Raccogliere i documenti dal cliente
Invia al cliente un link privato per caricare i suoi documenti, senza account, oppure inoltra la sua e-mail: i file arrivano nel tuo documento già riconosciuti.
Chiedi al cliente invece di rincorrere le scansioni
Non devi raccogliere le scansioni da solo. Apri il documento che stai preparando e usa Chiedi i documenti al cliente: premi Crea un link e DocuTract crea un link privato che puoi inviare per e-mail, chat o messenger. Copia lo mette negli appunti.
Cosa vede il cliente
Un'unica pagina nella lingua in cui stavi lavorando, senza account e senza registrazione: l'elenco dei documenti da inviare, un controllo di caricamento per ogni voce e una riga che indica i formati accettati (PDF, JPG o PNG). Ciò che è già arrivato è contrassegnato come ricevuto, così il cliente non invia due volte lo stesso file.
Prima dell'invio il cliente acconsente alla lettura automatica dei file per compilare un documento. La pagina non mostra nient'altro su di te, sulla tua area di lavoro o sul documento stesso. Funziona altrettanto bene su un telefono, dove il cliente può fotografare direttamente un documento.
Cosa succede ai file
Un file caricato diventa subito una scansione del tuo documento e passa per il normale riconoscimento, così quando apri il documento i valori sono già estratti. Ogni scansione riporta da dove proviene, così vedi a colpo d'occhio cosa ha inviato il cliente e cosa hai aggiunto tu.
Tenere il link sotto controllo
Ogni link ha tre limiti, e tutti e tre vengono verificati a ogni visita:
- Una durata. Sette giorni per impostazione predefinita, al massimo trenta. Dopo, il link non funziona più.
- Un numero massimo di caricamenti. Venti file per impostazione predefinita. Una volta arrivati, il link smette di accettarne altri.
- La tua revoca. Chiudi il link lo disattiva subito e chi lo apre in seguito viene informato che non funziona più.
Quanti link puoi tenere aperti contemporaneamente dipende dal tuo piano. Se hai raggiunto il limite, chiudine uno che non ti serve più.
Ricevere documenti via e-mail
Se la tua area di lavoro ha un indirizzo di ricezione, anche il link ne ha uno: inoltraci l'e-mail del cliente e gli allegati arrivano nel documento, riempiendo in ordine gli slot vuoti. I file che non riusciamo a leggere (un'immagine della firma, un documento d'ufficio) vengono esclusi ed elencati nella cronologia del link, così vedi cosa è arrivato e puoi chiedere ciò che manca.
Prossimi passi
Quando i file sono arrivati, prosegui come al solito: controlla i dati riconosciuti e genera il documento (vedi Compilare un documento dalle scansioni). Se un set di documenti alimenta più documenti, raggruppali in una pratica così le scansioni vengono lette una volta sola.