Informativa sulla privacy

DocuTract («DocuTract», «noi») ti aiuta a trasformare un modello di documento e alcune scansioni in un documento finito e compilato. La presente Informativa sulla privacy spiega quali dati personali trattiamo quando utilizzi DocuTract su docutract.online, perché li trattiamo e quali scelte e diritti hai. Va letta insieme ai nostri Termini di servizio e al nostro Accordo sul trattamento dei dati.

Chi è responsabile dei tuoi dati

Per i tuoi dati dell'account e di fatturazione, DocuTract è il titolare del trattamento. Per i documenti, le scansioni e i modelli che carichi, sei tu il titolare del trattamento e DocuTract agisce in qualità di tuo responsabile del trattamento: trattiamo tali contenuti solo per fornire il servizio e solo secondo le tue istruzioni. L'Accordo sul trattamento dei dati disciplina integralmente tale rapporto con il responsabile del trattamento.

Quali dati trattiamo

Dati dell'account - il tuo indirizzo e-mail, gli identificativi di autenticazione forniti dal tuo provider di accesso, il tuo nome visualizzato e la lingua dell'interfaccia.
Contenuti dell'area di lavoro - i modelli, le scansioni e i file di origine che carichi, i campi che definisci e i documenti che DocuTract genera per te.
Dati di fatturazione - il tuo piano, i contatori mensili di utilizzo dei documenti e i metadati di pagamento e di fatturazione gestiti dal nostro fornitore di servizi di pagamento. Non conserviamo mai i numeri completi delle carte.
Dati degli acquisti singoli - se acquisti un documento senza account: l'indirizzo e-mail che indichi al momento del pagamento e, se li richiedi, un altro indirizzo a cui inviare il documento e i dati di una società per la fattura.
Dati tecnici - voci di log, indirizzo IP, informazioni sul dispositivo e sul browser e gli eventi necessari per gestire, proteggere ed eseguire il debug del servizio.

Come utilizziamo i tuoi dati

Trattiamo i tuoi dati per fornire e mantenere DocuTract: per autenticarti, per eseguire l'estrazione e la generazione dei documenti, per applicare le quote dei piani, per emettere fatture, per fornire assistenza, per mantenere sicuro il servizio e per adempiere ai nostri obblighi di legge. Le nostre basi giuridiche sono l'esecuzione del contratto con te, il nostro legittimo interesse a gestire e proteggere il servizio e l'adempimento di obblighi di legge.

I tuoi documenti restano privati

I documenti che carichi e quelli che generiamo sono tuoi. Non li vendiamo, non li utilizziamo per addestrare modelli di apprendimento automatico e non li condividiamo con terzi, ad eccezione dei sub-responsabili del trattamento strettamente necessari per fornire il servizio (vedi sotto). L'accesso da parte del nostro personale è limitato a quanto necessario per l'assistenza e l'operatività ed è registrato in un registro degli accessi.

Sub-responsabili del trattamento e hosting

DocuTract si avvale di un elenco ristretto di sub-responsabili del trattamento selezionati: Hetzner (hosting dei server in Germania), Supabase (database, accesso e archiviazione dei file, con hosting in Irlanda), Anthropic (riconoscimento tramite IA delle tue scansioni e dei tuoi modelli), Stripe (pagamenti) e Zone.eu (invio di e-mail, Estonia). La finalità di ciascuno, il luogo in cui tratta i dati e le garanzie per qualsiasi trasferimento internazionale sono indicati nell'Accordo sul trattamento dei dati. Anthropic conserva i file che tratta per un massimo di 30 giorni e non li utilizza mai per addestrare modelli.

Utilizziamo inoltre PostHog per un'analisi del prodotto rispettosa della privacy sul nostro sito web, con hosting nell'UE e caricato solo dopo che hai prestato il consenso. Ci aiuta a capire come viene utilizzato il sito; maschera tutti i testi e i dati inseriti nei moduli e non conserva il contenuto dei tuoi documenti o delle tue scansioni.

Per la pubblicità, utilizziamo Google Ads (fornito da Google Ireland Limited) per misurare l'efficacia del nostro marketing e raggiungere le persone che hanno visitato il nostro sito. Il tag viene caricato sulle nostre pagine utilizzando Google Consent Mode: finché non presti il consenso, non imposta cookie pubblicitari e non raccoglie dati personali — a Google possono essere inviati, a fini di misurazione, solo segnali anonimi e privi di cookie. Una volta prestato il consenso, può impostare cookie pubblicitari e trasferire dati limitati a Google, anche al di fuori dell'UE sulla base di garanzie adeguate; non riceve mai il contenuto dei tuoi documenti o delle tue scansioni. Puoi revocare il consenso in qualsiasi momento.

Sicurezza

I dati sono cifrati in transito (TLS) e a riposo: il nostro database e lo spazio di archiviazione che contiene i tuoi modelli, le tue scansioni e i documenti generati sono cifrati dai rispettivi fornitori. I file sono conservati in uno spazio di archiviazione privato che non è mai accessibile pubblicamente ed è raggiungibile solo tramite link firmati di breve durata, limitati alla tua area di lavoro. Puoi proteggere il tuo account con l'autenticazione a due fattori, e il proprietario di un'area di lavoro può renderla obbligatoria per tutti i membri; i nostri amministratori sono tenuti a utilizzarla. L'accesso ai sistemi di produzione è limitato e autenticato, e le modifiche e le letture dei tuoi documenti, nonché ogni accesso da parte del nostro personale, sono registrati in un registro degli accessi a sola aggiunta (append-only). Il rendering dei PDF avviene sui nostri server.

Per quanto tempo conserviamo i tuoi dati

Conserviamo i contenuti dell'area di lavoro finché il tuo account è attivo, affinché il servizio possa funzionare. Puoi eliminare modelli, scansioni e documenti in qualsiasi momento. Puoi eliminare autonomamente il tuo account in Profilo → Elimina l'account: il tuo account, le aree di lavoro di cui sei l'unico membro e tutti i relativi contenuti vengono eliminati immediatamente, e le eventuali copie residue (ad esempio presso i nostri sub-responsabili del trattamento) entro 30 giorni. I documenti che hai creato nelle aree di lavoro di altri team restano a quei team. Conserviamo solo registrazioni limitate (ad esempio le fatture) che siamo tenuti a conservare per adempiere agli obblighi di legge e contabili. Puoi anche chiederci di eliminare il tuo account scrivendo a privacy@docutract.online. Le bozze avviate sul nostro sito web senza account vengono eliminate automaticamente dopo 24 ore. Un documento pagato senza account e i relativi link sono conservati per 30 giorni dal pagamento; successivamente il documento, le scansioni e i valori compilati vengono eliminati, mentre la registrazione dell'acquisto (importo, data, indirizzo e-mail) è conservata come scrittura contabile. Il registro degli accessi (chi ha avuto accesso a quali dati, quando e da dove) è conservato per sei anni al fine di indagare sugli incidenti di sicurezza, e viene poi eliminato.

I tuoi diritti

Nei limiti della legge applicabile, puoi accedere, rettificare, esportare, limitare, opporti al trattamento dei tuoi dati personali o cancellarli. Puoi inoltre revocare il consenso qualora il trattamento si basi su di esso e proporre reclamo alla tua autorità di controllo. Per esercitare uno qualsiasi di questi diritti, contattaci all'indirizzo privacy@docutract.online; rispondiamo entro i termini previsti dalla legge.

Trasferimenti internazionali

Alcuni dei nostri fornitori trattano dati al di fuori del SEE - in particolare Anthropic, che conserva i dati negli Stati Uniti, e Stripe, che ha sede negli Stati Uniti; Supabase ospita i nostri dati in Irlanda, ma è una società statunitense. Per questi trasferimenti ci basiamo sulle clausole contrattuali standard della Commissione europea o, ove disponibile, su una decisione di adeguatezza (come l'EU-US Data Privacy Framework), unitamente alle misure tecniche descritte sopra.

Cookie

Per funzionare, DocuTract necessita di due soli cookie: un cookie di sessione/autenticazione e un cookie di lingua in testo semplice che memorizza la lingua dell'interfaccia. I cookie di analisi e pubblicitari (PostHog, Google Ads) possono essere impostati solo dopo il tuo consenso, come descritto sopra, e puoi revocare tale consenso in qualsiasi momento.

Minori

DocuTract è uno strumento destinato all'uso professionale e aziendale e non è rivolto ai minori di 16 anni. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori.

Modifiche alla presente informativa

Possiamo aggiornare la presente Informativa sulla privacy con l'evolversi del servizio. Quando apportiamo una modifica sostanziale, aggiorniamo la data di «ultimo aggiornamento» indicata sopra e, ove opportuno, te lo notifichiamo nell'app.

Contatti

Domande sulla presente informativa o sui tuoi dati? Scrivi a privacy@docutract.online.