Sprawy

Jedna transakcja, kilka dokumentów

Transakcja rzadko oznacza jeden dokument. Do umowy najmu dochodzi protokół zdawczo-odbiorczy i często faktura, a wszystkie trzy wypełnia się z tej samej garstki skanów. Sprawa to właśnie taka transakcja: przesyłasz dokumenty raz, a każdy szablon w sprawie odczytuje te same wartości.

Zdefiniuj pakiet raz

Typ sprawy to zestaw szablonów, które zawsze przygotowujesz razem, w kolejności, w jakiej je przygotowujesz: „najem mieszkania” to umowa najmu, protokół i faktura. Definiujesz go raz, a potem rozpoczęcie sprawy to dwa pola: który pakiet i jak nazwać tę transakcję.

Typ sprawy tworzysz od razu w sekcji Sprawy, w bloku Nowy typ sprawy: wpisz nazwę, zaznacz szablony tworzące pakiet i naciśnij Utwórz typ. Liczba obok zaznaczonego szablonu to jego miejsce w pakiecie – kolejność, w jakiej dokumenty są wyświetlane i generowane. Nowy typ od razu pojawia się w bloku Rozpocznij sprawę.

Przesyłasz raz dla całego pakietu

Sprawa prosi o sumę tego, czego potrzebują jej szablony, według rodzaju dokumentu. Jeśli wszystkie trzy szablony wymagają wyciągu z rejestru nieruchomości, sprawa prosi o niego raz. Prześlij go raz, a każdy dokument, który go potrzebował, już go ma.

Każda wartość jest odczytywana raz i ma swoje źródło, dokładnie tak jak wcześniej. Popraw nazwisko w jednym dokumencie, a poprawka trafi do pozostałych – chyba że inny dokument ma już własną poprawkę, której wtedy nie ruszamy. Oto zasada w jednym zdaniu: wartość należy do sprawy, a celowa różnica pozostaje celową różnicą.

Gdy skany nie są potrzebne

Nie każdy szablon odczytuje skany: wniosek czy polecenie często szybciej wypełnić ręcznie. Wtedy blok Co przesłać informuje, że skany nie są potrzebne, a każdy dokument w bloku Dokumenty w pakiecie ma przycisk Wypełnij. Otwiera on zwykłe wypełnianie tego właśnie dokumentu: wpisz dane, sprawdź je i odbierz gotowy dokument. Między dokumentami sprawy przenoszą się tylko wartości odczytane ze skanów: pola wpisywane ręcznie wypełnia się w każdym dokumencie osobno.

Złóż pakiet

Złóż pakiet generuje dokumenty, których dane są już wprowadzone i czekają na sprawdzenie. Zanim go naciśniesz, ekran pokazuje, ile ich jest, bo tyle też to kosztuje: pakiet czterech dokumentów to cztery generowania. Obok widać, ile dokumentów wymaga jeszcze wypełnienia: przycisk ich nie rusza. Jeśli żaden nie jest jeszcze wypełniony, DocuTract to mówi, zamiast po cichu nic nie robić. Jeśli w Twoim planie nie zostało tyle generowań, nic nie zostanie wygenerowane i zobaczysz obie liczby – zamiast skończyć z połową pakietu.

Gotowe dokumenty pobierasz pojedynczo lub jako jedno archiwum zip.

Status sprawy

Status sprawy wynika ze statusów jej dokumentów, więc zawsze odpowiada temu, co się dzieje:

• Wersja robocza — nic się jeszcze nie wydarzyło;
• Zbieranie dokumentów — skan jest przesyłany lub odczytywany;
• Sprawdzanie danych — co najmniej jeden dokument ma wprowadzone dane, a pakiet nie jest jeszcze kompletny;
• Pakiet gotowy — wszystkie dokumenty zostały wygenerowane;
• Wystąpił błąd — jednego z dokumentów nie udało się przygotować.

Każdy plik w archiwum pakietu nosi nazwę swojego szablonu i numer dokumentu, na przykład zaiava-na-vidpustku-doc-26-0001.docx, więc pliki łatwo od siebie odróżnić.

Co się nie zmieniło

Dokument nadal jest dokumentem: otwiera się na własnym ekranie, tam poprawia się jego wartości, a szablon wypełniany samodzielnie działa dokładnie tak jak wcześniej. Każdy dokument należy do sprawy, również ten rozpoczęty osobno, ale sprawa z jednym dokumentem zachowuje się dokładnie jak dokument.

Zobacz też

• Sprawdź, czy dokumenty sprawy są ze sobą zgodne: Kontrole krzyżowe.
• Używaj tego samego wynajmującego lub pracodawcy w różnych sprawach: Katalog stron.
• Wiele transakcji naraz: Generowanie seryjne.