Controlli incrociati tra documenti

Individua la discrepanza prima della firma

Poiché DocuTract registra da dove proviene ogni valore, può confrontare i valori tra loro. Quando due documenti di una pratica non concordano, te lo dice prima che tu generi qualsiasi cosa, non dopo che qualcuno ha firmato.

Cosa viene controllato

I controlli li definisci tu, su un modello o su un tipo di pratica. Cinque tipi coprono ciò che va davvero storto nelle pratiche:

• I valori concordano. Il nome sulla visura rispetto al nome sul certificato, l'azienda nell'intestazione rispetto a quella nel blocco firme. Il confronto è tollerante dove deve esserlo: «Ivanov O. P.» e «Ivanov Oleksandr Petrovych» sono la stessa persona, e «LLC "Romashka"» e «LLC Romashka» sono la stessa azienda.
• Una data non è troppo vicina. Una visura che scade prima della fine della locazione.
• Un totale torna. La somma delle righe rispetto al totale, entro una tolleranza che stabilisci tu.
• Un numero è nell'intervallo. Un canone pari a zero, una durata di quattrocento mesi.
• Un campo è compilato e, se lo chiedi, compilato da un documento anziché digitato.

Avvisare o bloccare

Ogni controllo è un avviso o un blocco.

• Un avviso compare nella schermata di controllo e non ferma nulla.
• Un blocco fa esattamente ciò che dice: il documento non viene generato finché qualcuno non accetta la discrepanza.

Cosa vedi

Nella schermata di controllo, sopra i valori: cosa non concorda, i due valori affiancati e da quale campo e pagina proviene ciascuno.

Un solo comando, Accetta così com'è, serve per il caso in cui i documenti sono corretti e il controllo è semplicemente prudente.

L'accettazione viene registrata con il tuo nome e il momento. È legata ai valori esatti che non concordavano, quindi se uno di essi cambia in seguito, il controllo viene ripetuto e chiede di nuovo. È voluto: hai accettato quei valori, non la regola.

Quando vengono eseguiti i controlli

Dopo la lettura di una scansione, dopo la correzione di un valore, e ogni volta su tutta la pratica, perché un valore che arriva in un documento può risolvere una discrepanza in un altro. Non sei tu ad avviarli: sono semplicemente sempre aggiornati.

Consigli

• Inizia con gli avvisi. Trasforma un controllo in blocco quando sei sicuro che scatta solo se qualcosa è davvero sbagliato.
• Controlla ciò che fa male. Un controllo sul nome e uno sulla data di scadenza di una visura intercettano la maggior parte degli errori reali in una locazione.