Kontrole krzyżowe między dokumentami

Wychwyć niezgodność przed podpisaniem

Ponieważ DocuTract zapisuje, skąd pochodzi każda wartość, może porównywać wartości ze sobą. Gdy dwa dokumenty sprawy się nie zgadzają, dowiadujesz się o tym, zanim cokolwiek wygenerujesz, a nie po tym, jak ktoś podpisze.

Co jest sprawdzane

Kontrole definiujesz sam – w szablonie lub w typie sprawy. Pięć rodzajów obejmuje to, co w dokumentach naprawdę idzie nie tak:

• Wartości są zgodne. Nazwisko na wyciągu z nazwiskiem na zaświadczeniu, firma w nagłówku z firmą przy podpisach. Porównanie jest wyrozumiałe tam, gdzie powinno: „Ivanov O. P.” i „Ivanov Oleksandr Petrovych” to jedna osoba, a «LLC "Romashka"» i «LLC Romashka» to jedna firma.
• Data nie jest za wczesna. Wyciąg, który traci ważność przed końcem najmu.
• Suma się zgadza. Suma wierszy w porównaniu z kwotą łączną, z tolerancją, którą ustalasz.
• Liczba mieści się w zakresie. Czynsz równy zero, okres czterystu miesięcy.
• Pole jest wypełnione, a jeśli tego wymagasz – wypełnione z dokumentu, a nie wpisane ręcznie.

Ostrzeżenie czy blokada

Każda kontrola jest ostrzeżeniem lub blokadą.

• Ostrzeżenie pojawia się na ekranie sprawdzania i niczego nie zatrzymuje.
• Blokada robi dokładnie to, co mówi nazwa: dokument nie zostanie wygenerowany, dopóki ktoś nie zaakceptuje rozbieżności.

Co widzisz

Na ekranie sprawdzania, nad wartościami: co się nie zgadza, obie wartości obok siebie oraz pole i strona, z których każda pochodzi.

Jeden przycisk, Zaakceptuj bez zmian, jest na wypadek, gdy dokumenty są poprawne, a kontrola po prostu zachowuje ostrożność.

Akceptacja jest zapisywana z Twoim nazwiskiem i momentem. Jest przypięta do dokładnie tych wartości, które się nie zgadzały, więc jeśli później jedna z nich się zmieni, kontrola uruchomi się ponownie i znów zapyta. To celowe: zaakceptowałeś te wartości, a nie regułę.

Kiedy kontrole się uruchamiają

Po odczytaniu skanu, po poprawieniu wartości i za każdym razem w całej sprawie, ponieważ wartość, która trafia do jednego dokumentu, może rozwiązać rozbieżność w innym. Nie uruchamiasz ich sam; po prostu zawsze są aktualne.

Wskazówki

• Zacznij od ostrzeżeń. Zamień kontrolę w blokadę, gdy masz pewność, że reaguje tylko wtedy, gdy coś naprawdę jest nie tak.
• Sprawdzaj to, co boli. Jedna kontrola nazwiska i jedna daty ważności wyciągu wyłapują większość prawdziwych błędów w umowie najmu.