Sablon létrehozása űrlapból

Mi az űrlap

Az űrlap egy hagyományos Word-dokumentum (.docx), amelyben minden olyan szövegrészt, amely dokumentumról dokumentumra változik, dupla kapcsos zárójelbe tett helyőrző helyettesít:

Kijev, {{contract_date}}

{{landlord_full_name}} (a Bérbeadó) és {{tenant_full_name}} (a Bérlő)
az alábbiakban állapodnak meg…

A formázás, a számozás, az élőfejek és a táblázatok pontosan úgy maradnak, ahogy Wordben elkészítetted. A DocuTract csak a helyőrzőket cseréli értékekre.

A helyőrzők elnevezése

• Használj kisbetűs latin betűket, számjegyeket és aláhúzásjelet: {{tenant_full_name}}, {{rent_amount}}.
• A név árulja el, mi kerül oda. A {{field1}} is működik, de egy hónap múlva már nem fogsz emlékezni, mit jelent.
• A kétszer használt név mindkét helyen ugyanazt az értéket kapja. Ez hasznos például egy névnél, amely a bevezetőben és az aláírási blokkban is szerepel.
• Minden helyőrzőt egy lendülettel gépelj be. Ha a Word aláhúzza vagy automatikusan javítja egy részét, inkább gépeld be újra egyben, ahelyett hogy a közepét javítanád.
• Változó sorszámú táblázathoz használd a pontozott formát: {{items.name}}. Lásd: Változó sorszámú táblázatok.

A sablon létrehozása

Nyisd meg a Sablonok oldalt, és kattints a Sablon létrehozása gombra.

A szerkesztő néhány részből áll, fentről lefelé.

1. Alapadatok

Töltsd ki a Sablon neve, a Kategória és, ha szeretnéd, a Leírás mezőt. Ezek segítenek később megtalálni a sablont; a dokumentumot nem befolyásolják. Kattints a Sablon létrehozása gombra: az űrlap és a mezők a sablon létrejötte után válnak elérhetővé.

2. Szükséges szkenek

Ezek azok a dokumentumok, amelyeket a sablont kitöltő személy feltölt: útlevél, tulajdoni lap, meghatalmazás. Mindegyik egy hely. Kattints a Szükséges szken hozzáadása gombra, válassz típust a katalógusból, vagy válaszd az Új típus létrehozása lehetőséget, és tölts fel egy mintaoldalt, hogy a mesterséges intelligencia felismerje a mezőit. Jelöld meg az egyes helyeket Kötelező vagy nem kötelező jelöléssel, és állítsd őket abba a sorrendbe, ahogy az emberek általában kéznél tartják őket.

A katalógus rendszertípusai a felületed nyelvét követik: angolul angol dokumentumokat látsz, ukránul ukránokat. A saját típusaid mindig megjelennek, és az a rendszertípus, amelyet valamelyik sablonod már használ, nyelvváltás után is elérhető marad.

3. A .docx űrlap

Húzd a .docx fájlt a feltöltési területre (legfeljebb 10 MB-os Word-dokumentum). A DocuTract megtalál és felsorol minden helyőrzőt. Az űrlapot később letöltheted vagy lecserélheted; csere után a helyőrzőket újra felismerjük.

4. Mezők hozzárendelése

Minden helyőrzőnél a Forrás mezőben adod meg, honnan jön az érték:

• Szkenmező. Válassz egy helyet és a belőle kiolvasandó mezőt, például az útlevélben szereplő teljes nevet. Az értéket a feltöltött szkenből ismerjük fel, és megjegyezzük az oldalát is.
• Rendszerérték. Automatikusan kitöltődik: Dátum, Idő, Dátum és idő, Dokumentumszám vagy Aktuális felhasználó. A dátumoknak és időpontoknak van Formátum beállítása, például 15.06.2026 vagy 2026. június 15.
• Kézi bevitel. A dokumentumot kitöltő személy gépeli be. Olyasmire használd, ami egyik szkenben sem szerepel: a bérleti díj összege, az időtartam, egy különleges záradék.

Minden helyőrző mellett ott van a Mező neve: így hívják a mezőt a dokumentumot kitöltő személy számára és a kész dokumentum oldalán („Munkavállaló teljes neve”, nem employee_full_name). Ha üresen hagyod, magát a helyőrzőt mutatjuk.

Kattints a Sablon mentése gombra. A sablon kitölthető: keresd meg a katalógusban, és kattints a Kitöltés gombra.

Tippek

• Kezdd kicsiben. Először a szkenekből származó mezőket rendeld hozzá; minden más lehet kézi bevitel, és később módosítható.
• Dokumentumonként egy hely. Ha a sablonnak két útlevélre van szüksége (bérbeadó és bérlő), adj hozzá két helyet, hogy minden érték tudja, melyik útlevélből származik.
• A sablon módosítása biztonságos. Új űrlap vagy módosított hozzárendelés új sablonverziót hoz létre; a már elkészült dokumentumok megtartják azt a verziót, amellyel készültek. Lásd: Feltételes blokkok és sablonverziók.
• Még nincs űrlapod? Tölts fel helyette egy kész dokumentumot, és hagyd, hogy a mesterséges intelligencia javasolja a mezőket: Sablon létrehozása kész dokumentumból.