Polityka prywatności

DocuTract („DocuTract”, „my”) pomaga Ci przekształcić szablon dokumentu i kilka skanów w gotowy, wypełniony dokument. Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarzamy, gdy korzystasz z DocuTract pod adresem docutract.online, dlaczego je przetwarzamy oraz jakie przysługują Ci wybory i prawa. Należy ją czytać łącznie z naszym Regulaminem świadczenia usług i naszą Umową powierzenia przetwarzania danych.

Kto odpowiada za Twoje dane

W odniesieniu do Twoich danych konta i danych rozliczeniowych administratorem danych jest DocuTract. W odniesieniu do przesyłanych przez Ciebie dokumentów, skanów i szablonów administratorem jesteś Ty, a DocuTract działa jako Twój podmiot przetwarzający – przetwarzamy te treści wyłącznie w celu świadczenia usługi i wyłącznie na Twoje polecenie. Ten stosunek powierzenia przetwarzania w pełni reguluje Umowa powierzenia przetwarzania danych.

Jakie dane przetwarzamy

• Dane konta – Twój adres e-mail, identyfikatory uwierzytelniające od dostawcy usługi logowania, Twoja nazwa wyświetlana i język interfejsu.
• Treści przestrzeni roboczej – przesyłane przez Ciebie szablony, skany i pliki źródłowe, zdefiniowane przez Ciebie pola oraz dokumenty generowane dla Ciebie przez DocuTract.
• Dane rozliczeniowe – Twój plan, liczniki miesięcznego wykorzystania dokumentów oraz metadane płatności i faktur obsługiwane przez naszego operatora płatności. Nigdy nie przechowujemy pełnych numerów kart.
• Dane zakupu jednorazowego – jeżeli kupujesz dokument bez konta: adres e-mail podany przy płatności oraz, jeżeli o to poprosisz, inny adres, na który ma zostać wysłany dokument, i dane firmy do faktury.
• Dane techniczne – wpisy w logach, adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce oraz zdarzenia niezbędne do obsługi, zabezpieczania i diagnozowania usługi.

Jak wykorzystujemy Twoje dane

Przetwarzamy Twoje dane w celu świadczenia i utrzymania DocuTract: aby Cię uwierzytelnić, przeprowadzać ekstrakcję i generowanie dokumentów, egzekwować limity planów, wystawiać faktury, udzielać wsparcia, zapewniać bezpieczeństwo usługi oraz wypełniać nasze obowiązki prawne. Podstawami prawnymi przetwarzania są wykonanie zawartej z Tobą umowy, nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu i zabezpieczaniu usługi oraz wypełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Twoje dokumenty pozostają prywatne

Przesłane przez Ciebie dokumenty i generowane przez nas dokumenty są Twoje. Nie sprzedajemy ich, nie wykorzystujemy ich do trenowania modeli uczenia maszynowego i nie udostępniamy ich osobom trzecim, z wyjątkiem podmiotów podprzetwarzających niezbędnych do świadczenia usługi (zob. poniżej). Dostęp naszych pracowników jest ograniczony do zakresu niezbędnego do udzielania wsparcia i obsługi usługi i jest rejestrowany w dzienniku dostępu.

Podmioty podprzetwarzające i hosting

DocuTract korzysta z krótkiej listy zweryfikowanych podmiotów podprzetwarzających: Hetzner (hosting serwerów w Niemczech), Supabase (baza danych, logowanie i przechowywanie plików, hosting w Irlandii), Anthropic (rozpoznawanie Twoich skanów i szablonów przez AI), Stripe (płatności) oraz Zone.eu (wysyłka poczty e-mail, Estonia). Cel korzystania z każdego z nich, miejsce przetwarzania danych oraz zabezpieczenia stosowane przy przekazywaniu danych do państw trzecich określono w Umowie powierzenia przetwarzania danych. Anthropic przechowuje przetwarzane pliki przez okres do 30 dni i nigdy nie wykorzystuje ich do trenowania modeli.

Na naszej stronie internetowej korzystamy również z PostHog – narzędzia do analityki produktowej przyjaznego dla prywatności, hostowanego w UE i ładowanego wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody. Pomaga nam ono zrozumieć, w jaki sposób strona jest używana; maskuje cały tekst i dane wprowadzane w formularzach i nie przechowuje treści Twoich dokumentów ani skanów.

Do celów reklamowych korzystamy z Google Ads (usługa świadczona przez Google Ireland Limited), aby mierzyć skuteczność naszego marketingu i docierać do osób, które odwiedziły naszą stronę. Tag jest ładowany na naszych stronach z wykorzystaniem Google Consent Mode (trybu uzyskiwania zgody Google): do czasu wyrażenia przez Ciebie zgody nie ustawia żadnych reklamowych plików cookie i nie zbiera danych osobowych — do Google mogą być wysyłane wyłącznie anonimowe sygnały bez plików cookie w celach pomiarowych. Po wyrażeniu zgody może ustawiać reklamowe pliki cookie i przekazywać ograniczone dane do Google, w tym poza UE, z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń; nigdy nie otrzymuje treści Twoich dokumentów ani skanów. Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie.

Bezpieczeństwo

Dane są szyfrowane podczas przesyłania (TLS) i w spoczynku: nasza baza danych oraz magazyn, w którym przechowywane są Twoje szablony, skany i wygenerowane dokumenty, są szyfrowane przez ich dostawców. Pliki są przechowywane w prywatnym magazynie, który nigdy nie jest publicznie dostępny i do którego dostęp możliwy jest wyłącznie za pośrednictwem krótkotrwałych, podpisanych linków ograniczonych do Twojej przestrzeni roboczej. Możesz chronić swoje konto za pomocą uwierzytelniania dwuskładnikowego, a właściciel przestrzeni roboczej może wymagać go od wszystkich jej członków; nasi administratorzy muszą z niego korzystać. Dostęp do systemów produkcyjnych jest ograniczony i wymaga uwierzytelnienia, a zmiany i odczyty Twoich dokumentów, jak również każdy dostęp naszych pracowników, są rejestrowane w dzienniku dostępu, do którego można jedynie dopisywać wpisy. Renderowanie plików PDF odbywa się na naszych własnych serwerach.

Jak długo przechowujemy Twoje dane

Treści przestrzeni roboczej przechowujemy przez cały okres aktywności Twojego konta, aby usługa mogła działać. Szablony, skany i dokumenty możesz usunąć w dowolnym momencie. Możesz samodzielnie usunąć swoje konto w sekcji Profil → Usuń konto: Twoje konto, przestrzenie robocze, do których należysz tylko Ty, oraz cała ich zawartość są usuwane natychmiast, a wszelkie pozostałe kopie (na przykład u naszych podmiotów podprzetwarzających) – w ciągu 30 dni. Dokumenty utworzone przez Ciebie w przestrzeniach roboczych innych zespołów pozostają w tych zespołach. Przechowujemy jedynie ograniczone zapisy (na przykład faktury), których zachowania wymagają od nas obowiązki prawne i rachunkowe. Możesz również poprosić nas o usunięcie konta, pisząc na adres privacy@docutract.online. Wersje robocze rozpoczęte na naszej stronie internetowej bez konta są automatycznie usuwane po 24 godzinach. Dokument opłacony bez konta oraz linki do niego są przechowywane przez 30 dni od dnia płatności; następnie dokument, skany i wprowadzone wartości są usuwane, a zapis zakupu (kwota, data, adres e-mail) jest zachowywany jako dokument księgowy. Dziennik dostępu (kto, kiedy i skąd uzyskał dostęp do jakich danych) jest przechowywany przez sześć lat w celu wyjaśniania incydentów bezpieczeństwa, a następnie usuwany.

Twoje prawa

Zgodnie z obowiązującym prawem możesz żądać dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, przeniesienia, ograniczenia ich przetwarzania, wnieść sprzeciw wobec ich przetwarzania lub żądać ich usunięcia. Możesz również wycofać zgodę, jeżeli przetwarzanie się na niej opiera, oraz wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego. Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, skontaktuj się z nami pod adresem privacy@docutract.online; odpowiadamy w terminach wymaganych przez prawo.

Przekazywanie danych do państw trzecich

Niektórzy z naszych dostawców przetwarzają dane poza EOG – w szczególności Anthropic, który przechowuje dane w Stanach Zjednoczonych, oraz Stripe, który ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych; Supabase przechowuje nasze dane w Irlandii, ale jest spółką amerykańską. W przypadku takiego przekazywania opieramy się na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej lub, o ile jest to możliwe, na decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (takiej jak EU-US Data Privacy Framework), w połączeniu z opisanymi powyżej środkami technicznymi.

Pliki cookie

Do działania DocuTract potrzebuje jedynie dwóch plików cookie: pliku cookie sesji/uwierzytelniania oraz tekstowego pliku cookie ustawień regionalnych, który zapamiętuje język interfejsu. Analityczne i reklamowe pliki cookie (PostHog, Google Ads) mogą być ustawiane wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody, zgodnie z powyższym opisem, a zgodę tę możesz wycofać w dowolnym momencie.

Dzieci

DocuTract jest narzędziem przeznaczonym do użytku zawodowego i biznesowego i nie jest skierowany do dzieci poniżej 16. roku życia. Nie zbieramy świadomie danych dzieci.

Zmiany niniejszej polityki

Możemy aktualizować niniejszą Politykę prywatności w miarę rozwoju usługi. W przypadku istotnej zmiany aktualizujemy podaną powyżej datę „ostatniej aktualizacji” i, w stosownych przypadkach, powiadamiamy Cię w aplikacji.

Kontakt

Masz pytania dotyczące niniejszej polityki lub swoich danych? Napisz na adres privacy@docutract.online.