: un eveniment primit, o înregistrare citită, un document creat, un fișier atașat. Fiecare rând arată dacă a fost pornit manual, din CRM sau de o regulă, când, pentru ce înregistrare și cum s-a încheiat. Un pas eșuat explică motivul în cuvinte simple, de exemplu că CRM-ul nu are nicio înregistrare cu acel ID; dacă CRM-ul este doar ocupat, reîncercăm singuri. Reîmprospătați reîncarcă lista.

Deconectarea

Deconectați lângă un cont cere confirmare, iar apoi:

• accesul nostru în CRM este retras, iar cheile de acces sunt șterse imediat;
• asocierile câmpurilor, regulile de automatizare și listele de câmpuri din cache sunt șterse în cel mult 10 zile; data apare lângă cont;
• documentele deja create rămân unde sunt: în spațiul dumneavoastră de lucru și atașate în CRM.

La fel se întâmplă dacă eliminați aplicația noastră chiar din CRM. Dacă CRM-ul nu mai acceptă conexiunea, contul este marcat Trebuie reconectat, iar Conectați din nou o restabilește.

Ce date ajung unde

• La crearea unui document citim doar înregistrarea aleasă de dumneavoastră (sau pe cea la care a reacționat o regulă) și doar câmpurile asociate.
• Pentru ecranul de asociere citim lista de câmpuri a CRM-ului: nume și tipuri, niciodată valorile din înregistrările dumneavoastră. Lista rămâne în cache câteva ore.
• Trimitem înapoi documentul final (sau un link către el) și minimul necesar schimbului, cum ar fi ID-ul înregistrării și starea.
• Nu păstrăm copii ale înregistrărilor din CRM. Valorile citite devin parte a documentului, care se păstrează ca celelalte documente ale dumneavoastră.
• Tokenurile de acces și cheile API sunt păstrate criptat și doar până la deconectare.
• CRM-ul este un furnizor ales de dumneavoastră, cu care aveți propriul contract; nu este subprocesatorul nostru. Detaliile sunt în politica de confidențialitate.