Adatvédelmi tájékoztató

A DocuTract („DocuTract”, „mi”) segít Önnek abban, hogy egy dokumentumsablonból és néhány szkenből kész, kitöltött dokumentumot készítsen. Jelen Adatvédelmi tájékoztató elmagyarázza, milyen személyes adatokat kezelünk, amikor Ön a DocuTractot a docutract.online címen használja, miért kezeljük azokat, és milyen választási lehetőségei és jogai vannak. A tájékoztatót a Felhasználási feltételekkel és az Adatfeldolgozási megállapodással együtt kell olvasni.

Ki felel az Ön adataiért

Az Ön fiók- és számlázási adatai tekintetében a DocuTract az adatkezelő. Az Ön által feltöltött dokumentumok, szkenek és sablonok tekintetében Ön az adatkezelő, a DocuTract pedig az Ön adatfeldolgozójaként jár el - ezt a tartalmat kizárólag a szolgáltatás nyújtása érdekében és kizárólag az Ön utasításai szerint kezeljük. Ezt az adatfeldolgozói jogviszonyt teljes egészében az Adatfeldolgozási megállapodás szabályozza.

Milyen adatokat kezelünk

• Fiókadatok - az Ön e-mail-címe, a bejelentkezési szolgáltatójától származó hitelesítési azonosítók, a megjelenített neve és a felület nyelve.
• Munkaterület-tartalom - az Ön által feltöltött sablonok, szkenek és forrásfájlok, az Ön által meghatározott mezők, valamint a DocuTract által az Ön számára generált dokumentumok.
• Számlázási adatok - az Ön díjcsomagja, a havi dokumentumfelhasználás számlálói, valamint a fizetési szolgáltatónk által kezelt fizetési és számla-metaadatok. Teljes kártyaszámot soha nem tárolunk.
• Egyedi vásárlási adatok - ha Ön fiók nélkül vásárol dokumentumot: a fizetéskor megadott e-mail-cím, valamint kérésére egy másik cím, amelyre a dokumentumot küldjük, és egy cég számlázási adatai.
• Technikai adatok - naplóbejegyzések, IP-cím, eszköz- és böngészőadatok, valamint a szolgáltatás működtetéséhez, biztonságához és hibakereséséhez szükséges események.

Hogyan használjuk az Ön adatait

Adatait a DocuTract nyújtása és fenntartása érdekében kezeljük: az Ön hitelesítéséhez, az adatkinyerés és a dokumentumgenerálás futtatásához, a díjcsomag-keretek érvényesítéséhez, számlák kiállításához, támogatás nyújtásához, a szolgáltatás biztonságának fenntartásához és jogi kötelezettségeink teljesítéséhez. Jogalapjaink: az Önnel kötött szerződés teljesítése, a szolgáltatás működtetéséhez és biztonságához fűződő jogos érdekünk, valamint a jogszabályoknak való megfelelés.

Az Ön dokumentumai bizalmasak maradnak

Az Ön által feltöltött dokumentumok és az általunk generált dokumentumok az Önéi. Nem adjuk el őket, nem használjuk őket gépi tanulási modellek tanítására, és nem osztjuk meg őket harmadik felekkel, kivéve a szolgáltatás nyújtásához feltétlenül szükséges alvállalkozó adatfeldolgozókat (lásd alább). Munkatársaink hozzáférése a támogatáshoz és az üzemeltetéshez szükséges mértékre korlátozódik, és azt hozzáférési naplóban rögzítjük.

Alvállalkozó adatfeldolgozók és tárhely

A DocuTract néhány gondosan kiválasztott alvállalkozó adatfeldolgozóra támaszkodik: Hetzner (szerver-tárhely Németországban), Supabase (adatbázis, bejelentkezés és fájltárolás, írországi tárhellyel), Anthropic (az Ön szkenjeinek és sablonjainak AI-alapú felismerése), Stripe (fizetések) és Zone.eu (e-mailek küldése, Észtország). Az egyes adatfeldolgozók célját, az adatkezelés helyét és a nemzetközi adattovábbításra vonatkozó garanciákat az Adatfeldolgozási megállapodás tartalmazza. Az Anthropic az általa feldolgozott fájlokat legfeljebb 30 napig őrzi meg, és soha nem használja őket modellek tanítására.

A weboldalunkon adatvédelembarát termékanalitikára a PostHog szolgáltatást is használjuk, amelyet az EU-ban üzemeltetnek, és csak az Ön hozzájárulását követően töltődik be. Segít megértenünk, hogyan használják az oldalt; minden szöveget és űrlapbevitelt elfed, és nem tárolja az Ön dokumentumainak vagy szkenjeinek tartalmát.

Hirdetési célra a Google Ads szolgáltatást (nyújtója a Google Ireland Limited) használjuk marketingünk hatékonyságának mérésére és azok elérésére, akik meglátogatták az oldalunkat. A címke a Google Consent Mode használatával töltődik be az oldalainkon: amíg Ön nem adja meg hozzájárulását, nem helyez el hirdetési sütiket, és nem gyűjt személyes adatokat — méréshez csak névtelen, süti nélküli jelzések küldhetők a Google-nek. Hozzájárulása után hirdetési sütiket helyezhet el, és korlátozott adatokat továbbíthat a Google-nek, megfelelő garanciák mellett akár az EU-n kívülre is; az Ön dokumentumainak vagy szkenjeinek tartalmát soha nem kapja meg. Hozzájárulását bármikor visszavonhatja.

Biztonság

Az adatok átvitel közben (TLS) és tároláskor is titkosítva vannak: adatbázisunkat és az Ön sablonjait, szkenjeit és generált dokumentumait tartalmazó tárhelyet szolgáltatóik titkosítják. A fájlokat privát tárhelyen őrizzük, amely soha nem érhető el nyilvánosan, és csak rövid élettartamú, aláírt, az Ön munkaterületére korlátozott linkeken keresztül érhető el. Fiókját kétlépcsős azonosítással védheti, a munkaterület tulajdonosa pedig ezt minden tagtól megkövetelheti; saját adminisztrátorainknak kötelező használniuk. Az éles rendszerekhez való hozzáférés korlátozott és hitelesítéshez kötött, az Ön dokumentumainak módosítását és olvasását, valamint munkatársaink minden hozzáférését csak hozzáfűzhető hozzáférési naplóban rögzítjük. A PDF-előállítás saját szervereinken fut.

Meddig őrizzük meg az Ön adatait

A munkaterület tartalmát mindaddig megőrizzük, amíg az Ön fiókja aktív, hogy a szolgáltatás működhessen. A sablonokat, szkeneket és dokumentumokat bármikor törölheti. Fiókját maga is törölheti a Profil → Fiók törlése menüpontban: fiókja, azok a munkaterületek, amelyeknek csak Ön a tagja, és azok teljes tartalma azonnal törlődik, a fennmaradó másolatok (például alvállalkozó adatfeldolgozóinknál) pedig 30 napon belül. A más csapatok munkaterületein Ön által létrehozott dokumentumok azoknál a csapatoknál maradnak. Csak azokat a korlátozott nyilvántartásokat (például számlákat) őrizzük meg, amelyeket jogi és számviteli kötelezettségeink teljesítéséhez meg kell őriznünk. Fiókja törlését a privacy@docutract.online címen is kérheti. A weboldalunkon fiók nélkül megkezdett piszkozatokat 24 óra elteltével automatikusan töröljük. A fiók nélkül kifizetett dokumentumot és a rá mutató linkeket a fizetést követően 30 napig őrizzük meg; ezután a dokumentumot, a szkeneket és a kitöltött értékeket töröljük, a vásárlás nyilvántartását (összeg, dátum, e-mail-cím) pedig számviteli bizonylatként megőrizzük. A hozzáférési naplót (ki, mikor és honnan fért hozzá mely adatokhoz) hat évig őrizzük meg biztonsági incidensek kivizsgálása céljából, majd töröljük.

Az Ön jogai

Az alkalmazandó jogszabályok keretei között Ön hozzáférhet személyes adataihoz, helyesbítheti, exportálhatja azokat, kérheti kezelésük korlátozását, tiltakozhat kezelésük ellen, vagy kérheti törlésüket. Visszavonhatja hozzájárulását is, ha az adatkezelés azon alapul, és panaszt nyújthat be a felügyeleti hatóságánál. E jogok bármelyikének gyakorlásához forduljon hozzánk a privacy@docutract.online címen; a jogszabályban előírt határidőn belül válaszolunk.

Nemzetközi adattovábbítás

Egyes szolgáltatóink az EGT-n kívül kezelnek adatokat - különösen az Anthropic, amely az Egyesült Államokban tárol adatokat, és a Stripe, amelynek székhelye az Egyesült Államokban van; a Supabase Írországban tárolja adatainkat, de amerikai vállalat. Ezen adattovábbítások esetében az Európai Bizottság általános szerződési feltételeire vagy, ahol rendelkezésre áll, megfelelőségi határozatra (például az EU–USA adatvédelmi keretre) támaszkodunk, a fent leírt technikai intézkedésekkel együtt.

Sütik

A DocuTract működéséhez mindössze két sütire van szükség: egy munkamenet-/hitelesítési sütire és egy egyszerű szöveges nyelvi sütire, amely megjegyzi a felület nyelvét. Analitikai és hirdetési sütik (PostHog, Google Ads) a fent leírtak szerint csak az Ön hozzájárulását követően helyezhetők el, és ezt a hozzájárulást bármikor visszavonhatja.

Gyermekek

A DocuTract szakmai és üzleti felhasználásra szánt eszköz, és nem 16 év alatti gyermekeknek szól. Tudatosan nem gyűjtünk adatokat gyermekektől.

A jelen tájékoztató módosítása

A szolgáltatás fejlődésével frissíthetjük ezt az Adatvédelmi tájékoztatót. Lényeges módosítás esetén felülírjuk a fenti „utolsó frissítés” dátumát, és adott esetben az alkalmazásban értesítjük Önt.

Kapcsolat

Kérdése van a jelen tájékoztatóval vagy az adataival kapcsolatban? Írjon a privacy@docutract.online címre.