Pratiche

Un'operazione, più documenti

Un'operazione raramente è un solo foglio. Una locazione arriva con un verbale di consegna e spesso una fattura, e tutti e tre si compilano dalla stessa manciata di scansioni. Una pratica è quell'operazione: carichi i documenti una volta e ogni modello della pratica legge gli stessi valori.

Definisci il pacchetto una volta

Un tipo di pratica è l'insieme di modelli che prepari sempre insieme, nell'ordine in cui li prepari: «locazione abitativa» è il contratto, il verbale e la fattura. Lo definisci una volta e da quel momento avviare una pratica richiede due campi: quale pacchetto e come chiamare questa operazione.

Il tipo di pratica si crea direttamente in Pratiche, nel blocco Nuovo tipo di pratica: inserisci un nome, spunta i modelli che compongono il pacchetto e premi Crea il tipo. Il numero accanto a un modello spuntato è la sua posizione nel pacchetto, cioè l'ordine in cui i documenti vengono mostrati e generati. Il nuovo tipo compare subito in Avvia una pratica.

Carichi una volta per tutto il pacchetto

La pratica chiede l'unione di ciò che serve ai suoi modelli, per tipo di documento. Se tutti e tre i modelli vogliono una visura sulla proprietà, la pratica la chiede una volta sola. Inviala una volta e ogni documento che ne aveva bisogno la riceve.

Ogni valore viene letto una volta e porta con sé la sua fonte, esattamente come prima. Correggi un nome in un documento e la correzione passa agli altri, a meno che l'altro documento non abbia già una correzione propria, che resta com'è. Ecco la regola in una riga: un valore appartiene alla pratica, e una differenza voluta resta una differenza voluta.

Quando non servono scansioni

Non tutti i modelli leggono scansioni: una domanda o un ordine spesso si compilano prima a mano. In quel caso Cosa caricare indica che non servono scansioni e ogni documento in Documenti nel pacchetto ha un pulsante Compila. Apre la normale compilazione proprio di quel documento: inserisci i dati, controllali e ottieni il documento finito. Tra i documenti di una pratica passano solo i valori letti dalle scansioni: i campi digitati a mano si compilano in ciascun documento separatamente.

Prepara il pacchetto

Prepara il pacchetto genera i documenti i cui dati sono già inseriti e in attesa di controllo. Prima che tu lo prema, la schermata dice quanti sono, perché è anche quanto costa: un pacchetto di quattro sono quattro generazioni. Accanto vedi quanti documenti sono ancora da compilare: il pulsante li lascia stare. Se non ne è stato compilato ancora nessuno, DocuTract te lo dice invece di non fare nulla in silenzio. Se il tuo piano non ha abbastanza generazioni residue, non viene generato nulla e ti vengono mostrati i due numeri, invece di ritrovarti con mezzo pacchetto.

I documenti finiti si scaricano uno per uno o in un unico zip.

Lo stato della pratica

Lo stato di una pratica segue gli stati dei suoi documenti, quindi corrisponde sempre a ciò che sta succedendo:

• Bozza: non è ancora successo nulla;
• Raccolta documenti: una scansione viene caricata o letta;
• Controllo dei dati: almeno un documento ha i dati inseriti e il pacchetto non è ancora completo;
• Pacchetto pronto: tutti i documenti sono generati;
• Qualcosa non ha funzionato: uno dei documenti non è stato possibile prepararlo.

Ogni file nell'archivio del pacchetto prende il nome dal suo modello e dal numero del documento, per esempio zaiava-na-vidpustku-doc-26-0001.docx, così i file si distinguono facilmente.

Cosa non è cambiato

Un documento resta un documento: si apre nella sua schermata, i suoi valori si correggono lì e un modello compilato da solo funziona esattamente come prima. Ogni documento vive in una pratica, anche quelli che avvii da soli, ma una pratica con un solo documento si comporta esattamente come un documento.

Vedi anche

• Verifica che i documenti di una pratica concordino tra loro: Controlli incrociati.
• Riusa lo stesso locatore o datore di lavoro in più pratiche: L'anagrafica delle parti.
• Molte operazioni in una volta: Generazione in lotti.