Keresztellenőrzések a dokumentumok között
Állíts be ellenőrzéseket, amelyek egy ügy dokumentumainak értékeit vetik össze, és az eltérésről még generálás előtt értesülj, ne azután, hogy valaki aláírt.
Kapd el az eltérést aláírás előtt
Mivel a DocuTract rögzíti, honnan származik minden érték, össze is tudja vetni az értékeket egymással. Ha egy ügy két dokumentuma eltér, még a generálás előtt szólunk, nem azután, hogy valaki aláírt.
Mit ellenőrzünk
Az ellenőrzéseket te magad állítod be, egy sablonon vagy egy ügytípuson. Öt fajta lefedi azt, ami a papírmunkában ténylegesen félre szokott menni:
- Az értékek egyeznek. A kivonatban szereplő név a tanúsítványban szereplővel, a fejlécben szereplő cég az aláírási blokkban szereplővel. Az összehasonlítás ott engedékeny, ahol kell: az „Ivanov O. P.” és az „Ivanov Oleksandr Petrovych” ugyanaz a személy, a «LLC "Romashka"» és a «LLC Romashka» pedig ugyanaz a cég.
- Egy dátum nem túl korai. Egy kivonat, amely a bérlet vége előtt lejár.
- Egy végösszeg stimmel. A sorok összege a végösszeghez képest, az általad megadott tűréshatáron belül.
- Egy szám a tartományon belül van. Nulla bérleti díj, négyszáz hónapos időtartam.
- Egy mező ki van töltve, és ha kéred, dokumentumból töltöttük ki, nem begépelték.
Figyelmeztetés vagy blokkolás
Minden ellenőrzés figyelmeztetés vagy blokkolás.
- A figyelmeztetés az ellenőrző képernyőn jelenik meg, és semmit sem állít meg.
- A blokkolás pontosan azt teszi, amit a neve mond: a dokumentum addig nem készül el, amíg valaki el nem fogadja az eltérést.
Mit látsz
Az ellenőrző képernyőn, az értékek fölött: mi tér el, a két érték egymás mellett, és melyik mezőből és oldalról származik mindkettő.
Egyetlen vezérlő, az Elfogadás így, arra az esetre szolgál, amikor a papírok rendben vannak, és az ellenőrzés csak óvatos.
Az elfogadást a neveddel és az időponttal rögzítjük. Pontosan azokhoz az értékekhez kötődik, amelyek eltértek, így ha valamelyik később megváltozik, az ellenőrzés újra lefut, és újra rákérdez. Ez szándékos: azokat az értékeket fogadtad el, nem a szabályt.
Mikor futnak az ellenőrzések
Egy szken kiolvasása után, egy érték javítása után, és minden alkalommal az egész ügyre, mert egy dokumentumba bekerült érték egy másikban feloldhat egy eltérést. Nem neked kell futtatnod őket; egyszerűen mindig naprakészek.
Tippek
- Kezdd figyelmeztetésekkel. Csak akkor alakíts egy ellenőrzést blokkolássá, ha biztos vagy benne, hogy csak valódi hiba esetén jelez.
- Azt ellenőrizd, ami fáj. Egy ellenőrzés a névre és egy a kivonat lejárati dátumára elkapja a bérleti szerződések valódi hibáinak többségét.