Zbieranie dokumentów od klienta
Wyślij klientowi prywatny link do przesłania dokumentów, bez konta, lub przekaż dalej jego e-mail; pliki trafią do Twojego dokumentu już rozpoznane.
Poproś klienta zamiast gonić za skanami
Nie musisz samodzielnie zbierać skanów. Otwórz przygotowywany dokument i użyj bloku Poproś klienta o dokumenty: naciśnij Utwórz link, a DocuTract utworzy prywatny link, który możesz wysłać e-mailem, na czacie lub w komunikatorze. Kopiuj umieszcza go w schowku.
Co widzi klient
Jedną stronę w języku, w którym pracowałeś, bez konta i bez rejestracji: listę dokumentów do wysłania, jedno pole przesyłania na każdą pozycję i informację, jakie formaty są akceptowane (PDF, JPG lub PNG). To, co już dotarło, jest oznaczone jako otrzymano, więc klient nie wyśle tego samego pliku dwa razy.
Przed wysłaniem klient zgadza się na automatyczny odczyt plików w celu wypełnienia dokumentu. Strona nie pokazuje nic więcej o Tobie, Twojej przestrzeni roboczej ani samym dokumencie. Działa równie dobrze na telefonie, gdzie klient może od razu zrobić zdjęcie dokumentu.
Co dzieje się z plikami
Przesłany plik od razu staje się skanem Twojego dokumentu i przechodzi zwykłe rozpoznawanie, więc gdy otworzysz dokument, wartości są już wyodrębnione. Każdy skan ma oznaczenie, skąd pochodzi, więc na pierwszy rzut oka widać, co przysłał klient, a co dodałeś sam.
Kontrola nad linkiem
Każdy link ma trzy limity i wszystkie trzy są sprawdzane przy każdej wizycie:
- Czas ważności. Domyślnie siedem dni, maksymalnie trzydzieści. Potem link przestaje działać.
- Limit przesyłanych plików. Domyślnie dwadzieścia plików. Gdy dotrą, link przestaje przyjmować kolejne.
- Twoje zamknięcie. Zamknij link natychmiast go wyłącza, a każdy, kto otworzy go później, zobaczy informację, że już nie działa.
Liczba linków, które możesz mieć jednocześnie otwarte, zależy od Twojego planu. Jeśli osiągniesz limit, zamknij link, którego już nie potrzebujesz.
Przyjmowanie dokumentów e-mailem
Jeśli Twoja przestrzeń robocza ma adres do przyjmowania dokumentów, link też go ma: przekaż na niego e-mail klienta, a załączniki trafią do dokumentu, po kolei wypełniając puste pozycje. Pliki, których nie potrafimy odczytać (obraz podpisu, dokument biurowy), są pomijane i wymienione w historii linku, dzięki czemu widzisz, co dotarło, i możesz poprosić o brakujące.
Kolejne kroki
Gdy pliki dotrą, kontynuuj jak zwykle: sprawdź rozpoznane dane i wygeneruj dokument (zobacz Wypełnianie dokumentu ze skanów). Jeśli jeden zestaw dokumentów zasila kilka dokumentów, zgrupuj je w sprawie, aby skany zostały odczytane raz.